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Ein Grundsatz des Datenschutzes ist es, dass personenbezogene Daten irgendwann auch wieder gelöscht werden müssen.

Unternehmen sind daher grundsätzlich verpflichtet, die bei ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Zweckwegfall bzw. nach Ablauf sich daran anschließender Aufbewahrungsfristen zu löschen (Grundsatz der Speicherbegrenzung, „Recht auf Vergessenwerden“).

Gerade bei Einsatz von Datenverarbeitungssystemen ist dies jedoch nicht immer so einfach, da man auf die Funktionen, die der Hersteller zur Löschung bereitstellt oder eben nicht bereitgestellt hat, angewiesen ist. Selbst wenn eine solche Löschfunktion vorhanden ist, bedeutet das noch nicht, dass die Daten dann auch gelöscht sind i.S.e. irreversiblen Entfernung der Daten vom Datenträger (Festplatte, Speicherchip etc.).

Unternehmen können sich auch nicht darauf berufen, dass die Löschung aufgrund technischer Gründe unmöglich oder aufgrund des Aufwands einer entsprechenden Nachrüstung unzumutbar ist. Gemäß § 35 BDSG-Neu kann die Pflicht zur Löschung zwar entfallen, wenn dies mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand verbunden ist. Dies gilt jedoch nur im Fall einer nicht-automatisierten Datenverarbeitung.

Daher dürfen Unternehmen nur solche Technik einsetzen, die eine datenschutzgerechte Löschung durch entsprechende Funktionalitäten erlaubt (Grundsatz von Privacy by Design). Die Pflicht zur Löschung und zur Einhaltung von Privacy by Design trifft eben denjenigen, der die Technik einsetzt und damit personenbezogene Daten verarbeitet.

Die Landesbeauftragte für Datenschutz in Schleswig-Holstein (ULD) hätte sich zwar „gewünscht, dass die Datenschutz-Grundverordnung auch die Hersteller unmittelbar zu eingebautem Datenschutz verpflichtet“, aber dies sei „immerhin für die kommende europäische e-Privacy-Verordnung so geplant“ (vgl. unter https://www.datenschutzzentrum.de/artikel/1208-Datenschutz-einbauen!-Appell-an-die-Hersteller-und-Betreiber-am-Safer-Internet-Day.html).

Man kann nur hoffen, dass Produkte, deren Einsatz Bußgelder auslösen können (Art. 83 Abs. 4 lit. a), Abs. 5 lit. a), b) DSGVO), sich zukünftig schwerer verkaufen lassen. Denn nur somit lässt sich derzeit überhaupt Druck auf Hersteller und Entwickler aufbauen, wenn sie den Markt der Europäischen Union auch weiterhin beliefern möchten.

S. Kieselmann
Beraterin für Datenschutz
Dipl.sc.pol.Univ.

Ein Grundprinzip des Datenschutzes ist es, dass personenbezogene Daten nur solange gespeichert werden, wie man sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. e) Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Art. 17 DSGVO verpflichtet daher den Verantwortlichen, personenbezogene Daten in den Fällen des Art. 17 Abs. 1 DSGVO unverzüglich zu löschen: So sind u.a. personenbezogene Daten zu löschen, sobald die Zwecke, für welche die Daten erhoben worden sind, wegfallen. Beispiel: Sofern einem Bewerber nach Sichtung seiner Bewerbungsunterlagen eine Absage erteilt wird, benötigt man die Bewerbungsunterlagen anschließend nicht mehr.

Art. 17 Abs. 3 DSGVO sieht jedoch Ausnahmen von der Datenlöschung vor, d.h. trotz Vorliegen eines Falls gemäß Art. 17 Abs. 1 DSGVO, dürfen die personenbezogenen Daten weiterhin verarbeitet werden, u.a. wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen oder der Verantwortliche die Daten zur Geltendmachung und Ausübung von Rechtsansprüchen oder zur Verteidigung gegen Rechtsansprüche weiterhin benötigt. Beispiel: Zur Entkräftung etwaiger Diskriminierungsvorwürfe dürfen Bewerbungsunterlagen des Bewerbers noch für 3 Monate, nachdem ihm eine Absage erteilt wurde, aufbewahrt werden.

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) enthält zwar keine Definition des Begriffs "Löschen". Dennoch sollte eine Art der Datenlöschung gewählt werden, durch welche die personenbezogenen Daten nach dem Vorgang nicht mehr vorhanden oder in einer Weise unkenntlich sind, dass sie nicht mehr verwendet oder rekonstruiert werden können.

Im Rahmen der Datenlöschung treffen den Verantwortlichen zudem Informationspflichten: So muss der Verantwortliche im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten die Regellöschfristen dokumentieren, die betroffenen Personen, deren Daten er verarbeitet, über die Speicherdauer informieren und andere Verantwortliche, denen gegenüber er die Daten öffentlich gemacht hat, benachrichtigen, wenn eine betroffene Person die Löschung dieser Daten verlangt.

Da Verstöße gegen die Prinzipien in Art. 5 DSGVO sowie ein Verstoß gegen Art. 17 DSGVO bußgeldbewehrt sind, sollte jeder Verantwortliche hinsichtlich der von ihm verarbeiteten Daten die für ihn geltenden Regellöschfristen sowie die Arten der Datenlöschung bestimmen, die datenschutzgerechte Umsetzung der Datenlöschung in seinem Unternehmen überwachen und seinen Informationspflichten nachkommen.

S. Kieselmann
Beraterin für Datenschutz

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