Die Mitglieder des Betriebsrats haben Zugriff auf äußerst sensible Unternehmens- und Mitarbeiterdaten. Wir wollen im Folgenden ein paar Maßnahmen aufzeigen, die die Vertraulichkeit hinsichtlich dieser Daten unterstützen.
Wer ist für die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Betriebsrats verantwortlich?
Obwohl es umstritten ist, wer als datenschutzrechtlich „Verantwortlicher“ im Sinne des BDSG für die personenbezogenen Daten im Herrschaftsbereich des Betriebsrats anzusehen ist, dürfte klar sein, dass der Betriebsrat zumindest dafür selbst verantwortlich ist, wie seine Mitglieder mit den Vertraulichkeitserfordernissen umgehen. Das Unternehmen weiß naturgemäß nicht, welche Betriebsratsmitglieder mit welchen Sachverhalten betraut sind, denn diese Maßnahmen unterliegen der Selbstorganisation des Betriebsrats. Daher muss sich der Betriebsrat auch zwingend selbst mit den Maßnahmen, die erforderlich sind um die Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten, auseinandersetzen. So kommt auch das zitierte Urteil zu dem Schluss, dass der Betriebsrat unter Beachtung der Datenschutzbestimmungen und des technisch Möglichen die Ausgestaltung der Art und Weise der Einsichtsmöglichkeit zu gestalten hat.
Konkrete Maßnahmen
Bezüglich der konkreten Maßnahmen sollte sich der Betriebsrat an den Vorgaben für die Personalabteilung orientieren. Insbesondere gilt:
- Betriebsratsunterlagen müssen gegen unbefugte Einsichtnahme geschützt werden. Dies gilt sowohl für Unterlagen in Papierform wie für Dateien bzw. deren Anzeige z.B. auf Bildschirmen.
- Betriebsratsunterlagen, die nicht unmittelbar benötigt werden, sind daher in abgeschlossenen Schränken aufbewahren, in der Regel im Betriebsratsbüro.
- Datenschutzbehälter oder angemessene Shredder müssen zur Entsorgung bereitgestellt und durch die Betriebsratsmitglieder verwendet werden.
- In Großraumbüros (von nicht freigestellten Betriebsratsmitgliedern) sollten die Betriebsratsmitglieder außerdem folgendes beachten:
- Bildschirme und Unterlagen so stellen und ablegen, dass nicht jeder und vor allem keine Besucher (Kollegen) Einblick haben
- Bildschirmschutz bei Verlassen des Arbeitsplatzes aktivieren
- Sichtschutzfolie verwenden, falls der Arbeitsplatz/Bildschirm nicht anders geschützt werden kann.
Die entsprechenden finanziellen Mittel müssen durch den Arbeitgeber gem. § 40 Abs. 2 BetrVG bereitgestellt werden.
Kommen Sie gerne auf uns zu, wenn wir Ihnen bei Fragen zum Thema technische und organisatorische Maßnahmen weiterhelfen können.
i.A. des Datenschutzbeauftragten
C. Lürmann
Rechtsanwältin
Consultant für Datenschutz
Am 01.10.2019 erging ein entscheidendes Urteil des EuGH zum Einsatz von Cookies. Der EuGH hat Folgendes dabei klargestellt:
- Das Endgerät des Website-Besuchers und die in diesen Geräten gespeicherten Informationen sind Teil seiner Privatsphäre.
- Die Einwilligung in das Platzieren und Abrufen der Cookies muss durch eine aktive Handlung erfolgen, etwa durch Anklicken eines Kästchens. Der Haken darf nicht bereits voreingestellt sein.
- Der Website-Besucher muss vollständig über die verwendeten Cookies und deren Funktionsweise informiert werden.
Aus dem Urteil ergeben sich folgende Aufgaben für Website-Betreiber:
Cookies überprüfen
Auch wenn es im Urteil nicht explizit erwähnt wird, so dürfen für den Betrieb einer Website technisch notwendige Cookies auch weiterhin ohne Einwilligung eingesetzt werden, bspw. Cookies zur Benutzer-Authentifizierung im Log-In-Bereich einer Website. Für alle anderen - und das dürfte der Großteil der verwendeten Cookies sein - muss die Einwilligung eingeholt werden.
HINWEIS: Es ist notwendig, dass der Betreiber die Funktionsweise der Cookies und etwaige Empfänger kennt. Andernfalls kann er die Website-Besucher nicht ausreichend hierüber in der Datenschutzerklärung informieren.
Einwilligung einholen
Über ein Auswahlmenü muss es den Website-Besuchern möglich sein, die jeweiligen Cookies bzw. Cookie-Kategorien auszuwählen und sich hierüber gezielt zu informieren (u.a. zu den Zwecken, Empfängern und zur Speicherdauer), um dann zu entscheiden, ob sie diese aktivieren möchten oder nicht.
Bis zur Erteilung der Einwilligung oder wenn keine Einwilligung erteilt wird, dürfen die Cookies nicht platziert werden.
Widerruf beachten
Da die Website Besucher ihre erteilte Einwilligung auch jederzeit widerrufen können, sollte eine Widerrufslösung technisch implementiert werden.
Vorgaben der Aufsichtsbehörden umsetzen
Der EuGH hat in seinem Urteil die Auffassung der deutschen Aufsichtsbehörden vom 26. April 2018 bestätigt.
HINWEIS: Die Aufsichtsbehörden verlangen aber nicht nur eine Einwilligung für das Setzen von Cookies, sondern für alle Verfahren, bei denen potentiell Daten und Informationen zu den Website-Besuchern gesammelt werden, ohne dass dies für den Betrieb der Website erforderlich ist, bspw. auch für Verfahren zur Verfolgung der Website-Besucher durch Zählpixel oder Browser-Fingerprinting. Auch diese Verfahren sollten daher in die technische Einwilligungslösung einbezogen werden.
S. Kieselmann
Beraterin für Datenschutz
Die Aufsicht über die Einhaltung der Datenschutzgesetze obliegt in Deutschland den Aufsichtsbehörden der Bundesländer. Zu diesem Zweck sind die Aufsichtsbehörden mit entsprechenden Befugnissen ausgestattet, die es ihnen ermöglicht, die Einhaltung der Datenschutzgesetze u.a. durch Unternehmen zu überprüfen. Dazu gehört auch die Befugnis Unternehmen zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen anzuweisen. Bei mangelnder Kooperation darf die Aufsichtsbehörde dieses Auskunftsverlangen mit einem Zwangsgeld durchsetzen. Dies entschied das VG Mainz am 09.05.2019 (Az. 1 K 760/18.MZ).
Hintergrund war der Folgende: Der Betreiber eines erotischen Tanzlokals hatte im Innen- und Außenbereich des Lokals Videokameras installiert. Der Landesbeauftrage für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz verlangte Auskunft über die Videoüberwachung, insbesondere deren Umfang, und legte dem Betreiber dafür einen Fragekatalog mit 16 Fragen vor. Diesem Auskunftsverlangen kam der Betreiber trotz wiederholter Aufforderung nicht oder nur unzureichend nach. Deshalb verhängte die Aufsichtsbehörde ein Zwangsgeld in Höhe von 5.000 Euro, gegen das der Betreiber Klage erhob.
Das VG Mainz wies die Klage als unbegründet ab. Das Zwangsgeld wurde rechtmäßig verhängt und war auch der Höhe nach angemessen. Die Aufsichtsbehörde hat einen Auskunftsanspruch gegenüber dem Verantwortlichen, dem dieser grundsätzlich nachkommen muss.
Mit diesem Urteil zeigt sich wieder einmal, dass sich eine Kooperation mit den Aufsichtsbehörden auszahlt. Dies vermeidet nicht nur etwaige Zwangsgelder, sondern wird bei Verhängung eines Bußgeldes sicher auch strafmildernd berücksichtigt.
Julia Eisenacher
Juristin (Univ.)
Consultant für Datenschutz
Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit hat ein Bußgeld in bis zu zweistelliger Millionenhöhe wegen Verstößen gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) angekündigt. Aus rechtlichen Gründen im laufenden Verfahren konnte die Sprecherin der Berliner Datenschutzbeauftragten jedoch nicht sagen, um welches Unternehmen es sich handelt.
Erst kürzlich hat die Berliner Datenschutzbeauftragte gegen ein ebenfalls nicht genanntes Unternehmen zwei Bußgelder in Höhe von insgesamt 200.000 Euro verhängt.
Bislang wurden durch die Datenschutzbeauftragten der Länder deutlich geringere Bußgelder erlassen. Die bislang höchsten Bußgelder wurden in Baden-Württemberg (80.000 Euro) und Berlin (50.000 Euro) verhängt. In Baden-Württemberg waren Gesundheitsdaten betroffen, in Berlin hatte eine Online-Bank unbefugt Daten ehemaliger Kunden verarbeitet.
Vielen Unternehmen ist gar nicht klar, welche Verstöße gegen die DSGVO überhaupt bußgeldbewehrt sind. Dies ist im Bußgeldkatalog der Art. 83 Abs. 4-6 DSGVO geregelt.
Art. 83 Abs. 4 DSGVO sieht ein Bußgeld in Höhe von bis zu 10 Millionen Euro oder 2% des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres eines Unternehmens vor. Entscheidend ist dabei der höhere von beiden Beträgen. Ein solches Bußgeld kommt u.a. bei den folgenden Verstößen in Betracht:
- Nichtvorhandensein datenschutzfreundlicher Technikgestaltung und Voreinstellungen
- Fehlen von Joint-Control- oder Auftragsverarbeitungsverträgen
- Fehlendes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
- Mangelnde Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde
- Unzureichende technische und organisatorische Maßnahmen
- Unterlassene Meldungen von Datenschutzverletzungen
- Nicht durchgeführte Datenschutz-Folgenabschätzung
- Fehlende Bennenung eines Datenschutzbeauftragten und fehlende Veröffentlichung der Kontaktdaten und Meldung an die Aufsichtsbehörde
Art. 83 Abs. 5 DSGVO gibt einen Bußgeldrahmen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres eines Unternehmens vor, wobei auch hier der höhere Betrag entscheidend ist. Ein solches Bußgeld kommt u.a. bei den folgenden Verstößen in Betracht:
- Nichteinhaltung der Grundsätze der Verarbeitung (Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Datenrichtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit)
- Nichteinholen einer erforderlichen Einwilligung
- Verstoß gegen die Rechte der betroffenen Personen (Informationspflichten, Recht auf Auskunft, Datenübertragung, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruchsrecht)
- Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger in Drittländer
- Nichtbefolgung einer Anweisung der Aufsichtsbehörde
Die Höhe des Bußgeldes orientiert sich u.a. nach den folgenden Kriterien:
- Art, Schwere und Dauer des Verstoßes (berücksichtigt wird Art, Umfang oder Zweck der Verarbeitung, Zahl der betroffenen Personen, Ausmaß des erlittenen Schadens)
- Vorsätzlichkeit oder Fahrlässigkeit des Verstoßes
- Maßnahmen zur Minderung des den betroffenen Personen entstandenen Schadens
- Grad der Verantwortlichkeit unter Berücksichtigung der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen
- Frühere Verstöße
- Umfang der Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde
- Kategorieren betroffenener personenbezogener Daten
- Art und Weise, wie der Verstoß der Aufsichtsbehörde bekannt wurde
- Einhaltung der in Bezug auf denselben Gegenstand bereits angeordneten Maßnahmen
Die Einhaltung der Vorschriften der DSGVO ist daher zur Vermeidung von Bußgeldern unerlässlich.
Julia Eisenacher
Juristin (Univ.)
Consultant für Datenschutz
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat am 29.07.2019 über die Konsequenzen einer Einbindung des Facebook-Like-Buttons auf der Website entschieden. Seitenbetreiber müssen die Nutzer in diesem Fall informieren und deren Einwilligung einholen.
Schon lange findet man den Like-Button als Social-Media-Plugin auch auf Webseiten außerhalb von Facebook. Die Seitenbesucher können dadurch ihre Meinung kundtun und Inhalte schnell und unkompliziert auf Facebook teilen.
Das Problem am Like-Button ist, dass die Website, auf der er eingebunden ist, Daten an Facebook überträgt – und zwar mit Öffnen der Website und unabhängig davon, ob der Like-Button betätigt wird oder man überhaupt bei Facebook angemeldet oder registriert ist. Zu diesen Daten gehören z.B. die IP-Adresse und Cookies.
Der EuGH hat sich nun mit der Frage beschäftigt, wer für den Like-Button verantwortlich ist, und hat sich – ähnlich wie bei seiner Entscheidung zu Facebook-Fanpage-Betreibern – für eine gemeinsame Verantwortlichkeit von Facebook und dem Webseitenbetreiber entschieden. Denn der Seitenbetreiber und Facebook entscheiden auch gemeinsam über die Mittel und Zwecke des Datentransfers. Dies gilt allerdings nur für die Erhebung und Übermittlung der Daten an Facebook, nicht jedoch für die spätere Datenverarbeitung durch Facebook.
Konsequenz dieses Urteils ist, dass die Webseitenbetreiber die Seitenbesucher hinsichtlich dieser Datenerhebung und -übermittlung informieren und deren Einwilligung diesbezüglich einholen müssen. Dies kann beispielsweise durch ein Pop-Up geschehen, das auf die Datenschutzerklärung verweist und in dem die Seitenbesucher explizit die Social-Media-Funktionen aktivieren können.
Auch andere Anbeiter, wie z.B. Google, Twitter oder Pinterest, bieten solche Social Plugins an. Aufgrund des EuGH-Urteils sollten auch in diesen Fällen die Seitenbesucher entsprechend informiert und deren Einwilligung eingeholt werden. Andere Plugins, die ähnlich funktionieren, z.B. von Werbeanbietern, dürften davon ebenfalls betroffen sein.
Julia Eisenacher
Juristin (Univ.)
Consultant für Datenschutz