Datenschutzkonforme Videokonferenzen

In unserer heutigen Kommunikation sind Videokonferenzen nicht mehr wegzudenken. Deren Bedeutung hat sich durch die Corona-Krise noch weiter vergrößert. Die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK) hat aus diesem Grund im Oktober 2020 eine Orientierungshilfe veröffentlicht, in der sie die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die Durchführung von Videokonferenzen erläutert. Die wichtigsten Punkte werden im Folgenden zusammengefasst.

Der Verantwortliche hat verschiedene Möglichkeiten ein Videokonferenzsystem zu betreiben. Er kann das Videokonferenzsystem selbst betreiben, durch einen externen IT-Dienstleister betreiben lassen oder einen Online-Dienst nutzen.

Selbst betriebener Dienst

Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist es am vorteilhaftesten das Videokonferenzsystem selbst zu betreiben, da der Verantwortliche dadurch selbst entscheiden kann, welche Software verwendet wird und welche Daten verarbeitet werden. Auch muss dann kein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen werden. Allerdings liegt es in diesem Fall am Verantwortlichen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten zu ergreifen und das Videokonferenzsystem zu betreiben und zu warten, d.h. der Verantwortliche muss dazu sowohl in technischer als auch in personeller Sicht in der Lage sein.

Externer Dienstleister

Der Verantwortliche kann einen externen IT-Dienstleister zum Betrieb der Software beauftragen und mit diesem einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schließen. Der Auftragsverarbeiter ist unter besonderer Berücksichtigung seiner Zuverlässigkeit und der Geeignetheit, der von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sorgfältig auswählen. Hinsichtlich der Software ist zu prüfen, ob Datenabflüsse an den Hersteller oder Dritte erfolgen. Für die Datenabflüsse muss entweder eine Rechtsgrundlage bestehen oder sie müssen unterbunden werden.

Online Dienst

Der Verantwortliche kann schließlich auch bereits bestehende Online-Dienste nutzen. Auch in diesem Fall muss er einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abschließen. Bei der Auswahl des Anbieters muss der Verantwortliche insbesondere darauf achten, dass die Anforderungen der DSGVO eingehalten werden und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vorhanden sind.

Da viele Anbieter von Videokonferenzsystem die Daten in den USA verarbeiten, sind zusätzlich die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO zu beachten. Eine Datenübermittlung in die USA kann seit der Ungültigkeitserklärung des Privacy Shield durch den EuGH nicht mehr auf dieses gestützt werden. Denkbar ist aber eine Verwendung von Standardvertragsklauseln und anderen vertraglichen Garantien, es müssen jedoch zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, um das gleiche Datenschutzniveau wie in den EU-Mitgliedsstaaten gewährleisten zu können. Es ist deshalb eine sorgfältige Prüfung vorzunehmen! Im Zweifel muss der Datenexport unterbleiben.

Außerdem muss der Verantwortliche die Software prüfen, z.B. auf Datenabflüsse und Zugriffsrechte, und ggf. Anpassungen vornehmen. Sollte der Anbieter Daten auch zu eigenen Zwecken oder Zwecken Dritter (z.B. zum Nutzerverhalten oder Tracking zu Werbezwecken) verarbeiten, ist für jede Offenlegung von personenbezogenen Daten eine Rechtsgrundlage erforderlich. Für diesen Fall ist außerdem eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO zu prüfen und ggf. eine entsprechende Vereinbarung abzuschließen.

Pflichten des Verantwortlichen

Der Verantwortliche hat bei der Nutzung von Videokonferenzsystem verschiedene Pflichten. Er muss insbesondere:

• seine Informationspflichten aus Art. 13, 14 DSGVO erfüllen und die Teilnehmer klar und eindeutig über die mit der Nutzung des Dienstes verbundenen Datenverarbeitungen informieren.
• Die Datenverarbeitungen nur bei Vorliegen einer Rechtsgrundlage vorzunehmen.
• die Betroffenenrechte gemäß Art. 15 bis 21 DSGVO gewährleisten.
• Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO abschließen.
• die Veranstaltung der Videokonferenz in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) aufnehmen.
• sorgfältig prüfen, ob Daten in Drittländer (insbesondere die USA) übermittelt werden dürfen. Hierbei müssen zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, um das gleiche Datenschutzniveau wie in den EU-Mitgliedsstaaten gewährleisten zu können.

Fazit

Prüfen Sie vor der Einführung eines Videokonferenzsystems daher sorgfältig, ob es datenschutzkonform ist und welche weiteren Anforderungen beachtet werden müssen.

Es ist außerdem empfehlenswert eine Richtlinie zur Durchführung von Videokonferenzen im Unternehmen zu implementieren, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und die Mitarbeiter darin gleichzeitig aufzuklären und zu sensibilisieren.

Julia Eisenacher
Juristin (Univ.)
Consultant für Datenschutz