Vertraulichkeit in der Betriebsratsarbeit sicherstellen

Die Mitglieder des Betriebsrats haben Zugriff auf äußerst sensible Unternehmens- und Mitarbeiterdaten. Wir wollen im Folgenden ein paar Maßnahmen aufzeigen, die die Vertraulichkeit hinsichtlich dieser Daten unterstützen.

Wer ist für die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Betriebsrats verantwortlich?

Obwohl es umstritten ist, wer als datenschutzrechtlich „Verantwortlicher“ im Sinne des BDSG für die personenbezogenen Daten im Herrschaftsbereich des Betriebsrats anzusehen ist, dürfte klar sein, dass der Betriebsrat zumindest dafür selbst verantwortlich ist, wie seine Mitglieder mit den Vertraulichkeitserfordernissen umgehen. Das Unternehmen weiß naturgemäß nicht, welche Betriebsratsmitglieder mit welchen Sachverhalten betraut sind, denn diese Maßnahmen unterliegen der Selbstorganisation des Betriebsrats. Daher muss sich der Betriebsrat auch zwingend selbst mit den Maßnahmen, die erforderlich sind um die Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten, auseinandersetzen. So kommt auch das zitierte Urteil zu dem Schluss, dass der Betriebsrat unter Beachtung der Datenschutzbestimmungen und des technisch Möglichen die Ausgestaltung der Art und Weise der Einsichtsmöglichkeit zu gestalten hat.

Konkrete Maßnahmen

Bezüglich der konkreten Maßnahmen sollte sich der Betriebsrat an den Vorgaben für die Personalabteilung orientieren. Insbesondere gilt:

• Betriebsratsunterlagen müssen gegen unbefugte Einsichtnahme geschützt werden. Dies gilt sowohl für Unterlagen in Papierform wie für Dateien bzw. deren Anzeige z.B. auf Bildschirmen.
• Betriebsratsunterlagen, die nicht unmittelbar benötigt werden, sind daher in abgeschlossenen Schränken aufbewahren, in der Regel im Betriebsratsbüro.
• Datenschutzbehälter oder angemessene Shredder müssen zur Entsorgung bereitgestellt und durch die Betriebsratsmitglieder verwendet werden.
• In Großraumbüros (von nicht freigestellten Betriebsratsmitgliedern) sollten die Betriebsratsmitglieder außerdem folgendes beachten:
  • Bildschirme und Unterlagen so stellen und ablegen, dass nicht jeder und vor allem keine Besucher (Kollegen) Einblick haben
  • Bildschirmschutz bei Verlassen des Arbeitsplatzes aktivieren
  • Sichtschutzfolie verwenden, falls der Arbeitsplatz/Bildschirm nicht anders geschützt werden kann.

Die entsprechenden finanziellen Mittel müssen durch den Arbeitgeber gem. § 40 Abs. 2 BetrVG bereitgestellt werden.

Kommen Sie gerne auf uns zu, wenn wir Ihnen bei Fragen zum Thema technische und organisatorische Maßnahmen weiterhelfen können.

i.A. des Datenschutzbeauftragten

C. Lürmann

Rechtsanwältin

Consultant für Datenschutz