Ein Grundsatz des Datenschutzes ist es, dass personenbezogene Daten irgendwann auch wieder gelöscht werden müssen.
Unternehmen sind daher grundsätzlich verpflichtet, die bei ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Zweckwegfall bzw. nach Ablauf sich daran anschließender Aufbewahrungsfristen zu löschen (Grundsatz der Speicherbegrenzung, „Recht auf Vergessenwerden“).
Gerade bei Einsatz von Datenverarbeitungssystemen ist dies jedoch nicht immer so einfach, da man auf die Funktionen, die der Hersteller zur Löschung bereitstellt oder eben nicht bereitgestellt hat, angewiesen ist. Selbst wenn eine solche Löschfunktion vorhanden ist, bedeutet das noch nicht, dass die Daten dann auch gelöscht sind i.S.e. irreversiblen Entfernung der Daten vom Datenträger (Festplatte, Speicherchip etc.).
Unternehmen können sich auch nicht darauf berufen, dass die Löschung aufgrund technischer Gründe unmöglich oder aufgrund des Aufwands einer entsprechenden Nachrüstung unzumutbar ist. Gemäß § 35 BDSG-Neu kann die Pflicht zur Löschung zwar entfallen, wenn dies mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand verbunden ist. Dies gilt jedoch nur im Fall einer nicht-automatisierten Datenverarbeitung.
Daher dürfen Unternehmen nur solche Technik einsetzen, die eine datenschutzgerechte Löschung durch entsprechende Funktionalitäten erlaubt (Grundsatz von Privacy by Design). Die Pflicht zur Löschung und zur Einhaltung von Privacy by Design trifft eben denjenigen, der die Technik einsetzt und damit personenbezogene Daten verarbeitet.
Die Landesbeauftragte für Datenschutz in Schleswig-Holstein (ULD) hätte sich zwar „gewünscht, dass die Datenschutz-Grundverordnung auch die Hersteller unmittelbar zu eingebautem Datenschutz verpflichtet“, aber dies sei „immerhin für die kommende europäische e-Privacy-Verordnung so geplant“ (vgl. unter https://www.datenschutzzentrum.de/artikel/1208-Datenschutz-einbauen!-Appell-an-die-Hersteller-und-Betreiber-am-Safer-Internet-Day.html).
Man kann nur hoffen, dass Produkte, deren Einsatz Bußgelder auslösen können (Art. 83 Abs. 4 lit. a), Abs. 5 lit. a), b) DSGVO), sich zukünftig schwerer verkaufen lassen. Denn nur somit lässt sich derzeit überhaupt Druck auf Hersteller und Entwickler aufbauen, wenn sie den Markt der Europäischen Union auch weiterhin beliefern möchten.
S. Kieselmann
Beraterin für Datenschutz
Dipl.sc.pol.Univ.
Wohnungsmangel ist v.a. in vielen großen Städten Realität. Immobilienmakler können daher unter einer Vielzahl von Interessenten auswählen, von denen sie eine Menge personenbezogener Daten anfordern (z.B. Namensangaben, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Anschrift, Familienstand, Angaben zum bestehenden Arbeitsverhältnis), u.a. auch sensible Daten, wie Personalausweisdaten sowie Angaben zu Vermögensverhältnissen (z.B. Lohn-und Gehaltsnachweise, Schufa-Auskunft).
Der Datenschutzgrundsatz der Datenminimierung ist für die meisten Immobilienmakler dabei anscheinend kein Thema. So hat das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht in einer Prüfaktion bei 86 Immobilienmaklern, veranlasst durch die anhaltenden Beschwerden betroffener Personen, festgestellt, dass „bei fast allen geprüften Maklern (…) erheblicher Handlungsbedarf bezüglich des Umfangs der erhobenen personenbezogenen Daten“ besteht (siehe Tätigkeitsbericht 2015/2016, S. 22, abrufbar unter https://www.lda.bayern.de/media/baylda_report_07.pdf).
Über die Kontakt- und Selbstauskunftsformulare müssen die Interessenten oftmals ihre Daten in vollem Umfang preisgeben, bevor konkrete vertragliche Verhandlungen überhaupt stattfinden – nach dem Motto, wer sich nicht transparent macht, bekommt schon gar keinen Besichtigungstermin. Insbesondere die Anforderung von Personalausweiskopien wird hierbei von den Aufsichtsbehörden bemängelt, zumal eine automatisierte Speicherung der Ausweisdaten bereits nach dem PAuswG unzulässig ist. In Kombination mit Defiziten bei der Datensicherheit und Datenlöschung drohen der Immobilien-Branche empfindliche Geldbußen ab dem 25.05.2018, wenn die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verbindlich wird. Daher sollten auch Immobilienmakler die verbleibende Zeit nutzen, ihre Prozesse zur Datenerhebung und -verarbeitung an datenschutzrechtliche und datensicherheitstechnische Vorgaben anzupassen.
S. Kieselmann
Beraterin für Datenschutz
Dipl.sc.pol.Univ.