Verschlüsselung von E-Mails

Die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK) hat eine Orientierungshilfe verabschiedet, in der sie die Anforderungen an die Verfahren zum Versand und zur Entgegennahme von E-Mails dargelegt hat. Diese basiert auf den Vorgaben der Art. 5 Abs. 1 lit. f, 25 und 32 Abs. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Werden E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten oder aus denen sich Informationen über natürliche Personen ableiten lassen, nicht verschlüsselt, besteht das Risiko, dass unbefugte Personen mitlesen. Dies stellt eine Datenschutzverletzung i.S.d. Art. 33 DSGVO dar. Um dies abzuwenden sollten solche E-Mails standardmäßig verschlüsselt werden.

Inanspruchnahme von E-Mail-Diensteanbietern

Öffentliche E-Mail-Diensteanbieter müssen zum Schutz der Vertraulichkeit und Integrität die Anforderungen der Technischen Richtlinie „Sicherer E-Mail-Transport“ des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI TR-03108-1) einhalten.

Bei Inanspruchnahme öffentlicher E-Mail-Diensteanbieter müssen Verantwortliche sicherstellen, dass die Diensteanbieter hinreichende Garantien für die Einhaltung der Anforderungen aus der DSGVO und insbesondere der genannten Technischen Richtlinie bieten. Dies umfasst auch die sichere Anbindung eigener Systeme und Endgeräte an die Diensteanbieter.

Außerdem müssen die Verantwortlichen das Risiko für die Rechte und Freiheiten der natürlichen Personen, das sich aus der Verarbeitung personenbezogener Daten ergibt, abschätzen. Entsprechend der Einordnung des Risikos als normal oder hoch, müssen ggf. zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden.

Entgegennahme von personenbezogenen Daten

Nimmt der Verantwortliche per E-Mail gezielt personenbezogene Daten entgegen, muss er folgende Anforderungen erfüllen:

Bei einem normalen Risiko für die Rechte und Freiheiten der natürlichen Personen muss der Verantwortliche den sicheren Empfang der E-Mails über einen verschlüsselten Kanal sicherstellen. Der Empfangsserver muss mindestens den Aufbau von TLS-Verbindungen (direkt per SMTPS oder nach Erhalt eines STARTTLS-Befehls über SMTP) ermöglichen und darf ausschließlich die in der TR 02102-2 aufgeführten Algorithmen verwenden.

Bei einem hohen Risiko muss der Verantwortliche eine qualifizierte Transportverschlüsselung und den Empfang von Ende-zu-Ende verschlüsselten Nachrichten ermöglichen. Außerdem muss er bestehende (PGP- oder S/MIME-) Signaturen qualifiziert prüfen.

Versand von E-Mails

Stellt der Bruch der Vertraulichkeit beim Versand von E-Mails mit personenbezogenen Daten ein normales Risiko für die Rechte und Freiheiten der natürlichen Personen dar, muss der Verantwortliche eine obligatorische Transportverschlüsselung sicherstellen und sollte sich an der Technischen Richtlinie „Sicherer E-Mail-Transport“ des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI TR-03108-1) orientieren.

Bei einem hohen Risiko muss der Verantwortliche eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und eine qualifizierte Transportverschlüsselung sicherstellen. Ggf. kann auf einzelne Anforderungen verzichtet werden, dies hängt jedoch von den bestehenden Risiken, der konkreten Ausgestaltung des Übertragungsweges und kompensierenden Maßnahmen ab.

Ist der Verantwortliche gemäß § 203 StGB zur Geheimhaltung von Kommunikationsinhalten verpflichtet, muss zusätzlich zu den o.g. Maßnahmen zwingend eine Verschlüsselung vorgenommen werden, sodass nur diejenigen, an die die Inhalte der Nachrichten offenbart werden dürfen, eine Entschlüsselung vornehmen können.

Verschlüsselungs- und Signaturverfahren

Die folgenden Verschlüsselungs- und Signaturverfahren kommen dabei in Betracht:

Eine Transportverschlüsselung ist das Mindestmaß, das zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen erforderlich ist. Hierdurch wird das normale Risiko, das sich aus der Verarbeitung personenbezogener Daten ergibt, bereits ausreichend gemindert.

Durch eine obligatorische Transportverschlüsselung soll eine unverschlüsselte Übermittlung der Nachrichten ausgeschlossen werden. Dabei sind die Anforderungen der Technischen Richtlinie „Kryptographische Verfahren: Empfehlungen und Schlüssellängen“ des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI TR-02102-2) zu erfüllen sind.

Durch eine qualifizierte Transportverschlüsselung wird ein ausreichender Schutz gegen aktive Angriffe von Dritten in den Netzverkehr gewährleistet.

Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit den Verfahren S/MIME und OpenPGP gewährt den durchgreifendsten Schutz der Vertraulichkeit der Inhaltsdaten. Neben dem Transportweg wird auch die Zwischenspeicherung und -verarbeitung auf den an der Übermittlung beteiligten Server geschützt.

Eine Signatur mit dem S/MIME- oder OpenPGP-Verfahren ermöglicht einen nachhaltigen Schutz der Integrität der E-Mail-Inhalte gegen unbefugte Beeinträchtigung. Der Schutz umfasst neben dem Transportweg auch die Zwischenspeicherung und -verarbeitung auf den an der Übermittlung beteiligten Servern.

Fazit

Eine E-Mail-Verschlüsselung ist daher als technische und organisatorische Maßnahme i.S.d. Art. 32 DSGVO vorzunehmen, wobei die Verschlüsselungs- und Signaturverfahren dem entsprechenden Risiko angepasst werden müssen.

Falls Sie hierbei Unterstützung benötigen oder weitere Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an.

Julia Eisenacher
Juristin (Univ.)
Consultant für Datenschutz