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Moderne Probleme erfordern moderne Lösungen. Trotz der immer wieder aufflammenden Diskussion um die Vertrauenswürdigkeit von Messenger-Diensten sind sie doch selbstverständliche und nicht mehr wegzudenkende Kommunikationsmittel in unserem Alltag geworden. Wir sind es gewohnt, dass wir schnell und unkompliziert Text-, Bild- und Sprachnachrichten mit einzelnen Kontakten oder – ratzfatz und kinderleicht erstellten – Gruppen austauschen können. Was privat normal geworden ist, vermissen viele im beruflichen Kontext. Aus Gründen des Datenschutzes und der Informationssicherheit sind Messenger-Dienste in Unternehmen und Behörden regelmäßig verboten und die Mitarbeitenden an E-Mails oder gar Faxe gefesselt. Eigenständige Lösungen, wie sie von einigen Branchen oder Behörden entwickelt wurden, scheinen zwar sicher, sind dabei aber mit einem abschreckenden Aufwand verbunden.

Eine der meiner Meinung nach besten Lösungen bietet nunmehr der Schweizer Anbieter Threema mit seinem neuen „Threema OnPrem“. Dabei handelt es sich um ein vollständig vom Verwender selbst gehostetes Threema. Die Nutzer können mit der vielleicht schon aus dem Privatleben bekannten Oberfläche arbeiten und die gleichen Funktionen nutzen, während die Datenverarbeitung vollständig in der Hoheit des Unternehmens bleibt.

Für den internen Betrieb im Unternehmen sind überschaubare Ressourcen erforderlich, die sich mit einem physischen oder virtuellen Linux-Server gut unterbringen lassen. Über die Kosten informiert der Anbieter derzeit nur auf Anfrage (www.threema.ch).

Konsequenterweise ist mit dieser Variante von Threema auch nur die ausschließlich interne Kommunikation möglich. Ein Austausch mit externen Nutzern oder einer anderen OnPrem-Instanz ist nicht möglich. Für einige Verwender mag das ein Nachteil sein, für Verantwortliche mit sehr hohen Ansprüchen an Sicherheit und Vertraulichkeit jedoch definitiv ein Vorteil.

Wer mit Threema sowohl intern als auch extern kommunizieren möchte, könnte in Threema Work eine Lösung finden. Der Funktionsumfang von OnPrem und Work identisch. Beide Versionen kommen mit einem MDM und einem „Management-Cockpit“ für die zentrale Administration und Nutzerverwaltung. Einziger Unterschied ist, dass Threema Work auf Servern des Anbieters in der Schweiz betrieben wird. Die Kommunikation mit Externen ist dadurch möglich, kann aber im Bedarfsfall auch technisch unterbunden werden.

Entscheidendes Argument für Threema ist die Möglichkeit, die App auch ohne Zugriff auf das Telefonbuch des Smartphones zu verwenden. So wird eine Datenübermittlung an Dritte, für die eine Rechtsgrundlage bestehen müsste und die Informationspflichten auslöst, vermieden. Der Kommunikationskanal muss dann über die Threema-ID hergestellt werden, die für sich genommen ein relativ starkes Pseudonym ist.

Stefan Effmert

Berater für Datenschutz und Informationssicherheit

Volljurist

Der Einsatz von WhatsApp wird von den Aufsichtsbehörden nach wie vor als kritisch eingestuft, weswegen diese in Unternehmen davon abraten. Wir haben uns nach datenschutzfreundlichen Alternativen zu WhatsApp umgesehen und Informationen der nachfolgenden Messengerdienste zu ihren Funktionen und den Angaben der Betreiber zum Datenschutz zusammengefasst.

 

Threema Work

 

Threema Work ist ein Messengerdienst aus der Schweiz, der speziell auf die Nutzung in Unternehmen zugeschnitten ist. Threema Work ist eigenen Angaben zufolge DSGVO-konform.

 

Bei Threema Work müssen keine personenbezogenen Daten (z.B. E-Mail-Adresse oder Handynummer) angegeben werden und es kann ohne Zugriff auf das Adressbuch genutzt werden. Es wird lediglich eine zufällig generierte ID vergeben (sog. Threema-ID), unter der man anderen Nutzern angezeigt wird. Man kann jedoch seinen eigenen Namen angeben. E-Mail-Adressen und Telefonnummern des lokalen Adressbuchs können zum Abgleich anonymisiert („gehasht“) an Threema übermittelt werden und werden umgehend wieder von den Servern gelöscht.

 

Die gesamte Kommunikation ist Ende-zu-Ende verschlüsselt und auch die auf dem Endgerät gespeicherten Chats und Medien sind mit AES-256 (256 Bit Schlüssellänge unter Android) verschlüsselt.

 

Auch seitens der Aufsichtsbehörden wird Threema als gute Alternative empfohlen.

 

Signal

 

Bei Signal muss der Nutzer die eigene Telefonnummer und einen Nutzernamen angeben. Als Nutzername ist aber auch ein Pseudonym ausreichend. Man kann Signal Zugriff auf das Adressbuch gewähren, damit andere Signal-Nutzer angezeigt werden, oder die Telefonnummern händisch eingeben. Beim Abgleich mit dem Adressbuch werden die Kontakte anonymisiert und danach wieder von den Servern gelöscht.

 

Die Chats sind Ende-zu-Ende verschlüsselt. Signal ist Open Source, d.h. die Software ist transparent und kann überprüft werden. Das Unternehmen sitzt in den USA.

 

Seit Februar 2020 ist Signal die empfohlene Anwendung für öffentliches Instant-Messaging in der Europäischen Kommission.

 

Hoccer

 

Bei Hoccer, einem Messengerdienst aus Deutschland, müssen keine personenbezogenen Daten (wie z.B. Telefonnummer oder E-Mail-Adresse) angegeben werden. Dem Nutzer wird eine zufällige Identifikationsnummer zugewiesen durch die er sich mit anderen Nutzern verbinden kann, Hoccer kann also anonym genutzt werden. Hoccer greift auch nicht auf das Adressbuch zu. Alle Informationen werden verschlüsselt an deutsche Server übermittelt und danach gelöscht.

 

Es ist jedoch unklar, ob Hoccer weiterentwickelt wird, da die aktuelle Version aus dem Jahr 2018 (Android) bzw. 2017 (iOS) stammt. Unter diesem Gesichtspunkt können wir Ihnen die Nutzung von Hoccer momentan nur eingeschränkt empfehlen.

 

Wire Enterprise

 

Wire Enterprise ist ein Dienst, der speziell auf die Kommunikation in Unternehmen zugeschnitten ist. Zur Anmeldung muss eine E-Mail-Adresse angegeben werden, ein Zugriff auf das Adressbuch ist nicht erforderlich. Neben der Nutzung des Messenger-Dienstes besteht auch die Möglichkeit, über VoIP zu telefonieren. Wire kann sowohl auf Smartphones, Tablets als auch auf Desktop-Geräten genutzt werden.

 

Die gesamte Kommunikation ist Ende-zu-Ende verschlüsselt. Wire ist Open Source, d.h. die Software ist transparent und kann überprüft werden. Das Unternehmen sitzt in der Schweiz und hat seine Server in der EU.

 

ginlo Business

 

ginlo Business ist eine Version des Messenger-Dienstes für Unternehmen, die auch auf Desktop-Geräten genutzt werden kann. Es können Einzel- oder Gruppenchats und Channels für eine unternehmensweite Kommunikation erstellt werden. Die Chats sind auf bis zu 10 Geräten gleichzeitig verfügbar. Die gesamte Kommunikation ist Ende-zu-Ende verschlüsselt und die Serverstandorte in Deutschland sind mit ISO 27001 zertifiziert.

 

Beekeeper

 

Der Messengerdienst Beekeeper richtet sich speziell an Unternehmen. Für die Anmeldung ist keine E-Mail-Adresse erforderlich, es ist eine einfache Anmeldung über QR-Codes möglich. Beekeeper kann sowohl auf mobilen Endgeräten als auch auf Desktop-Geräten genutzt werden.

 

Dokumente, Links und Bilder können einfach gespeichert und freigegeben werden, es können News Streams eingerichtet werden und Mitarbeiterumfragen durchgeführt werden. Der Dienst arbeitet mit ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren.

 

Fazit

 

Es gibt einige datenschutzfreundliche Messengerdienste auf dem Markt, die sich für den Einsatz im Unternehmen eignen. Eine vollständige datenschutzrechtliche Prüfung kann und soll dieses Merkblatt aber nicht ersetzen. Binden Sie bei der Einführung immer den Datenschutzbeauftragten mit ein.

Julia Eisenacher
Juristin (Univ.)
Consultant für Datenschutz

In unserem heutigen Blogbeitrag möchten wir zusammenfassend über datenschutzrelevante Ereignisse der letzten Monate informieren:

 

 

  • Mit der Entscheidung des Landgerichts Würzburg (LG Würzburg, Beschluss vom 13.9.2018, Az. 11 O 1741/18), können Verstöße gegen die DSGVO von Mitbewerbern abgemahnt werden. Bisher bestand hier erhebliche Unsicherheit, ob es sich bei der DSGVO überhaupt um eine drittschützende Norm im Sinne des § 3a UWG handelt.

 

 

  • Derzeit verschickt die sog. "Datenschutzauskunft-Zentrale“ ein Schreiben, in dem Unternehmen aufgefordert werden, Angaben über ihren Betrieb zu machen, "um ihrer gesetzlichen Pflicht zur Umsetzung des Datenschutzes nachzukommen". Hierbei handelt es sich um eine Abo-Falle. .

 

 

  • Laut dem Thüringer Landesarbeitsgericht (Urteil vom 16.05.2018, Az. 6 Sa 442/17) ist die Erhebung der privaten Telefonnummer durch den Arbeitgeber ein erheblicher Eingriff in die Persönlichkeitsrechte des Mitarbeiters.

 

S. Kieselmann
Beraterin für Datenschutz
Dipl.sc.pol.Univ.

Wir hatten bereits am 05.03.2018 berichtet, dass Unternehmen den Messenger-Dienst WhatsApp nicht datenschutzkonform einsetzen können (siehe Blog „Einsatz von WhatsApp im Berufsalltag“). Insbesondere kann die mit dem Einsatz des Messenger-Dienstes verbundene Übermittlung aller Namen und Telefonnummern der im Telefonverzeichnis des verwendeten Smartphones gespeicherten Kontakte nicht auf ein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO gestützt werden. Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen führt hierzu aus: „Ein berechtigtes Interesse des Nutzers von WhatsApp für die Übermittlung der Kontaktdaten kann allenfalls in Bezug auf die bereits registrierten Nutzer des Messenger-Dienstes unterstellt werden“ (Link zum Merkblatt).

Die Landesbeauftragte stellt jedoch klar, dass eine solche Datenübermittlung „[f]ür die Funktionsfähigkeit (…) und der vollständige Datenabgleich aller im Adressbuch gespeicherten Kontaktdaten nicht zwingend“ ist. Gemäß Art. 25 Abs. 1 DSGVO muss das eingesetzte Datenverarbeitungssystem (wie eben WhatsApp) so programmiert sein, dass Anforderungen des Datenschutzes standardmäßig implementiert sind und eine datenschutzgerechte Verarbeitung personenbezogener Daten durch entsprechende Funktionen möglich ist (Privacy by Design). Insbesondere muss der Umfang der personenbezogenen Daten, die in den Datenverarbeitungssystemen verarbeitet werden, auf das zur Zweckerfüllung absolut Notwendigste beschränkt werden; dennoch stellt „WhatsApp (…) keine Möglichkeit bereit, die Übermittlung zu deaktivieren, auf einzelne Kontaktgruppen zu beschränken oder sonst die Übermittlung zu konfigurieren.“

Laut der Landesbeauftragten stellt somit der „Einsatz von WhatsApp (…) in jedem Fall einen Verstoß gegen Art. 25 Abs. 1 DS-GVO dar.“

Die Pflicht zur Einhaltung von Art. 25 Abs. 1 DSGVO trifft dabei nicht die WhatsApp Inc., sondern das Unternehmen, das diesen Messenger-Dienst einsetzt.

S. Kieselmann

Beraterin für Datenschutz

Dipl.sc.pol.Univ.

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