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In unserer heutigen Kommunikation sind Videokonferenzen nicht mehr wegzudenken. Deren Bedeutung hat sich durch die Corona-Krise noch weiter vergrößert. Die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK) hat aus diesem Grund im Oktober 2020 eine Orientierungshilfe veröffentlicht, in der sie die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die Durchführung von Videokonferenzen erläutert. Die wichtigsten Punkte werden im Folgenden zusammengefasst.

 

Der Verantwortliche hat verschiedene Möglichkeiten ein Videokonferenzsystem zu betreiben. Er kann das Videokonferenzsystem selbst betreiben, durch einen externen IT-Dienstleister betreiben lassen oder einen Online-Dienst nutzen.

 

Selbst betriebener Dienst

 

Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist es am vorteilhaftesten das Videokonferenzsystem selbst zu betreiben, da der Verantwortliche dadurch selbst entscheiden kann, welche Software verwendet wird und welche Daten verarbeitet werden. Auch muss dann kein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen werden. Allerdings liegt es in diesem Fall am Verantwortlichen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten zu ergreifen und das Videokonferenzsystem zu betreiben und zu warten, d.h. der Verantwortliche muss dazu sowohl in technischer als auch in personeller Sicht in der Lage sein.

 

Externer Dienstleister

 

Der Verantwortliche kann einen externen IT-Dienstleister zum Betrieb der Software beauftragen und mit diesem einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schließen. Der Auftragsverarbeiter ist unter besonderer Berücksichtigung seiner Zuverlässigkeit und der Geeignetheit, der von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sorgfältig auswählen. Hinsichtlich der Software ist zu prüfen, ob Datenabflüsse an den Hersteller oder Dritte erfolgen. Für die Datenabflüsse muss entweder eine Rechtsgrundlage bestehen oder sie müssen unterbunden werden.

 

Online Dienst

 

Der Verantwortliche kann schließlich auch bereits bestehende Online-Dienste nutzen. Auch in diesem Fall muss er einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abschließen. Bei der Auswahl des Anbieters muss der Verantwortliche insbesondere darauf achten, dass die Anforderungen der DSGVO eingehalten werden und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vorhanden sind.

 

Da viele Anbieter von Videokonferenzsystem die Daten in den USA verarbeiten, sind zusätzlich die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO zu beachten. Eine Datenübermittlung in die USA kann seit der Ungültigkeitserklärung des Privacy Shield durch den EuGH nicht mehr auf dieses gestützt werden. Denkbar ist aber eine Verwendung von Standardvertragsklauseln und anderen vertraglichen Garantien, es müssen jedoch zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, um das gleiche Datenschutzniveau wie in den EU-Mitgliedsstaaten gewährleisten zu können. Es ist deshalb eine sorgfältige Prüfung vorzunehmen! Im Zweifel muss der Datenexport unterbleiben.

 

Außerdem muss der Verantwortliche die Software prüfen, z.B. auf Datenabflüsse und Zugriffsrechte, und ggf. Anpassungen vornehmen. Sollte der Anbieter Daten auch zu eigenen Zwecken oder Zwecken Dritter (z.B. zum Nutzerverhalten oder Tracking zu Werbezwecken) verarbeiten, ist für jede Offenlegung von personenbezogenen Daten eine Rechtsgrundlage erforderlich. Für diesen Fall ist außerdem eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO zu prüfen und ggf. eine entsprechende Vereinbarung abzuschließen.

 

Pflichten des Verantwortlichen

 

Der Verantwortliche hat bei der Nutzung von Videokonferenzsystem verschiedene Pflichten. Er muss insbesondere:

 

  • seine Informationspflichten aus Art. 13, 14 DSGVO erfüllen und die Teilnehmer klar und eindeutig über die mit der Nutzung des Dienstes verbundenen Datenverarbeitungen informieren.
  • Die Datenverarbeitungen nur bei Vorliegen einer Rechtsgrundlage vorzunehmen.
  • die Betroffenenrechte gemäß Art. 15 bis 21 DSGVO gewährleisten.
  • Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO abschließen.
  • die Veranstaltung der Videokonferenz in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) aufnehmen.
  • sorgfältig prüfen, ob Daten in Drittländer (insbesondere die USA) übermittelt werden dürfen. Hierbei müssen zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, um das gleiche Datenschutzniveau wie in den EU-Mitgliedsstaaten gewährleisten zu können.

 

Fazit

 

Prüfen Sie vor der Einführung eines Videokonferenzsystems daher sorgfältig, ob es datenschutzkonform ist und welche weiteren Anforderungen beachtet werden müssen.

 

Es ist außerdem empfehlenswert eine Richtlinie zur Durchführung von Videokonferenzen im Unternehmen zu implementieren, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und die Mitarbeiter darin gleichzeitig aufzuklären und zu sensibilisieren.

 

Julia Eisenacher
Juristin (Univ.)
Consultant für Datenschutz

Videokonferenzen ermöglichen im Berufsalltag nicht nur eine persönlichere Kontaktpflege als ein Telefonat. Durch die Möglichkeit den Bildschirm zu teilen, können mehrere Personen gleichzeitig und gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Konferenzen und Schulungen, ja sogar ärztliche Untersuchungen, Parteitage und Demonstrationen werden mittlerweile per Videokonferenz durchgeführt, was nicht nur Reisezeiten und damit – kosten spart, sondern darüber hinaus auch einen Beitrag zum Umweltschutz leistet.

 

Es ist daher davon auszugehen, dass auch zukünftig Videokonferenzen vermehrt eingesetzt werden. Umso wichtiger ist es, sicherzustellen dass die Videokonferenzen auch datenschutzrechtlich einwandfrei ablaufen.

 

Voraussetzungen für sichere Videokonferenzen

 

Vorab die schlechte Nachricht: Nach Auffassung der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit erfüllt keine der gängigen Anbieter (z.B. Microsoft Skype oder Zoom Video) sämtliche datenschutzrelevanten Rechtmäßigkeitsvoraussetzungen. Eine detaillierte Übersicht durch die Behörde in Kürze wird in Aussicht gestellt.

 

Zu achten sei indes auf folgende Punkte:

 

  • Abschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung mit dem Diensteanbieter;
    • Dies führt dazu, dass die Daten weder für eigene Zwecke des Diensteanbieter verwendet werden noch an Dritte weitergegeben werden dürfen.
    • Vermeidung des Transfers in Drittstaaten außerhalb der EU;
      • Falls ein Drittstaatentransfer nicht vermeidbar ist, weil der Anbieter (wie oftmals) in den USA ist: Sicherstellung der Rechtmäßigkeit des Transfers durch Standardvertragsklauseln, Privacy-Shield o.ä.
      • Nutzung von verschlüsselten Kanälen sowohl für die Vermittlung der Verbindungen als auch für die Übertragung von Ton- und Bilddaten;
        • Falls keine Verschlüsselung angeboten wird, nur Anbieter aus der EU/EFTA wählen
        • Berufsgeheimnisträger (Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater usw.) müssen zudem beachten, dass nur solche Dienstleister eingesetzt werden, die bei einem Vertraulichkeitsbruch auch strafrechtlich belangt werden können.
          • Für medizinische Leistungserbringer gilt es darüber hinaus, Anlage 31b zum Bundesmantelvertrag-Ärzte zu beachten, wonach der Videodienstanbieter den schriftlichen Nachweis führen muss, dass er die entsprechenden Vorgaben einhält.

 

Risikoabwägung

 

Anders als bei Telefonaten ist der Betreiber eines Videokonferenzsystems nicht durch das Fernmeldegeheimnis verpflichtet. Theoretisch ist damit denkbar, dass sowohl der Dienstebetreiber als auch sonstige unbefugte Dritte sich in die Konferenz mit einwählen, Aufzeichnungen erstellen oder gar Inhalte manipulieren. Selbst wenn Sie den Diensteanbieter vertraglich verpflichten hiervon abzusehen, wird es in der Regel schwer sein, einen solchen Anspruch außerhalb der EU auch durchzusetzen. Zudem behalten sich manche Anbieter vor, Persönlichkeits- und Nutzungsprofile der Gesprächsteilnehmer zu erstellen und auszuwerten ggfs. auch an Dritte zu verkaufen.

 

Es empfiehlt sich daher, auf größere, bekannte Anbieter auszuweichen, die bei Missbrauch zumindest einen Ruf zu verlieren haben. Außerdem müssen Sie abwägen, welche Inhalte in der Videokonferenz abgesprochen werden und wie groß der Schaden wäre, wenn ein unbefugter Dritter Kenntnis über diese Inhalte hätte.

 

Risiko identifizieren und minimieren

 

Zur Minimierung des Risikos empfiehlt es sich einerseits, die Anbieter Ihres Videodienstes und auch das „Kleingedruckte“ im Vertrag genau zu überprüfen und damit Risiken zu identifizieren. Andererseits können Sie auch durch sogenannte organisatorische Maßnahmen dafür sorgen, dass die Risiken überschaubar bleiben, etwa indem Sie eine Richtlinie für die Durchführung von Videokonferenzen erstellen. In einer solchen Richtlinie können Sie festlegen, welche Themen im Rahmen von Videokonferenzen vermeidbar sind. Oftmals lassen sich Themen auch per einfacher Telefonkonferenz über das reguläre Festnetz klären, wo die Vertraulichkeit der Kommunikationsinhalte über das Fernmeldegeheimnis gewahrt bleiben.

 

Fazit und Ausblick

 

Am sichersten ist es, wenn Sie Ihre Videokonferenzlösung selbst betreiben. Sofern Sie dies für Sie nicht mit angemessenem Aufwand und angemessenen Kosten zu realisieren ist, versuchen Sie einen seriösen Anbieter möglichst innerhalb der EU zu finden. Erstellen Sie eine Richtlinie zur Durchführung von Videokonferenzen und benennen Sie Themen, die in derartigen Konferenzen nicht erörtert werden dürfen.

 

Falls Sie Fragen dazu haben melden Sie sich gerne bei uns, damit wir Sie unterstützen können.

 

i.A. des Datenschutzbeauftragten

 

C. Lürmann

 

Rechtsanwältin

 

Consultant für Datenschutz

Videokonferenzdienste erfreuen sich zur Zeit zunehmender Beliebtheit. Sie können helfen, gewohnte Arbeitsabläufe während der angeordneten Kontaktsperren aufrechtzuerhalten. Nicht alle Lösungen sind jedoch für den geschäftlichen Einsatz empfehlenswert.

Wir hatten bereits über den US-amerikanischen Anbieter Zoom berichtet. Wie sich nun herausstellt, wurden Zugangsdaten für hunderttausende Zoom-Accounts zum Kauf im Darknet angeboten. Dies berichten Mitarbeiter der IT-Sicherheitsfirma Cyble, die dort rund 530.000 Datensätze ankaufte. Laut Cyble bestehen die Datensätze aus E-Mail-Adressen, Passwörtern im Klartext sowie teilweise aus Meeting-URL und dem Zoom-Host-Key. Der Kaufpreis pro Satz soll weniger als einen US-Cent pro Stück betragen. Die Authentizität der Datensätze wurde nach Angaben von Cyble überprüft.

Das Raumfahrtunternehmen des Tesla-Gründers Elon Musk, SpaceX, hat sich ebenso wie die NASA frühzeitig entschieden, seinen Mitarbeitern die Verwendung von Zoom zu untersagen. Google hat sich mittlerweile ebenfalls entschieden, Zoom auf seinen Arbeitsrechnern zu blockieren. Zoom hatte bereits vor einer Woche den Ex-Sicherheitschef von Facebook engagiert, um die Probleme bei Datenschutz und Datensicherheit in den Griff zu bekommen.

Nicht alle Videokonferenzdienste sind unsicher. Achten Sie vor allem auf ausreichende Verschlüsselung und Verifikation der Nutzer bei der Anmeldung im Konferenzraum. Nicht alles, was kostenlos und nutzerfreundlich ist, erfüllt auch die Sicherheitsstandards für den kommerziellen Gebrauch.

Weiterhin gilt: Sprechen Sie möglichst vor der Einführung neuer Software mit Ihrem Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragten! Nur auf diesem Weg erhalten Sie eine kompetente und unabhängige Einschätzung der Risiken von Datenverarbeitungsprozessen. Außerdem kann eine bestehende Lösung bei Bedarf besser abgesichert werden.

Florian S.
Justiziar | M.A.
Consultant für Datenschutz

Videokonferenzdienste erfreuen sich zur Zeit zunehmender Beliebtheit. Sie können helfen, gewohnte Arbeitsabläufe während der angeordneten Kontaktsperren aufrechtzuerhalten. Nicht alle Lösungen sind jedoch für den geschäftlichen Einsatz empfehlenswert.

Insbesondere der US-amerikanische Anbieter Zoom fiel bereits mehrfach durch Sicherheits- und Datenschutzmängel auf. Sogar die New Yorker Generalstaatsanwaltschaft sah sich nach einigen unschönen Zwischenfällen gezwungen, Ermittlungen aufzunehmen. Mittlerweile hat man bereits Nachbesserungen in Aussicht gestellt. Es soll künftig nicht mehr möglich sein, als Außenstehender einfach an fremden Videokonferenzen teilzunehmen.

Wichtig für Unternehmen ist: Sprechen sie möglichst vor der Einführung neuer Software mit Ihrem Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragten! Nur auf diesem Weg erhalten Sie eine kompetente und unabhängige Einschätzung der Risiken von Datenverarbeitungsprozessen. Außerdem kann eine bestehende Lösung bei Bedarf besser abgesichert werden.

Ansonsten können sich Schnellschüsse zum öffentlichkeitswirksamen Debakel entwickeln. Selbst das bayerische Innenministerium bot ungesicherte Zugänge zu Videokonferenzräumen an. Lassen wir uns dies eine Warnung sein und weiterhin besonnen auf die Herausfordeungen der Krise reagieren.

Florian S.
Justiziar | M.A.
Consultant für Datenschutz

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