Steuerberater mit Mandat unterliegen dem Berufsgeheimnis, sind in Ausübung ihrer Tätigkeit weisungsunabhängig und agieren eigenverantwortlich. Die Verarbeitung personenbezogener Daten, die ihnen von ihren Mandanten übermittelt werden, ist dabei lediglich ein unvermeidliches Beiwerk ihrer Tätigkeit. Daher wurde in der Vergangenheit mehrheitlich die Ansicht vertreten, dass ein Steuerberater kein Auftragsverarbeiter sei.
Die Aufsichtsbehörden in Hessen, Baden-Württemberg und NRW (u.a. LfDI BW: 34. Tätigkeitsbericht 2018, S. 57 f) sehen dies nun aber anders, zumindest wenn es um die Verarbeitung von Beschäftigtendaten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung geht: Soweit ein Steuerberater für ein Unternehmen die Gehaltsabrechnung vornimmt, ist für diese Dienstleistung ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abzuschließen. Unabhängig davon ob ein entsprechendes Mandat besteht.
Sie als Unternehmen sollten folglich dahingehend agieren, dass Sie für die oben genannten Fälle zeitnah einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Ihrem Steuerberater abschließen.
S. Kieselmann
Beraterin für Datenschutz
Dipl.sc.pol.Univ.
Die Abstimmung im britischen Unterhaus am 27.03.2019 hat weiterhin keine Klarheit darüber gebracht, ob und wenn ja, wie der Brexit am 12.04.2019 oder ggf. zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt.
Ein „harter“ Brexit, d.h. ohne entsprechendes Austrittsabkommen mit der EU, würde das Vereinigte Königreich (UK) daher automatisch zu einem Drittstaat i.S.v. § 1 Abs. 6 BDSG, Art. 44 ff. DSGVO machen. Einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, dass UK ein Drittstaat mit einem angemessenen Datenschutzniveau sei, gibt es jedoch derzeit nicht.
Unternehmen, welche Auftragsverarbeiter in UK beauftragen, personenbezogene Daten mit dort ansässigen Konzerngesellschaften austauschen oder an sonstige Stellen übermitteln, sollten daher Vorkehrungen für den Fall eines ungeregelten Austritts treffen: Denn sie müssen dann zusätzlich die Art. 44 ff DSGVO beachten und die Datenübermittlungen in Drittstaaten absichern.
Einige Aufsichtsbehörden (z.B. Bayern und Sachsen-Anhalt), der Europäische Datenschutzausschuss sowie die Datenschutzkonferenz (DSK, ein Gremium der unabhängigen deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder) haben hierzu Mitteilungen herausgegeben, welche Instrumente hierfür zur Verfügung stehen:
- Insbesondere wird der Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln mit dem britischen Datenimporteur empfohlen (Art. 46 Abs. 2 lit. c), d) DSGVO). Welche Standardvertragsklauseln abzuschließen sind, bestimmt sich danach, ob der britische Datenimporteur Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter ist.
- Unternehmen können sich auch auf die Ausnahmeregelungen in Art. 49 Abs. 1 a), b), c), e) DSGVO stützen, bspw. die Einwilligung der betroffenen Personen einholen; dies setzt jedoch voraus, dass solche Datenübermittlungen nur gelegentlich und nicht regelmäßig erfolgen.
Verbindliche, unternehmensinterne Datenschutzvorschriften („BCRs“) oder Verhaltenskodizes & Zertifizierungsmechanismen sind keine sehr praktikablen Instrumente, angesichts der Kürze der Zeit.
Sollte es zu einem "harten" Brexit kommen, gilt es daher Einiges in Sachen Datenschutz zu beachten.
Wir halten Sie auf dem Laufenden.
S. Kieselmann
Beraterin für Datenschutz
Dipl.sc.pol.Univ.
Unternehmen setzen oftmals Dienstleister ein (z.B. IT-Dienstleister, Fachentsorger, etc.), die personenbezogene Daten im Auftrag für den Verantwortlichen verarbeiten und dabei nur weisungsgebunden mit diesen Daten umgehen dürfen.
Zur Absicherung dieser Auftragsverarbeitung muss zwischen dem Unternehmen (Verantwortlicher) und dem Dienstleister (Auftragsverarbeiter) ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen werden. Dieser Vertrag muss den Vorgaben von Art. 28 Abs. 3 DSGVO entsprechen. U.a. müssen die Unterstützungspflichten des Dienstleisters gegenüber dem Verantwortlichen dort geregelt sein:
- Unterstützung bei der Erfüllung der Informationspflichten aus Art. 13, 14 DSGVO.
- Unterstützung bei der Wahrung der Rechte der betroffenen Personen aus Art. 15 ff DSGVO
- Unverzügliche Mitteilung, wenn eine Weisung des Auftraggebers gegen DSGVO oder sonstige Datenschutzbestimmungen verstößt
- Unverzügliche Mitteilung einer Datenschutzverletzung
- Unterstützung bei Melde- und Benachrichtigungspflichten aus Art. 33, 34 DSGVO.
- Unterstützung bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung aus Art. 35 DSGVO.
- Ermöglichen von Kontrollen (auch vor Ort)
Die meisten Dienstleister stellen eine entsprechende Vertragsvorlage bereits von sich aus zur Verfügung. Häufig enthalten diese Vertragsmuster jedoch Klauseln, in denen der Dienstleister dem Verantwortlichen Unterstützungsleistungen im Bereich Datenschutz in Rechnung stellt. Als ob man in einem Restaurant einen Aufpreis zahlen müsste, wenn man das Essen nach Hygiene-Vorschriften zubereitet haben möchte!
Der Bayerische Landesbeauftrage für den Datenschutz hat daher nun klargestellt, dass Verantwortliche „darauf achten [sollten], dass sie sich für die Ausübung ihrer gesetzlichen Kontrollrechte nicht zu einem besonderen Entgelt verpflichten lassen“. Denn solche Extra-Kosten würden den Verantwortlichen an der Ausübung seiner datenschutzrechtlichen Pflichten und damit einhergehenden Rechte gegenüber dem Dienstleister „entgegenwirken“ und „abschreckende Wirkung entfalten.“
Dienstleister sollten also zukünftig auf solche Klauseln verzichten, wenn sie nicht möchten, dass der Schutzzweck des Art. 28 DSGVO ausgehebelt wird. Denn auch sie haben mit Sanktionen zu rechnen, wenn ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nicht ordnungsgemäß abgeschlossen wurde.
S. Kieselmann
Beraterin für Datenschutz
Dipl.sc.pol.Univ.