Faxen ist nicht datenschutzkonform

Mit der fortschreitenden Digitalisierung gehört das Faxgerät mittlerweile eher zu den überholten Kommunikationsmitteln, ist aber in manchen Bereichen, wie beispielsweise bei Behörden oder Gerichten, immer noch ein weitverbreitetes und gern genutztes Kommunikationsmittel. Allerdings handelt es sich hierbei um kein sicheres Kommunikationsmittel, sodass personenbezogene Daten nicht mehr per Fax versendet werden sollten. Auf dieses Problem hat auch der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI) aufmerksam gemacht und aus diesem Grund die Faxnummer von Homepage, Briefkopf, Visitenkarten und E-Mails entfernt.

Begründet liegt dies in technischen Veränderungen, durch die der Faxversand vergleichbare Risiken wie der Versand von unverschlüsselten E-Mails aufweist. Früher basierte die Kommunikation zwischen Faxgeräten auf einem Verbindungsaufbau mittels sog. Kanal- bzw. Leitungsvermittlung, d.h. es gab eine direkte Verbindung zwischen dem Absender und dem Empfänger. Mittlerweile erfolgt dies aber über eine Paketvermittlung, d. h. die zu übertragenden Daten werden mittels des TCP/IP-Standards auf sog. Pakete aufgeteilt und über mehrere vermittelnde Punkte zwischen den Endstellen übertragen. Dabei ist es grundsätzlich möglich, dass diese Zwischenpunkte auf die Pakete zugreifen können. Ein weiterer Grund liegt darin, dass der Absender nicht sicherstellen kann, dass das Fax nur dem richtigen Empfänger zugeht.

Als Alternativen stehen Verantwortlichen beispielsweise der Versand von inhaltsverschlüsselten E-Mails (PGP oder S/MIME) oder DE-Mail sowie Portallösungen zur Verfügung.

Der Faxversand von personenbezogenen Daten stellt in der Regel einen Verstoß gegen Art. 5 Abs. 1 lit. f und Art. 32 DSGVO dar. Es empfiehlt sich daher, die Kommunikation (vollständig) auf datenschutzkonforme digitale Lösungen umzustellen oder sich zumindest Gedanken zur entsprechenden Absicherung der Daten zu machen.

Julia Bernard
Volljuristin
Consultant für Datenschutz