Die Ausweitung der digitalen Nutzung und die allgemeine Hektik während der jetzigen Corona-Pandemie wird derzeit leider vermehrt von Cyberkriminellen missbraucht. Hierauf hatten wir in unserem Blogbeitrag von gestern bereits hingewiesen und Maßnahmen empfohlen, die wir heute in Teil 2 gerne ergänzen möchten:
Machen Sie regelmäßig Backups von Ihren Unternehmensdaten
Im Fall eines Cyber-Angriffs, bei dem bspw. sämtliche Daten verschlüsselt werden, um Ihr Unternehmen auf diese Weise zu erpressen, hilft Ihnen ein gutes Backup-Verfahren.
Wichtig ist, dass die Backupdaten getrennt von den Produktivdaten geschützt aufbewahrt werden und regelmäßig geprüft wird, ob die Datensicherungen vollständig und wiederherstellbar sind.
Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter
Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter, insbesondere hinsichtlich
- der Passwort-Sicherheit;
- der verantwortungsvollen Nutzung von betrieblichem E-Mail- sowie Internet-Zugang;
- der Preisgabe von Informationen über soziale Netzwerke, bspw. was neue Entwicklungen in Ihrem Unternehmen betrifft.
Zeigen Sie Cyber-Attacken bei der Polizei an
Wird Ihr Unternehmen Opfer einer solchen Cyber-Attacke, schalten Sie die Polizei ein und erstatten Sie Strafanzeige.
Beachten Sie bitte auch, dass die Pflicht aus Art. 33 DSGVO, solche Datenpannen an die Aufsichtsbehörden zu melden, auch in der jetzigen Situation weiterbesteht.
Die Liste an Maßnahmen, sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer, ist sehr umfassend, kommen Sie bei Fragen dazu bitte direkt auf uns zu!
Gerne unterstützen und beraten wir Sie auch kurzfristig zu weiteren Themen wie z.B.
- Zugriffsrechte
- Speicherdauer und Informationspflichten
- Umgang mit Besucherdaten
- Übermittlung von Betroffenendaten an Öffentliche Stellen
- Kurzschulungen für Mitarbeiter im Homeoffice
- Verpflichtungen der Mitarbeiter im Homeoffice
(Hier geht's zu Teil-1 des Blogbeitrags!)
Unsere Kontaktdaten für Ihre Datenschutz-Fragen:
Dr. Bettina Kraft
Tel. +49 731 20589-0
Bleiben Sie gesund!
Ihre it.sec GmbH
In der aktuellen Situation müssen immer mehr Unternehmen ihre IT-Infrastruktur umstellen, indem sie in kurzer Zeit viele Home-Office-Arbeitsplätze schaffen. Die Ausweitung der digitalen Nutzung und die allgemeine Hektik wird derzeit leider vermehrt von Cyberkriminellen missbraucht. Gerade auch, weil anderen Themen – wie Datenschutz und Datensicherheit – nicht mehr die nötige Aufmerksamkeit geschenkt werden kann oder Mitarbeiter weniger achtsam sind und bspw. auf Phishing-Mails hereinfallen.
Daher sollten auch während der jetzigen Zeit Maßnahmen zur Abwehr von Cyber-Attacken getroffen werden:
Warnen Sie Ihre Mitarbeiter vor Phishing-Angriffen
Weisen Sie Ihre Mitarbeiter noch einmal darauf hin, dass vermehrt E-Mails, SMS und Chatnachrichten verschickt werden (insbesondere mit Infos zum Coronavirus, mit Angeboten von Atemschutzmasken oder Desinfektionsmitteln sowie Online-Formularen für Reiseverzichtserklärungen oder Spenden), die Schadsoftware in Anhängen oder Links enthalten, die dazu verleiten, sich auf eine kompromittierte oder gefälschte Website zu begeben; solche Phishing-Mails sind das erste Einfallstor in Ihr Unternehmensnetzwerk.
Verstärken Sie die Sicherheit Ihrer Informationssysteme und Unternehmensnetzwerke
Verstärken Sie gerade jetzt Ihre Sicherheitsmaßnahmen zur Erkennung oder Verhinderung von Cyber-Angriffen:
- Inventarisierung der an Mitarbeiter ausgegebenen Arbeitsmittel (PC, Notebook, Smartphone etc.)
- Zeitnahe Einspielung von Sicherheitspatches, insbesondere derzeit von den eingesetzten VPN-Lösungen
- Verbesserung der Authentifizierungsverfahren, mit denen sich Benutzer, insbesondere von ihren Home-Office-Arbeitsplätzen an den Systemen anmelden.
- Sicherheitsüberwachung, bspw. durch eine umfangreichere Auswertung der Protokolldaten.
- Evaluierung, ob Ihre getroffenen Maßnahmen wirksam sind, bspw. durch IT Health Checks oder Penetration Tests.
Die Liste an Maßnahmen, sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer, ist sehr umfassend, kommen Sie bei Fragen dazu bitte direkt auf uns zu!
Gerne unterstützen und beraten wir Sie auch kurzfristig zu weiteren Themen wie z.B.
- Zugriffsrechte, Speicherdauer und Informationspflichten
- Umgang mit Besucherdaten
- Übermittlung von Betroffenendaten an Öffentliche Stellen
- IT Health Checks und Penetration Tests
(Hier geht's zu Teil-2 des Blogbeitrags!)
Unsere Kontaktdaten für Ihre Datenschutz-Fragen:
Dr. Bettina Kraft
Tel. +49 731 20589-24
Unsere Kontaktdaten für IT Health Checks und Penetration Tests:
Holger Heimann
Tel. +49 731 20589-0
E-Mail: pentests@it-sec.de
Bleiben Sie gesund!
Ihre it.sec GmbH
Aufgrund des Auftretens des Coronavirus (COVID-19) erleben wir aktuell die schwerwiegendste Beeinträchtigung des öffentlichen wie auch wirtschaftlichen Lebens seit vielen Jahrzehnten. Wo Firmen den Betrieb nicht ganz einstellen schicken sie Mitarbeiter überstürzt ins oft nicht vorhandene Homeoffice. Wegbrechende Nachfrage und die veränderten Arbeitsbedingungen zwingen die Firmen zur Einleitung organisatorischer und technischer Notfallmaßnahmen. Kurz, vielerorts herrscht dieser Tage das Chaos.
Die Krise ruft selbstverständlich auch Cyberkriminelle auf den Plan, die sich die Unsicherheit der Menschen zunutze machen. Eine aktuelle Studie hat einen enormen Anstieg in den Registrierungszahlen von in Verbindung mit Corona stehenden Domains festgestellt, von denen viele offensichtlich für Phishing-Kampagnen verwendet werden. Die Studie berichtet ebenfalls von zahlreichen Cyberangriffen, bei denen COVID-19 als Aufhänger verwendet wurde.
Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter! Nachfolgende Beispiele zeigen die Vorgehensweise von Cyberkriminellen auf:
- Anfang Februar wurde eine E-Mail-Kampagne beobachtet, bei der verschiedenste Industrie-, Logistik-, oder Pharma-Unternehmen vor durch das Coronavirus verursachten Problem in Lieferketten gewarnt wurden. Details sollten dabei in einem angehängten Word-Dokument enthalten sein, bei dessen Öffnen sich Malware installierte.
- Mit dem Auftreten von Corona in Italien Anfang März waren Kriminelle mit einer E-Mail-Kampagne zur Stelle, bei der ein Dokument mit wichtigen Gesundheitsinformationen als Träger für einen Banking-Trojaner namens Trickbot Verwendung fand.
- Ein weiterer Banking-Trojaner wird in den letzten Wochen über verschiedenste Webseiten verbreitet, die Benutzer mit Informationen über das Coronavirus anlocken. Beispielsweise kann schon die Betrachtung eines Videos auf einer solchen Webseite genügen, um sich mit der Malware zu infizieren.
Auch das BSI meldet die ersten Fälle von COVID-19-Abzocke in Deutschland. So wurden in einer E-Mail-Kampagne Kunden der Sparkasse anlässlich Corona-bedingter Filialschließungen zur Überprüfung ihrer Kontaktdaten aufgefordert. Dabei war das Ziel, die Kunden auf eine manipulierte Seite zu locken, auf der die Kriminellen ebendiese Daten sammelten.
Wichtig:
Unternehmen und deren Mitarbeiter müssen nun trotz der angespannten Situation angesichts Corona einen kühlen Kopf bewahren und besondere Vorsicht walten lassen. Dies gilt insbesondere für
- den Umgang mit E-Mails oder Dateien aus ungewöhnlichen Quellen,
- dem Aufsetzen improvisierter Homeoffice-Lösungen und
- dem Konsum von Informationen über das Coronavirus.
Um es gar nicht erst so weit kommen zu lassen, empfehlen wir Unternehmen, ihre Mitarbeiter jetzt für das Thema zu sensibilisieren. Dies kann beispielsweise im Rahmen von kurzen Mitarbeiterschulungen oder simulierten Phishing-Kampagnen geschehen.
Die it.sec bietet Ihnen dazu in Kürze einen kostenlosen Webcast an, welches Sie zur Sensibilisierung ihrer eigenen Mitarbeiter verwenden können. Wir werden es gesondert auf unserer Homepage veröffentlichen.
Sollten Sie für Ihr Unternehmen individuelle Schulungen, zugeschnitten auf Ihre konkreten Anforderungen benötigen, kontaktieren Sie uns gerne unter nachfolgenden Kontaktdaten:
Dr. Dominic Breuker
Tel.: +49 731 20589-0
E-Mail: pentests@it-sec.de
Ihr Team der it.sec GmbH
Auch die Datenschutzbehörden Österreichs und der Schweiz haben auf die aktuelle Situation reagiert und aktuelle Mitteilungen zum datenschutzrechtlichen Umgang mit Daten rund um das Coronavirus veröffentlicht:
Österreich
Die österreichische Datenschutzbehörde stellt zunächst klar, dass es sich bei Daten über Infektionen mit dem Coronavirus und auch bei Verdachtsfällen um sensible Gesundheitsdaten i.S.d. Art. 9 DSGVO handelt, die besonders schützenswert sind. Dennoch können solche Daten zur Eindämmung des Virus und zum Schutz der Mitmenschen verwendet werden.
Folgende Rechtsgrundlagen kommen hierfür grundsätzlich in Betracht:
- Verarbeitung zum Zwecke der Gesundheitsvorsorge, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO
- Verarbeitung zum Zwecke der Erfüllung arbeits- und sozialrechtlicher Pflichten, Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO: Arbeitgeber sind gegenüber ihren Arbeitnehmern zur Fürsorge verpflichtet, hierzu gehört auch der Ausschluss von Gesundheitsrisiken am Arbeitsplatz.
- Verarbeitung aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit, Art. 9 Abs. 2 lit. i DSGVO: Für die Übermittlung der Gesundheitsdaten an die Gesundheitsbehörden.
- Der Arbeitgeber kann darüber hinaus nach § 5 Abs. 3 Epidemiegesetz 1950 auf Verlangen zur Auskunftserteilung an die Bezirksverwaltungsbehörden verpflichtet sein.
Weiterhin ist es ausnahmsweise zulässig die private Telefonnummer von Mitarbeitern zu erheben, um die Mitarbeiter kurzfristig über aktuelle interne Maßnahmen zur Eindämmung der Pandemie (z.B. Standortschließungen) zu informieren oder vor einer Ansteckungsgefahr zu waren. Die Mitteilung der privaten Telefonnummer ist jedoch freiwillig.
Bei allen Datenverarbeitungen ist der Grundsatz der Zweckbindung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. a DSGVO zu beachten, d.h. eine Verarbeitung der Daten zu anderen Zwecken ist unzulässig. Darüber hinaus gilt auch der Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, wonach alle Daten nach Zweckwegfall wieder zu löschen sind.
Schweiz
In der Schweiz wurde nach Art. 7 Epidemiengesetz (EpG) eine „außerordentliche Lage“ ausgerufen. Dadurch können personenbezogene Gesundheitsdaten nach Maßgabe des Art. 58 EpG verarbeitet werden.
Das Bundesamt für Gesundheit (BAG), die zuständigen kantonalen Behörden und die mit Aufgaben nach dem EpG betrauten öffentlichen und privaten Institutionen können nach Art. 58 EpG personenbezogene Gesundheitsdaten verarbeiten, soweit dies zur Identifizierung von kranken, krankheitsverdächtigen, angesteckten, ansteckungsverdächtigen und Krankheitserreger ausscheidenden Personen im Hinblick auf Maßnahmen zum Schutz der öffentlichen Gesundheit, insbesondere zur Erkennung, Überwachung und Bekämpfung übertragbarer Krankheiten, erforderlich ist. Zudem sind die allgemeinen Grundsätze der Datenschutzgesetzgebungen zu beachten.
Private, d.h. insbesondere Arbeitgeber, müssen bei Datenverarbeitungen die Grundsätze des Art. 4 des Bundesgesetzes über den Datenschutz einhalten:
- Gesundheitsdaten dürfen grundsätzlich nicht gegen den Willen der betroffenen Personen beschafft werden, da sie einem besonderen Schutz unterliegen.
- Die Verarbeitung der Gesundheitsdaten muss zweckgebunden und verhältnismäßig sein, d.h. sie muss nötig und geeignet sein, weitere Ansteckungen zu verhindern und darf auch nicht über das zur Zielerreichung erforderliche hinausgehen.
- Daten über Grippesymptome (wie z.B. Fieber) sollen durch die betroffenen Personen selbst erhoben und weitergegeben werden.
- Die Erhebung und Weiterverarbeitung von Gesundheitsdaten muss den betroffenen Personen gegenüber offengelegt werden.
Bei der Erhebung von medizinischen Daten (z.B. Körpertemperatur) beim Betreten von Gebäuden oder Arbeitsplätzen ist zu beachten, dass diese nur zur Zweckerreichung (Verhinderung von Ansteckungen) verarbeitet werden dürfen. Dies gilt sowohl inhaltlich als auch zeitlich. Ungeeignet und unverhältnismäßig ist jedoch das Beantworten zahlreicher Fragen zum Gesundheitszustand der betroffenen Personen. Alle personenbezogenen Daten, die in dem Zusammenhang verarbeitet werden, sind spätestens nach Ende der Pandemie zu löschen.
Kommen Sie bei datenschutzrechtlichen Fragen zu diesen Themen gerne auf uns zu.
Julia Eisenacher
Juristin (Univ.)
Consultant für Datenschutz
Corona macht auch vor dem Datenschutz nicht halt. Die jetzt notwendigen Maßnahmen verlangen Unternehmen und ihren Mitarbeitern einiges ab. Umso besser, wenn datenschutzrechtliche Bestimmungen frühzeitig in die Überlegungen einbezogen werden, um betroffene Personen nicht noch stärker zu belasten.
Wir haben nachfolgend die wichtigsten Themen für Sie zusammengefasst:
Rundmail vom Mutterkonzern
Es gibt vermehrt Konzerne, die eine Richtlinie mit Verhaltensregeln herausgeben, um die Gefahr der Ansteckung mit dem Coronavirus innerhalb der Belegschaft einzudämmen (z.B. Verbot des Händeschüttelns). Hier müssen ggf. mitbestimmungsrechtliche Vorgaben beachtet und der Betriebsrat vorab eingebunden werden. Die Erhebung der betrieblichen E-Mail-Adressen aller aktiven Mitarbeiter konzernweit zum Versand der Rundmail, um über die Konzernrichtlinie zu informieren, kann auf ein berechtigtes Interesse gestützt werden, da es internen Verwaltungszwecken dient. Sehen Betriebsvereinbarungen Einschränkungen vor bei der konzernweiten Adressverarbeitung, müssen diese beachtet werden. Die konzernweite Adressverarbeitung sollte auch bereits in den Intercompany-Vertrag aufgenommen worden sein. Vor Versand der Rundmail müssen die E-Mail-Adressen ins „BCC“-Feld eingetragen werden. Ein offener E-Mail-Verteiler stellt ggf. eine unbefugte Datenverarbeitung dar.
Frage des Arbeitgebers nach der letzten Urlaubsreise
So ist eine in Zusammenhang mit dem Coronavirus erfolgte Umfrage bei Mitarbeitern nach der letzten Urlaubsreise nach Art. 9 DSGVO, §§ 26 Abs. 3, 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b) BDSG abgedeckt. Im Sinne des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes gilt jedoch: Die Frage des Arbeitgebers muss sich darauf beschränken, ob der Mitarbeiter sich in einem Risikogebiet aufgehalten hat. Die Erhebung des genauen Urlaubsortes ist nicht zulässig. Um Missverständnissen vorzubeugen, sollte der Arbeitgeber die aktuellen Risikogebiete aufzählen.
Abklärung von Risikogruppen
Der Arbeitgeber darf ebenso abklären, ob einzelne Beschäftigte zu einer Risikogruppe[1] gehören. Zweck muss dabei sein, diese bereits im besonderen Maße vor der Gefahr einer Ansteckung zu schützen, bspw. in dem sie von Schulungen, Seminaren, Messen oder sonstigen Veranstaltungen befreit werden oder die Erlaubnis für einen Home-Office-Arbeitsplatz erhalten.
Umgang mit Verdachtsfällen
Aufgrund seiner arbeitsvertraglichen Nebenpflichten hat der Mitarbeiter eine Informationspflicht, wenn eine Ansteckungsgefahr mit dem Coronavirus besteht, bspw. weil er selbst positiv auf das Virus getestet wurde oder möglicherweise infiziert ist, weil er in den letzten 14 Tagen unmittelbaren Kontakt hatte mit einer infizierten Person. Der Arbeitgeber muss aufgrund seiner Fürsorgepflicht die übrigen Beschäftigten informieren, wenn diese einer Ansteckungsgefahr durch einen Kollegen ausgesetzt waren. Eine Übermittlung der Namensangaben oder sonstiger Angaben, die den (möglicherweise) infizierten Kollegen identifizieren, ist in der Regel jedoch nicht zulässig.
Notfallkontakte für Warnungen / Schließungen / Quarantäne-Maßnahmen etc.
Grundsätzlich ist die Preisgabe der privaten Telefonnummern ein erheblicher Eingriff in die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter. Für Notfälle wie die jetzige Pandemie mit dem Coronavirus ist die Erhebung von Notfallkontaktdaten wie privaten Telefonnummern ausnahmsweise nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zulässig, seitens des Mitarbeiters jedoch freiwillig und widerrufbar. Der Arbeitgeber darf die Daten ausschließlich verwenden, um die Mitarbeiter kurzfristig über die aktuellen internen Maßnahmen zur Eindämmung der Pandemie (z.B. Standortschließungen) zu informieren oder vor einer Ansteckungsgefahr zu waren.
Home-Office
Als Präventionsmaßnahme sowie wegen der vorläufigen Schließung von Kitas und Schulen, weichen Mitarbeiter nun vermehrt auf Home-Office-Arbeitsplätze aus.
Sofern in Privatwohnungen personenbezogene Daten, für die der Arbeitgeber verantwortlich ist, verarbeitet werden, muss der Arbeitgeber dafür Sorge tragen, dass die Sicherheit der Daten an diesen Verarbeitungsstandorten ebenso gewährleistet ist. Der Arbeitgeber sollte daher frühzeitig entsprechende Arbeitsmittel bereitstellen (festplattenverschlüsselte Notebooks, sichere VPN-Verbindung, Sichtschutzfolien etc.) und Mitarbeitern konkrete Vorgaben machen zum vertraulichen Umgang mit Daten im Home-Office.
Die Liste an Maßnahmen, sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer, ist sehr umfassend, kommen Sie bei Fragen dazu bitte direkt auf uns zu!
Gerne unterstützen und beraten wir Sie auch kurzfristig zu weiteren Themen wie z.B.
- Zugriffsrechte, Speicherdauer und Informationspflichten
- Umgang mit Besucherdaten
- Übermittlung von Betroffenendaten an Öffentliche Stellen
Unsere Kontaktdaten für Ihre Datenschutz-Fragen:
Dr. Bettina Kraft
Tel. +49 731 20589-0
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Ihre it.sec GmbH
[1]https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Steckbrief.html#doc13776792bodyText2
Empfehlung der Europäischen Kommission zur Aufnahme von Verhandlungen mit dem Vereinigten Königreich
Am 31. Januar 2020 ist das Vereinigte Königreich aus der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft (Euratom) ausgetreten. Das Austrittsabkommen ist zum 1. Februar 2020 in Kraft getreten und sieht einen Übergangszeitraum bis zum 31. Dezember 2020 vor, in dem das EU-Recht für das Vereinigte Königreich weiterhin mindestens gilt.
Am 3. Februar 2020 hat nun die Europäische Kommission den ersten Schritt zur Aufnahme von Verhandlungen mit dem Vereinigten Königreich unternommen und dem Rat eine Empfehlung vorgelegt. Darin wird auch die große Bedeutung des Datenschutzes hervorgehoben. Die Kommission betont, dass die geplante Partnerschaft angesichts der Bedeutung des Datenflusses eine Verpflichtung zu einem hohen Niveau des Schutzes personenbezogener Daten gewährleisten muss. Außerdem sei es wichtig, dass die Vorschriften der Union über den Schutz personenbezogener Daten uneingeschränkt respektiert werden – ebenso wie die Entscheidungsprozesse der Union in Bezug auf Angemessenheitsentscheidungen. Eine solche Angemessenheitsentscheidung wird erforderlich, da das Vereinigte Königreich aus datenschutzrechtlicher Sicht nach dem Übergangszeitraum zu einem Drittstaat wird. Mit dem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission – sofern die Bedingungen dafür erfüllt sind – wird das Vereinigte Königreich als ein Drittland mit angemessenem Schutzniveau eingestuft.
Ein solcher Angemessenheitsbeschluss sollte auch die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch, insbesondere im Bereich der Strafverfolgung und der justiziellen Zusammenarbeit in Strafsachen ermöglichen.
Darüber hinaus sollte die Partnerschaft nach der Empfehlung der Kommission im Zusammenhang mit der Digitalisierung des Waren- und Dienstleistungsverkehrs für den Schutz der Verbraucher im Internet sorgen, einschließlich des Schutzes vor unerbetener Direktmarketingkommunikation.
Julia Eisenacher
Juristin (Univ.)
Consultant für Datenschutz
Ein IT-Mitarbeiter hatte ohne Wissen seines Arbeitgebers eine Sicherheitslücke bei einem Kunden-Unternehmen entdeckt und ausgenutzt.
Hierfür bediente er sich der Kundendaten (Namensangaben von Ansprechpartnern etc.), die sein Arbeitgeber auf eigenen Systemen gespeichert hatte.
Beweggrund des IT-Mitarbeiters war wohl, dem Kunden die Sicherheitsmängel deutlich zu machen. Vielleicht gut gemeint, aber leider auch ein Verstoß gegen die DSGVO. Denn bei jeder Datenverarbeitung ist die Zweckbindung einzuhalten. Und Zweck der Daten war nicht, Sicherheitslücken aufzudecken oder sogar auch noch auszunutzen. Weder der Arbeitgeber noch der Kunde, die für die Daten datenschutzrechtlich verantwortlich sind, hatten eine solche Erlaubnis erteilt.
Folge der unbedachten Aktion war die fristlose Kündigung. Das Arbeitsgericht erachtete die Kündigung auch als gerechtfertigt, da der IT-Mitarbeiter „gegen seine Pflicht zur Rücksichtnahme auf die Interessen des Arbeitgebers eklatant verstoßen“ habe.
Dies zeigt einmal mehr, wie wichtig es ist, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten durch regelmäßige Awareness-Maßnahmen sensibilisieren und sie mit den rechtlichen sowie vertraglichen Vorgaben insbesondere bei der Verarbeitung von Kundendaten vertraut machen.
S. Kieselmann
Senior Consultant Datenschutz
Dipl.sc.pol.Univ.
EuGH-Urteil
Nach dem Urteil des EuGH vom 14.05.2019 (C‑55/18) müssen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer erheben und speichern, und zwar vollumfänglich. Denn ohne eine solche Arbeitszeiterfassung, entfalte die EU-Richtlinie zur Verbesserung der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes der Arbeitnehmer bei der Arbeit keinerlei Wirkung. Hierüber hatten wir bereits berichtet.
Bisher sind Unternehmen in Deutschland nur vereinzelt verpflichtet, Arbeitszeiten zu erfassen: So müssen bspw. die Überstunden der Mitarbeiter (§ 16 ArbZG), die Arbeitszeiten von Jugendlichen (§ 50 JArbSchG) sowie die Arbeitszeiten von geringfügig Beschäftigten oder solchen, die in besonderen Wirtschaftsbereichen (z.B. Gaststättengewerbe) tätig sind, (§ 17 MiLoG) aufgezeichnet werden.
Konsequenzen des EuGH-Urteil
Die Mitgliedstaaten müssen nun entsprechende Gesetze erlassen, die die Unternehmen verpflichten, „ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, um die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit zu erfassen.“ Derzeit ist in Deutschland ein entsprechender Gesetzesentwurf noch nicht veröffentlicht, so dass über die genaue Regelung noch spekuliert werden darf. Laut Information einer Sprecherin des Bundesarbeitsministeriums am 13.01.2020 laufen jedoch bereits Vorarbeiten.
Datenschutzrechtliche Herausforderungen
Unternehmen sollten gleichwohl bereits jetzt beginnen, ein Verfahren zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Dabei ist aus datenschutzrechtlicher Sicht folgendes zu beachten:
- Das zur Arbeitszeiterfassung ausgewählte Datenverarbeitungssystem muss den Anforderungen von Privacy by Design & Privacy by Default entsprechen und - sofern es sich um einen Cloud-Dienst handelt - die Vorgaben der DSK (Gremium der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden) erfüllen. Es sollte hierbei darauf geachtet werden, dass keine Daten erfasst werden, die nicht benötigt werden. Außerdem sollte das System unbedingt über eine Löschfunktion verfügen.
- Die für den Zweck erforderlichen Datenarten sowie die Regellöschfristen sind im Vorfeld zu bestimmen. Hier wäre es wünschenswert, dass der Gesetzgeber diese bereits vorgibt.
- Es sollte abgeklärt werden, welche Auswertungen des Datenbestands notwendig sind, um die Einhaltung der Arbeitszeitregeln effektiv kontrollieren zu können. Sofern Sie planen, diese Daten für Produktivitätsplanungen zu verwenden achten Sie darauf, dass eine Anonymisierungsfunktion enthalten ist, die Sie auch nach der Löschung der personenbezogenen Daten noch weiterhin verwenden können.
- Empfänger der Daten/Auswertungen bzw. zum Zugriff Berechtigte sind ebenfalls festzulegen, u.a. Serverstandorte, Arbeitnehmer selbst, interne Stellen im Unternehmen (Vorgesetzte, Personalabteilung, IT), Auftragsverarbeiter, ggf. Berechtigte anderer Konzerngesellschaften oder öffentliche Stellen. Empfehlenswert ist ein differenziertes Zugriffskonzept, welches nach dem Need-to-know Prinzip Berechtigungen vergibt. So muss der Mitarbeiter aus der Abteilung Lohn und Gehalt ggfs. einen Abwesenheitsgrund kennen, um die Lohnzahlung zu bestimmen, bei der Personaleinsatzplanung reicht es zu wissen, dass ein Mitarbeiter nicht da sein wird. Hinterfragen Sie auch kritisch, ob die Daten bei den Empfängern tatsächlich benötigt werden, oder ob ggfs. anonymisierte Daten für die Zwecke ausreichen.
- Erforderliche Verträge (Verträge zur Auftragsverarbeitung, Joint Control-, Intercompany-Vertrag) sind abzuschließen und etwaige Datenübermittlungen in Drittstaaten nach Art. 44 ff DSGVO abzusichern. Hier ist zum einen an den Anbieter der Software zu denken, zum anderen an einen etwaigen Austausch der Daten innerhalb einer Unternehmensgruppe, insbesondere, wenn eine einheitliche Lösung für sämtliche Unternehmen einer Gruppe geplant ist.
- Die Arbeitnehmer sind über die damit verbundene Datenverarbeitung und über die Auswirkungen, die die Auswertungen für sie haben, zu informieren. Hierzu sollten Sie die datenschutzrechtliche Mitarbeiterinformation entsprechend anpassen bzw. ergänzen. Sofern vorhanden, ist der Betriebsrat von Beginn an einzubeziehen.
- Die Daten müssen durch geeignete Maßnahmen geschützt werden, und zwar bereits bei der Migration der Daten aus anderen Systemen sowie beim Betrieb des neuen Datenverarbeitungssystems selbst. Gerade hierbei sollten Sie darauf achten, dass die teilweise sensiblen Daten möglichst verschlüsselt vorliegen, so dass diejenigen, die den Transfer der Daten durchführen nicht davon Kenntnis nehmen können.
Wenn Sie ein Zeiterfassungssystem einführen möchten und hierbei datenschutzrechtliche Unterstützung benötigen, unterstützen wir Sie selbstverständlich gerne.
C. Lürmann
Rechtsanwältin
Consultant für Datenschutz
Da hat es sich Facebook wohl zu einfach gemacht. Lapidar hat das Unternehmen behauptet, kein Mitglied ihrer Rechtsabteilung habe ausreichende deutsche Sprachkenntnisse, um Beschwerden, Gerichtsbeschlüsse oder Mitteilungen auf Deutsch in vollem Umfang zu verstehen. Zu Unrecht, wie das OLG Düsseldorf im Rahmen eines Kostenfestsetzungsverfahrens im Dezember 2019 festgestellt hat:
Sachverhalt
Das Landgericht Düsseldorf hatte Facebook in Irland im Wege der Rechtshilfe einen Beschluss in deutscher Sprache zustellen lassen. Facebook verweigerte die Annahme wegen einer fehlenden englischen Übersetzung und argumentierte, dass der Beschluss damit nicht zugestellt worden sei.
Entscheidung des OLG
Davon ließ sich das OLG jedoch nicht beeindrucken. Es komme bei der Beurteilung der Verständnisfähigkeit nicht darauf an, ob konkrete Mitglieder der Geschäftsleitung oder der jeweiligen Rechtsabteilung über entsprechende Sprachkenntnisse verfügen, sondern auf die Organisation des Unternehmens insgesamt. Dass das Unternehmen den Beschluss nicht verstehen könne, sei in diesem Fall eine reine Schutzbehauptung.
Facebook habe Millionen von Nutzern in Deutschland, mit denen ausdrücklich auf Deutsch kommuniziert wird. Sämtliche im Verhältnis zwischen Unternehmen und Nutzern bestehenden Vertragsdokumente (AGB, Gemeinschaftsstandards, Nutzungsbedingungen) würden auf Deutsch vorliegen, auch das deutsche Recht würde in den entsprechenden Dokumenten besonders berücksichtigt, so z.B. das Deutsche Produkthaftungsgesetz. Derartige Formulierungen seien ohne profunde Kenntnisse der deutschen Sprache und des deutschen Rechts nicht möglich. Das Gericht sah es damit als erwiesen an, dass Facebook über ausreichende Deutschkenntnisse verfügt, so dass die Verweigerung der Annahme des gerichtlichen Schriftstücks durch Facebook unzulässig und rechtsmißbräuchlich gewesen sei.
Fazit
Bei der Entscheidung zeigt sich einmal mehr, wie eine kleine Rechtsstreitigkeit über einen nur geringen dreistelligen Betrag, große Wirkung entfalten kann. Die Notwendigkeit, mit den international tätigen und auftretenden Unternehmen nur in der jeweiligen Sprache des Hauptsitzes kommunizieren zu müssen, scheint jedenfalls aufgrund dieser Entscheidung zu entfallen.
C. Lürmann
Rechtsanwältin
Consultant für Datenschutz
Wir hatten bereits in unserem Blogbeitrag im Juli 2019 darüber berichtet und seit November 2019 ist es auch „amtlich“: Unternehmen müssen erst ab 20 Mitarbeitern, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, einen Datenschutzbeauftragten benennen.
Seit dem 26.11.2019 ist der neue § 38 Abs. 1 S. 1 BDSG in Kraft getreten.
Natürlich müssen Unternehmen auch ohne einen Datenschutzbeauftragten ihren Pflichten aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vollständig nachkommen.
Die Anzahl der Personen spielt aber auch weiterhin keine Rolle, wenn Unternehmen
- Verarbeitungen personenbezogener Daten vornehmen, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung bedürfen (§ 38 Abs. 1 S. 2 BDSG)
oder
- personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung verarbeiten (§ 38 Abs. 1 S. 2 BDSG).
In diesen Fällen muss ein Datenschutzbeauftragter weiterhin benannt werden.
S. Kieselmann
Senior Consultant Datenschutz
Dipl.sc.pol.Univ.