Phishing-Mails können gerade im geschäftlichen Alltag großen Schaden anrichten und spielen auch im Datenschutz eine große Rolle.
Woran Sie sofort erkennen, ob es sich um ein Original oder um Betrug handelt, wollen wir Ihnen mit dem folgenden Blogbeitrag näherbringen:
In der Regel sieht man schon an einfachen Dingen, dass die E-Mail gefälscht wurde.
- Der Betreff passt nicht, die Anrede ist unpersönlich oder nicht wie gewohnt.
- Die Rechtschreibung ist häufig fehlerhaft, Umlaute werden nicht richtig wiedergegeben, oder der Satzbau ist untypisch.
- Bei einer persönlichen Anrede wird oft der Vor- und Nachname benutzt oder ein falsches Geschlecht.
Manche E-Mails kopieren das Layout und das Corporate Design des Unternehmens und des Absenders aber so perfekt, dass man nur schwer unterscheiden kann ob die E-Mail nun ein Original ist oder nicht.
Aber auch in diesen Fällen können Sie einen Betrug erkennen. Folgende Dinge sind bei allen Phishing-Mails identisch:
1. Sehr dringender Handlungsbedarf
Die E-Mails möchten Sie zu einem schnellstmöglichen Tätigwerden zwingen, um unangenehme Konsequenzen zu vermeiden.
2. Konsequenzen
Wenn Sie nicht sofort handeln, drohen hohe Strafen, Bußgelder oder Ähnliches für Sie oder das Unternehmen.
3. Links oder Anhänge
Sie werden in der Regel aufgefordert, einen Link zu nutzen oder einen Anhang zu öffnen, um Gebühren, Strafen oder sonstige unangenehme Dinge zu vermeiden.
Sie haben bereits auf einen Link geklickt oder den Anhang geöffnet und im schlimmsten Fall bereits Daten weitergeben?
In diesem Fall kontaktieren Sie unverzüglich Ihre IT-Abteilung und den Datenschutzbeauftragten.
Geben Sie Acht. Gerade in Stresssituationen macht man Fehler, die einen großen Schaden für Sie und für Ihren Arbeitgeber bedeuten können.
Dr. Bettina Kraft
Teamleitung und Senior Consultant für Datenschutz
Volljuristin
Datenpannen sind in der Regel nach Art. 33 Abs. 1 Satz 1 DSGVO meldepflichtig, es sei denn, sie führen voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person. Eine meldepflichtige Datenpanne muss vom Verantwortlichen innerhalb von 72 Stunden nach dessen Bekanntwerden an die zuständige Aufsichtsbehörde gemeldet werden.
Oft stellt sich jedoch die Frage: Ab wann wird eine Datenpanne dem Verantwortlichen überhaupt bekannt?
Mehrere Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit haben sich mittlerweile zu dieser Frage geäußert.
Der Landesbeauftragte in Bayern hat sich zur Kenntniszurechnung in Behörden geäußert. Nach dessen Ansicht wird das meldepflichtige Ereignis jedenfalls dann bekannt, wenn bestimmte Funktionseinheiten bzw. bestimmte Funktionsträger Kenntnis von dem in Rede stehenden Vorfall erlangen. Klargestellt wurde, dass dem Verantwortlichen nicht das Wissen des behördlichen Datenschutzbeauftragten zuzurechnen ist.
Der Landesbeauftragte in Hamburg vertritt die Ansicht, dass es für die Kenntnis bereits genügt, dass eine beliebige Person im Unternehmen oder der Behörde Kenntnis von dem Vorfall erlangt.
Nach Ansicht der Landesbeauftragten des Saarlandes begründet die positive Kenntnisnahme der Datenschutzverletzung durch den Verantwortlichen den Fristbeginn für die 72 Stunden. Dem Verantwortlichen ist dabei die Kenntnis desjenigen Mitarbeiters/derjenigen Mitarbeiterin zuzurechnen, der/die nach der internen Organisation für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich ist oder von dem dies aufgrund seiner Stellung im Unternehmen erwartet werden kann.
Kenntnis gilt folglich eher früher als erlangt als später. Darauf sollten sich die Unternehmen einstellen. Folgt man der strengeren Ansicht aus Hamburg, so kann die Kenntnis eines jeden Mitarbeiters ausreichen, um die Frist in Gang zu setzen. Schaffen Sie also in Ihrem Unternehmen immer ein ausreichendes Risikobewusstsein bei allen Ihren Mitarbeitern im Umgang mit Daten und Datenpannen.
Dr. Bettina Kraft
Teamleitung und Senior Consultant für Datenschutz
Volljuristin
Die Datenschutzbehörde in Baden-Württemberg erließ heute ein Bußgeld gegen die AOK Baden-Württemberg in Höhe von 1,24 Mio Euro wegen rechtswidriger Datenverarbeitung beim Direktmarketing und unzureichender technischer und organisatorischer Maßnahmen.
Die AOK Baden-Württemberg veranstaltete u.a. mehrere Online-Gewinnspiele und erhob dabei personenbezogene Daten der Gewinnspielteilnehmer sowie deren aktuelle Krankenkassenzugehörigkeit. Dabei wurden Daten von mehr als 500 Gewinnspielteilnehmern ohne deren Einwilligung zu Werbezwecken verwendet.
Dabei stellte die Datenschutzaufsichtsbehörde klar, dass sowohl die aktuelle Situation als auch die umfangreichen internen Überprüfungen und Anpassungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie die konstruktive Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde bei der Festsetzung des Bußgeldes positiv ins Gewicht fielen.
Man darf aber auch in Zeiten von Corona nicht vergessen, dass der Datenschutzbeauftragte im Unternehmen eine wichtige Stellung einnimmt, die gerade in Zeiten des dezentralen Arbeitens nicht vernachlässigt werden darf. Auch darauf wies die Aufsichtsbehörde noch einmal explizit hin.
Dr. Bettina Kraft
Teamleitung und Senior Consultant für Datenschutz
Volljuristin
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Während der Arbeit in der Corona-Krise müssen oft viele Informationen schnell ausgetauscht werden. Dazu kommt, dass viele Mitarbeiter im Home Office arbeiten und die Umstellung darauf unter Umständen sehr schnell erfolgte. Das erhöht die Gefahr einer Datenschutzverletzung, d.h. von Vernichtung, Verlust, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugang zu personenbezogenen Daten.
Allgemein gilt: Sie sollten immer gewissenhaft mit personenbezogenen Daten wie beispielsweise Namen und Adressen umgehen. Seien Sie besonders vorsichtig beim Umgang mit sensiblen Daten wie Gesundheitsdaten, Daten über politische Meinungen oder zu religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen.
Hier sind noch einige organisatorische Tipps, die Ihnen dabei helfen sollen personenbezogene Daten zu schützen und Datenschutzverletzungen zu vermeiden:
Bei der Arbeit im Home Office sollte folgendes beachtet werden:
Sollte es dennoch zu einer Datenschutzverletzung kommen, melden Sie diese unverzüglich Ihrem Datenschutzbeauftragen, damit dieser eine Risikoabwägung durchführen kann und ggf. eine Meldung der Datenschutzverletzung innerhalb der Frist des Art. 33 DSGVO an die Aufsichtsbehörde erfolgen kann.
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Working during the corona crisis, a lot of information often has to be exchanged quickly. In addition, many employees now work from home and the transition to it may have taken place very quickly. This increases the risk of a data breach, i.e. the accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure of, or access to, personal data.
In general, you should always handle personal data such as names and addresses conscientiously. Be especially careful when handling sensitive data such as health data, data on political opinions or on religious or ideological beliefs.
Here are some organizational tips to help you protect personal data and prevent data protection violations:
The following should be observed when working in the home office:
Should a data breach occur nevertheless, please report it immediately to your data protection officer so that he can weigh up the risks and, if necessary, report the data breach to the supervisory authority within the period stipulated in Art. 33 GDPR.
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Julia Eisenacher
Juristin (Univ.)
Consultant für Datenschutz
Die Niederländische Datenschutzbehörde hat gegen den Tennisclub KNLTB ein Bußgeld in Höhe von 525.000 Euro verhängt, weil dieser Daten seiner Mitglieder an Sponsoren verkauft hat.
Ein Sponsor erhielt ca. 50.000 Datensätze, ein anderer Sponsor sogar ca. 300.000 Datensätze. Übermittelt wurden u.a. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Geschlecht, Telefon- und Handynummer und Geburtsdatum der Mitglieder. Einige Monate vor der Weitergabe der Daten, kündigte der Tennisclub seinen Mitgliedern dies in seinem Newsletter und auf der Webseite an und wies darauf hin, dass die Mitglieder der Weitergabe widersprechen können.
Daraufhin wurden die Mitglieder postalisch und in ca. 40.000 Fällen auch telefonisch vom Sponsor kontaktiert.
Der Tennisclub rechtfertigte die Weitergabe der Daten damit, dass dies einen Mehrwert für die Mitglieder schaffen sollte (z.B. in Form von tennisbezogenen und anderen Angeboten) und dadurch außerdem die sinkenden Einnahmen wegen rückläufiger Mitgliederzahlen ausgeglichen werden sollten.
Dies erkannte die Niederländische Datenschutzbehörde nicht als ausreichend an, sondern sah darin eine unerlaubte Weitergabe von Daten und damit ein Verstoß gegen die DSGVO. Die Datenschutzbehörde wertete die Handlungen des Tennisclubs als schweren Verstoß. Der Tennisclub habe sich insbesondere nicht ausreichend informiert.
Die Entscheidung ist noch nicht rechtskräftig, der Tennisclub hat bereits angekündigt, Rechtsmittel einlegen zu wollen.
Die Weitergabe von Daten bedarf immer einer rechtlichen Grundlage gemäß Art. 6 DSGVO. Als eine solche kommt vorliegend lediglich eine Einwilligung in Betracht, die jedoch ausdrücklich, informiert und freiwillig erteilt werden muss. Ein bloßer Hinweis auf ein bestehendes Widerspruchsrecht, das aktiv ausgeübt werden muss, weil ansonsten das Schweigen als Einwilligung gewertet wird, ist nicht ausreichend und zulässig!
Ein weiteres Beispiel, dass uns zeigt, dass die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung immer sorgfältig abgewogen werden muss. Binden Sie vor solchen Aktionen immer Ihren Datenschutzbeauftragten mit ein, um hier auf der sicheren Seite zu sein.
Julia Eisenacher
Juristin (Univ.)
Consultant für Datenschutz
Videokonferenzdienste erfreuen sich zur Zeit zunehmender Beliebtheit. Sie können helfen, gewohnte Arbeitsabläufe während der angeordneten Kontaktsperren aufrechtzuerhalten. Nicht alle Lösungen sind jedoch für den geschäftlichen Einsatz empfehlenswert.
Wir hatten bereits über den US-amerikanischen Anbieter Zoom berichtet. Wie sich nun herausstellt, wurden Zugangsdaten für hunderttausende Zoom-Accounts zum Kauf im Darknet angeboten. Dies berichten Mitarbeiter der IT-Sicherheitsfirma Cyble, die dort rund 530.000 Datensätze ankaufte. Laut Cyble bestehen die Datensätze aus E-Mail-Adressen, Passwörtern im Klartext sowie teilweise aus Meeting-URL und dem Zoom-Host-Key. Der Kaufpreis pro Satz soll weniger als einen US-Cent pro Stück betragen. Die Authentizität der Datensätze wurde nach Angaben von Cyble überprüft.
Das Raumfahrtunternehmen des Tesla-Gründers Elon Musk, SpaceX, hat sich ebenso wie die NASA frühzeitig entschieden, seinen Mitarbeitern die Verwendung von Zoom zu untersagen. Google hat sich mittlerweile ebenfalls entschieden, Zoom auf seinen Arbeitsrechnern zu blockieren. Zoom hatte bereits vor einer Woche den Ex-Sicherheitschef von Facebook engagiert, um die Probleme bei Datenschutz und Datensicherheit in den Griff zu bekommen.
Nicht alle Videokonferenzdienste sind unsicher. Achten Sie vor allem auf ausreichende Verschlüsselung und Verifikation der Nutzer bei der Anmeldung im Konferenzraum. Nicht alles, was kostenlos und nutzerfreundlich ist, erfüllt auch die Sicherheitsstandards für den kommerziellen Gebrauch.
Weiterhin gilt: Sprechen Sie möglichst vor der Einführung neuer Software mit Ihrem Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragten! Nur auf diesem Weg erhalten Sie eine kompetente und unabhängige Einschätzung der Risiken von Datenverarbeitungsprozessen. Außerdem kann eine bestehende Lösung bei Bedarf besser abgesichert werden.
Florian S.
Justiziar | M.A.
Consultant für Datenschutz
Wir hatten bereits in unserem Blogbeitrag im Juli 2019 darüber berichtet und seit November 2019 ist es auch „amtlich“: Unternehmen müssen erst ab 20 Mitarbeitern, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, einen Datenschutzbeauftragten benennen.
Seit dem 26.11.2019 ist der neue § 38 Abs. 1 S. 1 BDSG in Kraft getreten.
Natürlich müssen Unternehmen auch ohne einen Datenschutzbeauftragten ihren Pflichten aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vollständig nachkommen.
Die Anzahl der Personen spielt aber auch weiterhin keine Rolle, wenn Unternehmen
- Verarbeitungen personenbezogener Daten vornehmen, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung bedürfen (§ 38 Abs. 1 S. 2 BDSG)
oder
- personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung verarbeiten (§ 38 Abs. 1 S. 2 BDSG).
In diesen Fällen muss ein Datenschutzbeauftragter weiterhin benannt werden.
S. Kieselmann
Senior Consultant Datenschutz
Dipl.sc.pol.Univ.
Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit hat ein Bußgeld in bis zu zweistelliger Millionenhöhe wegen Verstößen gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) angekündigt. Aus rechtlichen Gründen im laufenden Verfahren konnte die Sprecherin der Berliner Datenschutzbeauftragten jedoch nicht sagen, um welches Unternehmen es sich handelt.
Erst kürzlich hat die Berliner Datenschutzbeauftragte gegen ein ebenfalls nicht genanntes Unternehmen zwei Bußgelder in Höhe von insgesamt 200.000 Euro verhängt.
Bislang wurden durch die Datenschutzbeauftragten der Länder deutlich geringere Bußgelder erlassen. Die bislang höchsten Bußgelder wurden in Baden-Württemberg (80.000 Euro) und Berlin (50.000 Euro) verhängt. In Baden-Württemberg waren Gesundheitsdaten betroffen, in Berlin hatte eine Online-Bank unbefugt Daten ehemaliger Kunden verarbeitet.
Vielen Unternehmen ist gar nicht klar, welche Verstöße gegen die DSGVO überhaupt bußgeldbewehrt sind. Dies ist im Bußgeldkatalog der Art. 83 Abs. 4-6 DSGVO geregelt.
Art. 83 Abs. 4 DSGVO sieht ein Bußgeld in Höhe von bis zu 10 Millionen Euro oder 2% des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres eines Unternehmens vor. Entscheidend ist dabei der höhere von beiden Beträgen. Ein solches Bußgeld kommt u.a. bei den folgenden Verstößen in Betracht:
- Nichtvorhandensein datenschutzfreundlicher Technikgestaltung und Voreinstellungen
- Fehlen von Joint-Control- oder Auftragsverarbeitungsverträgen
- Fehlendes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
- Mangelnde Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde
- Unzureichende technische und organisatorische Maßnahmen
- Unterlassene Meldungen von Datenschutzverletzungen
- Nicht durchgeführte Datenschutz-Folgenabschätzung
- Fehlende Bennenung eines Datenschutzbeauftragten und fehlende Veröffentlichung der Kontaktdaten und Meldung an die Aufsichtsbehörde
Art. 83 Abs. 5 DSGVO gibt einen Bußgeldrahmen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres eines Unternehmens vor, wobei auch hier der höhere Betrag entscheidend ist. Ein solches Bußgeld kommt u.a. bei den folgenden Verstößen in Betracht:
- Nichteinhaltung der Grundsätze der Verarbeitung (Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Datenrichtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit)
- Nichteinholen einer erforderlichen Einwilligung
- Verstoß gegen die Rechte der betroffenen Personen (Informationspflichten, Recht auf Auskunft, Datenübertragung, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruchsrecht)
- Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger in Drittländer
- Nichtbefolgung einer Anweisung der Aufsichtsbehörde
Die Höhe des Bußgeldes orientiert sich u.a. nach den folgenden Kriterien:
- Art, Schwere und Dauer des Verstoßes (berücksichtigt wird Art, Umfang oder Zweck der Verarbeitung, Zahl der betroffenen Personen, Ausmaß des erlittenen Schadens)
- Vorsätzlichkeit oder Fahrlässigkeit des Verstoßes
- Maßnahmen zur Minderung des den betroffenen Personen entstandenen Schadens
- Grad der Verantwortlichkeit unter Berücksichtigung der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen
- Frühere Verstöße
- Umfang der Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde
- Kategorieren betroffenener personenbezogener Daten
- Art und Weise, wie der Verstoß der Aufsichtsbehörde bekannt wurde
- Einhaltung der in Bezug auf denselben Gegenstand bereits angeordneten Maßnahmen
Die Einhaltung der Vorschriften der DSGVO ist daher zur Vermeidung von Bußgeldern unerlässlich.
Julia Eisenacher
Juristin (Univ.)
Consultant für Datenschutz
Auch interne Datenschutzbeauftragte müssen den Verantwortlichen in datenschutzrechtlicher Sicht beraten, prüfen und überwachen. Diese Aufgaben können sie nur wahrnehmen, wenn sie zum einen die gesetzlich vorgeschriebene Fachkunde haben, und zum anderen muss sichergestellt werden, dass sie sich nicht selbst überprüfen müssen.
Ein interner Datenschutzbeauftragter, der ein Mitarbeiter des Unternehmens ist, darf nicht auch in anderen datenschutzrelevanten Fachbereichen für das Unternehmen tätig sein. Aufsichtsbehörden haben bereits die Bestellung eines IT-Leiters zum Datenschutzbeauftragten gerügt. Dasselbe dürfte auch für Compliance-Beauftragte und Leiter der Rechtsabteilung gelten. Es sollte aufgrund der erhöhten Bußgelder, die auf Basis der Datenschutzgrundverordnung fällig werden können, geprüft werden, ob der intern bestellte Datenschutzbeauftragte seine datenschutzrechtlichen Aufgaben auch wirksam erledigen kann und darf.
Dr. Bettina Kraft
Teamleitung und Senior Consultant für Datenschutz
Volljuristin
Auch in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten für nicht-öffentliche Stellen in Art. 37 Abs. 1 lit. b) und c) DSGVO für folgende Fälle vorgesehen:
- Die Kerntätigkeit des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters besteht in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen, welche aufgrund ihrer Art, ihres Umfangs und/oder ihrer Zwecke eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen erforderlich machen.
- Die Kerntätigkeit des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters besteht in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten i.S.v. Art. 9 Abs. 1 DSGVO oder personenbezogener Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten gemäß Art. 10 DSGVO.
Allerdings sieht Art. 37 Abs. 4, S.1, 2. HS DSGVO eine Öffnungsklausel vor. Danach kann der nationale Gesetzgeber weitere Tatbestände vorsehen, die zu einer Bestellpflicht führen: „In anderen als den in Absatz 1 genannten Fällen können der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter (…) einen Datenschutzbeauftragten benennen; falls dies nach dem Recht (…) der Mitgliedstaaten vorgeschrieben ist, müssen sie einen solchen benennen.“
Dies hat der deutsche Gesetzgeber getan, und zwar für nicht-öffentliche Stellen in § 38 BDSG-Neu. Ergänzend zu Art. 37 Abs. 1 lit. b) und c) DSGVO gilt gemäß § 38 Abs. 1 BDSG-Neu eine Bestellpflicht für folgende Fälle:
- Der Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter beschäftigt in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten (§ 38 Abs. 1 S. 1 BDSG-Neu).
- Der Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter nimmt Verarbeitungen personenbezogener Daten vor, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung i.S.v. Art. 35 DSGVO unterliegen (§ 38 Abs. 1 S. 2 BDSG-Neu); dabei ist es unerheblich, wie viele Personen mit der Datenverarbeitung beschäftigt sind.
- Der Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung (§ 38 Abs. 1 S. 2 BDSG-Neu); hier spielt die Anzahl der Personen, die mit der Datenverarbeitung beschäftigt sind, ebenfalls keine Rolle.
Der Verstoß gegen die Pflichten aus Art. 37 DSGVO ist gemäß Art. 83 Abs. 4 lit. a) DSGVO bußgeldbewehrt.
S. Kieselmann
Beraterin für Datenschutz
Dipl.sc.pol.Univ.