Beim betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) geht es in erster Linie um die Verwendung von Informationen über die Gesundheit des Mitarbeiters. Dabei handelt es sich um sensiblen Daten, für die das Unternehmen verantwortlich ist. Eine datenschutzrechtliche Bewertung ist also unumgänglich. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten. Bei der Umstellung auf die DSGVO müssen alle Prozesse und die dazu gehörenden Dokumente überprüft werden, also auch die des BEM. Die Missachtung des Datenschutzes bei der Gestaltung des BEM stellt eine fehlerhafte Datenverarbeitung dar, was wiederum zum Bußgeld führen kann.
Auch das BEM braucht eine Rechtsgrundlage nach DSGVO
Da kommen gleich mehrere Rechtsgrundlagen in Betracht:
• Die Betriebsvereinbarung
• Datenverarbeitung aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung
• Einwilligung
Betriebsvereinbarung
Betriebsvereinbarungen (BV) können eine Rechtsgrundlage sein, sie müssen aber den Anforderungen von Art. 88 Abs. 2, Art. 9 Abs. 2 lit. h), Abs. 3 DSGVO, § 26 Abs. 3 BDSG entsprechen. Daher sind BV, die vor der DSGVO abgeschlossen wurden, daraufhin zu überprüfen.
Gesetzliche Pflicht
§ 167 Abs. 2 SGB IX regelt die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Durchführung des BEM. Unter Berufung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c), Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO, § 26 Abs. 3 BDSG dürfen also alle Daten erhoben werden, die für die Durchführung des BEM tatsächlich erforderlich sind.
Einwilligung
Zusätzlich muss der Arbeitgeber die Einwilligungserklärung der betroffenen Mitarbeiter einholen, da nicht die gesamte für das BEM erforderliche Datenverarbeitung auf die oben genannten Rechtsgrundlagen gestützt werden kann. Die Einwilligung muss dabei den Anforderungen aus Art. 6 Abs. 1 lit. a), Art. 9 Abs. 2 lit. a), Art. 7 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG entsprechen.
Informationspflichten
Die Mitarbeiter müssen zudem gemäß Art. 13, 14 DSGVO informiert werden über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten.
Michaela Dötsch
Rechtsanwältin
„Ist das Werbung oder können wir das auch ohne Einwilligung per E-Mail verschicken?“ Diese Frage hören wir in unserem Beratungsalltag sehr häufig. Viele Unternehmen haben ein Interesse daran, ihre Informationen schnell und kostengünstig an die Empfänger zu verteilen, nur ist der Grad zwischen „Werbung“ und „notwendige Kundeninformation“ oftmals ein sehr schmaler.
In seinem jüngst veröffentlichten Urteil VI ZR 225/17-LG Braunschweig stellt der BGH fest, dass hier ggfs. sogar eine Zweiteilung des Inhalts angemessen und richtig sein kann. In dem zu entscheidenden Fall versandt das Unternehmen zusammen mit der Rechnung für das gekaufte Produkt einen Link zu seiner Zufriedenheitsumfrage ohne zuvor die nach § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG notwendige Einwilligung des Rechnungsempfängers eingeholt zu haben. Zu Unrecht, wie der BGH entschied.
Während die Zusendung der Rechnung im Rahmen der Abwicklung des Kaufvertrags ohne weiters auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO gestützt werden konnte, handelt es sich laut BGH bei dem Link zur Zufriedenheitsumfrage um eine werbliche Ansprache, für die gem. Art. 13 Abs. 1 der Datenschutzrichtlinie EK eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO erforderlich ist, die jedoch nicht vorlag.
Klargestellt hat der BGH damit, dass jeder Teilinhalt einer E-Mail gesondert auf deren Charakter zu überprüfen ist und für jeden Teil daher auch gesondert die entsprechenden Rechtsgrundlagen vorhanden sein müssen. Anderenfalls haben die betroffenen Personen ggfs. einen Unterlassungsanspruch gegenüber dem Unternehmen.
Können sich nun alle Unternehmen, die keine Kundenzufriedenheitsanfragen durchführen, entspannt zurücklehnen? Keineswegs!
Zahlreiche Unternehmen nutzen sogenannte E-Mail-Abbinder, in denen sie auf aktuelle Veranstaltungen, einen Messestand, einen gewonnenen Unternehmenspreis etc. hinweisen. All dies sind Instrumente, um sich bei dem Kunden in Erinnerung zu bringen, was der Kundenbindung dient und eine Weiterempfehlung ermöglicht. Laut BGH sollen damit auch weiteren Geschäftsabschlüssen der Weg geebnet und hierfür geworben werden. Daher bedarf es für den Versand dieser Inhalte per E-Mail einer entsprechenden Einwilligung des Empfängers.
Es ist daher aus unserer Sicht dringend dazu zu raten Ihre E-Mail-Abbinder auf deren werblichen Charakter zu untersuchen und auf den Prüfstand zu stellen, unter anderem auch, da hier aufgrund des neuen BGH-Urteils eine Abmahnwelle zu befürchten ist.
C. Lürmann
Rechtsanwältin
Consultant Datenschutz
Mit Beschluss vom 18.06.2018 hat das Oberlandesgericht (OLG) Köln eine viel diskutierte Frage zur Anwendung des KUG nach Inkrafttreten der DSGVO beantwortet. Danach gilt das KUG weiterhin als Rechtsgrundlage für die Bildberichterstattung, ohne eine Einwilligung der fotografierten und gezeigten Personen. Dies bestätigte auch die bayerische Aufsichtsbehörde für Datenschutz. § 23 KUG erlaubt die Veröffentlichung von Personenfotos ohne Einwilligung der betroffenen Personen, zum Beispiel bei Versammlungen an der die Personen teilgenommen haben.
Der Entscheidung lag der Antrag auf Erlass einer einstweiligen Verfügung zugrunde. Mit dem Antrag sollte die Veröffentlichung eines Fotos in einem Fernsehbeitrag verhindert werden. Das Foto zeigte den Antragsteller im Zusammenhang mit der Räumung eines Gebäudes. Der Antrag wurde zurückgewiesen, die nachfolgende sofortige Beschwerde blieb ebenfalls erfolglos. Die umfangreichen Abwägungsmöglichkeiten des KUG ermöglichen, so dass OLG Köln, die Berücksichtigung der Grundrechtspositionen nach Unionsrecht. Das KUG bildet jedoch nicht die rechtliche Grundlage für die Erfassung der Daten, also das Fotografieren und es befreit nicht von den Informationspflichten. Die Information liegt im Beschäftigtenverhältnis in der Regel vor. Bei fremden Personen kann sie entbehrlich sein, wenn die Personen auf der Veranstaltung damit rechnen müssen, dass Fotos gemacht werden. Als Rechtsgrundlage für die Erhebung wird Art. 6 Abs. 1 lit f) DSGVO heranzuziehen sein. Dem berechtigten Interesse der (professionellen) Fotografen, ihren künstlerischen Beruf auszuüben, steht kein schutzwürdiges Interesse der Betroffenen gegenüber. Wie so oft, ist jedoch immer der Einzelfall zu betrachten und die beidseitigen Interessen sind sorgfältig abzuwägen.
Die Entscheidung bedeutet auch eine Erleichterung für die Veröffentlichung von Fotos von Firmenevents wie Hausmessen, Messen, Fortbildungen, Sommerfesten, etc. im Intranet, Internet oder in einer Betriebszeitung.
Michaela Dötsch
Rechtsanwältin
Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht hatte bereits 2017 allgemeine Hinweise und Anforderungen für Unternehmen zum Einsatz von Facebook Custom Audience herausgegeben.Am 8. Mai 2018 erging nun fast unbeobachtet ein Urteil des Landgerichts Bayreuth (Az.: B 1 S 18.105). Danach ist Custom Audiences von Facebook datenschutzwidrig.
Wie funktioniert Custom Audience?
Das nutzende Unternehmen erstellt zum Beispiel eine eigene Kundenliste (z.B. mit Name, Wohnort und E-Mailadresse) und lädt diese Kundenliste im eigenen Facebook-Konto hoch. Facebook gleicht diese Liste dann mit den Profilen der Facebook-Nutzer ab und man kann so Werbung zielgenau steuern. Auch werden teilweise Facebook-Pixel verwendet indem ein unsichtbares Facebook-Pixel auf der Webseite eingebunden wird. Mit diesem kann dann das Online-Verhalten der Webseiten-Besucher analysiert werden.Allerdings ist grundsätzlich die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Werbezwecken nur zulässig, wenn die betroffene Person vorher eingewilligt hat. Bei Facebook Custom Audience wird aktuell nicht überprüft, ob diese Einwilligung vorliegt.
Fazit:
In jedem Fall müssen Unternehmen bei Verwendung von Custom Audience Einwilligungserklärungen für die Datenverarbeitung einholen und in der Datenschutzerklärung umfassend über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten informieren sowie eine Widerrufsmöglichkeit anbieten. Es wird für Unternehmen die Facebook Custom Audience verwenden, komplizierter. Unternehmen sollten auf jeden Fall die jüngst ergangenen Entscheidungen zu Facebook berücksichtigen.
Dr. Bettina Kraft
Senior Consultant für Datenschutz
Teamleitung/Volljuristin
Cookies sind kurze Textinformationen, die beim Besuch von Webseiten auf dem PC oder Smartphone platziert werden, um beispielsweise Einstellungen der Internetseiten, den Login-Status oder den Inhalt des Einkaufswagens in Online-Shops zu speichern. Diese sogenannten funktionalen Cookies sind in der Regel durch das berechtigte Interesse des Webseiten-Betreibers rechtlich abgedeckt.
Daneben gibt es Tracking-Cookies, die Betreibern von Webseiten dazu dienen, Benutzerprofile zu erstellen. Datenschutzrechtlich waren Tracking Cookies bereits relevant. Gemäß 15 Abs. 3 Telemediengesetz (TMG) waren Nutzer nach dem Opt-Out-Prinzip lediglich über ihr Widerspruchsrecht zu informieren. In der Regel wurde dies durch einen Datenschutzhinweis auf der Webseite oder durch das Einblenden eines Cookie-Banners beim Aufruf der Webseite umgesetzt.
Mit ihrem Positionspapier vom 26.04.2018 bewertet die Konferenz der unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder (DSK) die rechtliche Situation völlig neu. Die Wirksamkeit des Telemediengesetzes im Bereich des Datenschutzes wird darin klar hinter die DSGVO gestellt.
Die DSK formuliert im genannten Positionspapier im Hinblick auf Cookies Folgendes: „Es bedarf jedenfalls einer vorherigen Einwilligung beim Einsatz von Tracking-Mechanismen (…) bevor Cookies platziert werden bzw. auf dem Endgerät des Nutzers gespeicherte Informationen gesammelt werden.“
Das Positionspapier in Gänze können Sie unter folgendem Link einsehen: https://www.ldi.nrw.de/mainmenu_Datenschutz/submenu_Technik/Inhalt/TechnikundOrganisation/Inhalt/Zur-Anwendbarkeit-des-TMG-fuer-nicht-oeffentliche-Stellen-ab-dem-25_-Mai-2018/Positionsbestimmung-TMG.pdf
Daher gilt nun bereits ab 25.05.2018 und nicht erst mit Einführung der für das Jahr 2019 erwarteten neuen ePrivacy-Verordnung, dass erst durch einen aktiven Klick des Webseitenbesuchers auf ein entsprechendes Feld im Banner („Ich stimme zu“) sämtliche Cookies aktiviert werden. Webseiten sollten also dringend auf technisch notwendige Cookies reduziert werden, für die es ein berechtigtes Interesse geben kann. Für alle anderen Cookies muss die ausdrückliche und aktive Einwilligung durch den Webseiten-Besucher erteilt werden.
L. Fuchs
Beraterin für Datenschutz
Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann nur auf die Einwilligung der betroffenen Person gestützt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a), Art. 7 DSGVO), wenn diese wirksam erteilt worden ist:
- Die betroffene Person muss ihre Einwilligung ausdrücklich erklären, durch ihre Unterschrift oder zumindest durch eine unmissverständliche Handlung.
- Die betroffene Person muss vor Abgabe ihrer Einwilligung ausreichend über die geplante Datenverarbeitung informiert worden sein (-> Transparenz, Informationspflichten aus Art. 13 DSGVO).
- Die betroffene Person muss vor Abgabe ihrer Einwilligung über ihr Widerrufsrecht in Kenntnis gesetzt worden sein (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
- Die betroffene Person muss ihre Einwilligung freiwillig (d.h. ohne jeglichen Zwang) erteilt haben.
- Der Verantwortliche muss beweisen können, dass die Einwilligung vorliegt (-> schriftlich, elektronisch, Archivierung).
Gerne verweisen wir auf unseren Blogbeitrag vom 15.11.2016.
Da jedoch im wirtschaftlichen Abhängigkeitsverhältnis zwischen Beschäftigtem und Arbeitgeber gerade das Kriterium der Freiwilligkeit oftmals nur unzureichend erfüllt ist, trifft § 26 Abs. 2 BDSG-Neu zusätzliche Regelungen, unter welchen Umständen Beschäftigte in die Verarbeitung ihrer Daten durch den Arbeitgeber wirksam einwilligen können:
- Durch die Einwilligung muss der Beschäftigte einen rechtlichen oder wirtschaftlichen Vorteil erreichen oder zumindest müssen Arbeitgeber und Beschäftigter damit gleichgelagerte Interessen verfolgen.
- Dem Beschäftigten dürfen keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen oder sonstigen Nachteile für sein bestehendes Arbeitsverhältnis drohen, wenn er seine Einwilligung nicht erteilt oder die Einwilligung widerruft.
- Die Einwilligung muss grundsätzlich in Schriftform erteilt werden.
S. Kieselmann
Beraterin für Datenschutz
Dipl.sc.pol.Univ.
In seiner Pressemitteilung vom 04.10.2017 hat das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) klargestellt, dass das Profiling der Webseitenbesucher und Facebook-Nutzer mit Hilfe des Trackingverfahrens ‚Facebook Custom Audience‘ nur mit Einwilligung der betroffenen Personen möglich ist (die Pressemitteilung ist abrufbar unter https://www.lda.bayern.de/media/pm2017_07.pdf).
Das Marketing-Werkzeug ‚Facebook Custom Audience‘ kann durch Unternehmen auf zwei verschiedene Arten genutzt werden: Zum einen können Listen mit personenbezogenen Kundendaten, wie z.B. E-Mail-Adressen, an Facebook Inc. übermittelt werden. Facebook Inc. gleicht diese Daten dann wiederum mit ihren Nutzerkonten ab, um so dem Unternehmen eine zielgruppengenaue Werbeaktion auf der Facebook-Plattform zu ermöglichen. Zum anderen kann ‚Facebook Custom Audience‘ über ein Pixel in die Webseite eingebunden werden, um die Internetaktivitäten der Webseitenbesucher zu tracken und diese Informationen direkt an Facebook Inc. weiterzuleiten, damit dem Unternehmen auch hier wieder eine zielgruppengenaue Werbeaktion auf der Facebook-Plattform möglich wird. Auch bei diesem Verfahren werden personenbezogene Daten an Facebook Inc. übermittelt.
Obwohl Unternehmen in beiden Fällen personenbezogene Daten (u.a. Name, E-Mail-Adresse, Internetaktivitäten) an einen Dritten (= Facebook Inc.), zudem in einen Drittstaat, zu Werbezwecken übermitteln, stellt die Aufsichtsbehörde fest, dass ‚Facebook Custom Audience‘ oftmals nicht in datenschutzrechtlich zulässiger Weise eingesetzt wird, entweder weil Unternehmen keine Ahnung haben, wie diese Trackingverfahren funktionieren, oder sich keine Gedanken darüber machen, welche Vorgaben eigentlich für eine solche Datenverarbeitung gelten (-> Art. 6 Abs. 1, Art. 44 ff, Art. 13 DSGVO, § 7 UWG).
Daher gibt das BayLDA den verantwortlichen Unternehmen in seiner Pressemitteilung Vorgaben an die Hand. Die Aufsichtsbehörde weist zudem darauf hin, dass der Einsatz von ,Facebook Custom Audience‘ zukünftig Gegenstand von Prüfaktionen sein wird und Unternehmen, die dieses Produkt in unzulässiger Weise einsetzen, mit Bußgeldern rechnen müssen: „Unternehmen, die (…) nicht wissen, wie solche Werbetools tatsächlich funktionieren, können auch ihre Nutzer nicht richtig informieren. Wer das nicht kann, darf eben solche Tools nicht einsetzen. (…) Adressat (…) eines Bußgeldbescheides [ist] nicht Facebook, sondern das jeweilige Unternehmen, das dieses Werbemittel unzulässig einsetzt.“
Lisa Benjowski
Informationsjuristin (LL.B.), Consultant für Datenschutz
Die technischen Möglichkeiten, miteinander zu kommunizieren, ohne dabei im gleichen Raum oder sogar im gleichen Land zu sein, nehmen in der heutigen Zeit immer stärker zu. Dabei ist die Videotelefonie eine jener Methoden, welche eine schnelle und dennoch auch persönliche Kommunikation ermöglichen.
Diese Möglichkeit nutzen Unternehmen bereits in vielen Bereichen. Insbesondere werden zunehmend Bewerbungsgespräche über den Online-Dienst Skype abgehalten, anstatt den potentiellen Kandidaten vor Ort zu empfangen. Dies erspart Arbeitgeber und Bewerbern Zeit und Kosten.
Zum Einsatz von Skype im Bewerberauswahlverfahren hat sich die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit in ihrem aktuellen Jahresbericht geäußert. So werden bei einem Bewerbungsgespräch über den Online-Dienst Skype nicht nur die für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlichen personenbezogenen Daten verarbeitet, sondern darüber hinaus sowohl Bild- als auch Tonaufnahmen erhoben und etwaige Chatprotokolle sowie sonstige Nutzungsdaten für 90 Tage gespeichert. Gleichzeitig werden die Daten an die Microsoft Corporation und damit an einen Dritten übermittelt, womit ebenso eine Datenübermittlung in Drittstaaten verbunden ist. Die dabei notwendigen Einwilligungen der Bewerber für eine solche Datenverarbeitung lassen sich auch nicht wirksam einholen, da das Kriterium der Freiwilligkeit nur unzureichend erfüllt sei. Daher wird vom Einsatz des Online-Dienstes Skype abgeraten.
Leider wird dabei von der Aufsichtsbehörde unberücksichtigt gelassen, ob und wenn ja, welche Änderungen sich in dieser Bewertung ergäben, wenn Skype for Business eingesetzt und die Microsoft Corporation als Auftragsverarbeiter des Arbeitgebers tätig wird, ob durch deren Privacy Shield-Zertifizierung die Rechte der betroffenen Personen nicht doch ausreichend gewahrt und diese hinreichend informiert würden und unter welchen Voraussetzungen eine Einwilligung der Bewerber dennoch wirksam eingeholt werden könnte.
Lisa Benjowski
Informationsjuristin (LL.B.), Consultant für Datenschutz
Sofern die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Einwilligung der betroffenen Person gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO beruht, sind folgende Punkte für das Vorliegen einer wirksamen Einwilligungserklärung zu beachten:
- Form: Ausdrückliche Erklärung (durch Originalunterschrift) oder zumindest unmissverständliche Handlung, die auch durch Mausklick oder per E-Mail erfolgen kann (z.B. Double-Opt-In-Verfahren).
- Die Beweispflicht, dass eine Einwilligung vorliegt, trifft den Verantwortlichen.
- Die Einwilligung muss gemäß Art. 7 Abs. 4 DSGVO auf der freien Entscheidung (= freiwillig, ohne Zwang) der betroffenen Person beruhen.
- Einwilligungen sind unwirksam, wenn ein klares Ungleichgewicht zwischen dem Verantwortlichen und dem Betroffenen besteht.
- Die betroffene Person muss sich zudem der Tragweite ihrer Einwilligung bewusst sein; dies kann sie nur, wenn sie vollständig informiert ist, was mit ihren personenbezogenen Daten geschieht, und in Kenntnis gesetzt wird von ihrem Recht auf Widerruf ihrer Einwilligung.
- Wird die Einwilligung zusammen mit anderen Erklärungen abgegeben (z.B. in den AGB), muss sie drucktechnisch hervorgehoben (z.B. Fettdruck, Einrahmung) werden.
- Sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden sollen, muss sich die Einwilligung explizit auf diese Art der Daten beziehen gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO („ausdrücklich eingewilligt“).
- Das Alter der betroffenen Person, die in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einwilligt, muss mindestens 16 Jahre betragen (vgl. Art. 8 Abs. 1 S. 1 DSGVO).
- Die Anforderungen an eine Einwilligung eines Minderjährigen in die Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft bestimmt sich nach Art. 8 Abs. 1 DSGVO.
- Sofern die Datenübermittlung in Drittstaaten ohne angemessenes Datenschutzniveau auf einer Einwilligung beruht, bestehen zusätzliche Anforderungen, Art. 49 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
S. Kieselmann
Beraterin für Datenschutz
Dipl.sc.pol.Univ.