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Die Markteinführung des Produkts Microsoft Office 365 sorgte von Beginn an für Kritik. Diverse Einstellungsmöglichkeiten und die damit verbundene Unübersichtlichkeit machen es nicht geschulten Nutzern schwierig, die Einstellungen so datenschutzkonform wie möglich zu gestalten. Nun hat Microsoft eine neue Funktion ins Leben gerufen: Über Workplace Analytics kann ein so genannter Produktivitätswert erstellt werden.

 

Der Produktivitätswert

 

Bei Workplace Analytics handelt es sich um ein Statistik Tool, welches Arbeitsgewohnheiten und das Arbeitsverhalten auswerten kann. Dabei wird ein so genannter Produktivitätswert generiert, welcher beispielsweise auswerten kann, wann welcher Mitarbeiter E-Mails verschickt hat, wie viele E-Mails an einem bestimmten Tag verschickt wurden, wie oft welches Tool von Microsoft benutzt wurde und Ähnliches.

 

Ziel dieser Auswertung gemäß Microsoft ist es, die Produktivität der Mitarbeiter zu fördern und Mitarbeiter, welche wenig aktiv sind in der Benutzung der verschiedenen Tools durch sehr aktive Mitarbeiter zu unterstützen und dadurch wiederum die Produktivität zu erhöhen.

 

Kritik am Produktivitätswert

 

Die Standardeinstellung im Rahmen der Auswertung für den Produktivitätswert sieht vor, dass Mitarbeiter namentlich gelistet werden. Dadurch kann genau abgelesen werden, wer wann welches Tool benutzt, Mails geschrieben oder mit Kollegen Daten ausgetauscht hat. Eine Anonymisierung ist im Programm zwar möglich, muss jedoch manuell eingestellt werden.

 

Damit ist es für Arbeitgeber grundsätzlich möglich, über den Produktivitätswert seine Mitarbeiter einer Verhaltens- und Leistungskontrolle zu unterziehen. Damit einher geht jedoch die Verletzung des allgemeinen Persönlichkeitsrechts der jeweiligen Arbeitnehmer. Derartige Kontrollen der Arbeitnehmer sind datenschutzrechtlich unzulässig und sind daher zu unterlassen.

 

Stellungnahme von Microsoft

 

Auf der Seite von Microsoft wird klar herausgestellt, dass es sich bei den neuen Funktionen nicht um ein Überwachungstool handelt. Vielmehr sollen neue Arbeitsweisen entdeckt werden sowie die Zusammenarbeit gefördert werden. Dabei weist Microsoft darauf hin, dass die Nutzer diverse Kontrollmöglichkeiten haben, wie beispielsweise das Löschen oder Anonymisieren von Daten.

 

Fazit

 

Im Rahmen der Nutzung des Produktivitätswerts sind Unternehmen gut damit beraten, die Einstellungen so datenschutzkonform wie möglich zu gestalten und genau zu prüfen, welche Daten verarbeitet werden dürfen. Letztlich sind die Arbeitgeber Verantwortliche im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und müssen für einen datenschutzkonformen Einsatz der Software im Unternehmen sorgen.

 

Laura Piater
Juristin
Consultant für Datenschutz

Nach Ansicht der hessischen Aufsichtsbehörde ist der Einsatz von Office 365 als Cloud-Lösung derzeit nicht datenschutzkonform möglich:

 

- Es wird dabei eine sehr große Menge an Telemetrie-Daten (Funktions- und Diagnosedaten, Textausschnitte oder Betreffzeilen von E-Mails etc.) an Microsoft übermittelt, deren Verwendungszweck nicht hinreichend von Microsoft dargelegt werden konnte.

 

- Es bleibt unklar, inwiefern die Daten der anlasslosen Massenüberwachung amerikanischer Sicherheitsbehörden ausgesetzt sind.

 

Derzeit ist ein Vorlageverfahren beim EuGH anhängig, in welchem geprüft wird, ob die Instrumente zur Datenübermittlung in die USA, wie der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission („Privacy Shield“), einen ausreichenden Schutz für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen bewirken (vgl. EuGH: Rechtssache C-311/18: Vorabentscheidungsersuchen des High Court (Irland), eingereicht am 9. Mai 2018 — Data Protection Commissioner/Facebook Ireland Limited, Maximilian Schrems).

 

- Microsoft bietet seinen Kunden in Europa das Cloud-Modell durch die Option der deutschen Datentreuhand nicht mehr an. Dabei wurden die Zugriffe auf die Daten in der Cloud durch die T-Systems International GmbH überwacht.

 

Aufgrund dieser Punkte ist derzeit der Einsatz von Office 365 insbesondere im öffentlichen Bereich unzulässig, da „die digitale Souveränität staatlicher Datenverarbeitung“ hierdurch gefährdet würde.

 

Die Aufsichtsbehörden bemühen sich wohl, hier eine Lösung mit Microsoft zu finden. Laut der Aufsichtsbehörde in Mecklenburg-Vorpommern müssen sie jedoch „teilweise monatelang [auf Antworten von Microsoft] warten, da offenbar eine aufwendige microsoftinterne Abstimmung mit dem Hauptsitz in Redmond (USA) erforderlich“ ist (vgl. 14. TB der Aufsichtsbehörde MV, Ziffer 7.1.4, S. 30).

 

Sofern also auch namhafte Anbieter von Cloud-Lösungen sich nicht an die Vorgaben der DSGVO halten (können), werden deren Kunden ihre bereits etablierte Prozesse auch immer wieder umstellen müssen.

 

Denn, was für Microsoft gilt, gilt ebenso für die Cloud-Lösungen von Google und Apple.

 

Behörden und Unternehmen sollten dies bei der Beschaffung ihrer Technik daher immer berücksichtigen.

 

S. Kieselmann

 

Beraterin für Datenschutz

 

Dipl.sc.pol.Univ.

Dass Office-Dokumente, die per E-Mail eingehen, nicht vorbehaltlos vom Anwender geöffnet werden dürfen, da sie Schadsoftware beinhalten können, ist mittlerweile schon bekannt. Doch dieses Mal ist nicht die bei Hackern beliebte Makro-Funktion das Problem, sondern die sogenannte Power-Query-Funktion.

 

Mit dieser Power-Query-Funktion ist es nun möglich, dass Daten in dem Excel aus externen Quellen geladen werden. Dies klingt im Grunde nicht schlecht, da damit Preise oder sonstige Daten immer aktuell gehalten werden können. In den Einstellungen ist es auch möglich diese Aktualisierungsrate zu präzisieren. Dabei kann angegeben werden, ob die Datei nur beim Öffnen aktualisiert werden soll oder ob auch während des Bearbeitens der Datei eine Hintergrundaktualisierung laufen soll.

 

Die Sicherheitslücke der Power-Query-Funktion ist für einen Angreifer nicht schwierig auszunutzen. Beim Einbinden der externen Quellen, kann ein Angreifer einfach auf eine Schadsoftware verlinken. Je nach Schadsoftware oder Motiv könnte ein Angreifer versuchen, den Computer zu übernehmen, wichtige Daten zu löschen oder zu verändern.

 

Die Power-Query-Funktion basiert auf dem sogenannten Dynamic Data Exchange (DDE) Protokoll. Da Microsoft schon vor längerer Zeit bemerkte, dass DDE genutzt werden kann, um Schadsoftware zu übertragen, wurde Microsoft Excel 2016 mit einem Sicherheitsmechanismus versehen. Ab Excel 2016 muss der Benutzer einen Doppelklick auf die Zelle durchführen, um das Aktualisieren der externen Daten zu ermöglichen. Dieser Sicherheitsmechanismus konnte jedoch schon ausgehebelt werden. Ein Angreifer muss dafür eine ältere Excel-Version mit der schadhaften Power-Query-Funktion generieren und verschicken. Excel 2016 öffnet diese älteren Versionen ohne Probleme, jedoch ohne Sicherheitsmechanismus. Die Bestätigung bzw. der Doppelklick des Benutzers wird bei älteren Versionen nicht benötigt und die Aktualisierung bzw. die Ausführung der Schadsoftware wird automatisch vorgenommen.

 

Von Microsoft wird die Power-Query-Funktion nicht als Sicherheitslücke angesehen. Somit wird laut Mimecast derzeit kein Fix angeboten, sondern nur ein Workaround, um der potenziellen Schadsoftware aus dem Weg zu gehen.

 

Der Workaround von Microsoft empfiehlt die Deaktivierung der Power-Query-Funktion. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten. Eine Möglichkeit wäre es die Funktion über die Benutzeroberfläche zu deaktivieren. Zweite Variante wäre die DDE-Funktion in der Registry zu deaktivieren. Genaue Vorgehensweise für die Deaktivierung kann direkt im offiziellen Workaround nachgelesen werden.

Kathrin Hufnagl

IT Security Consultant

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