Die Markteinführung des Produkts Microsoft Office 365 sorgte von Beginn an für Kritik. Diverse Einstellungsmöglichkeiten und die damit verbundene Unübersichtlichkeit machen es nicht geschulten Nutzern schwierig, die Einstellungen so datenschutzkonform wie möglich zu gestalten. Nun hat Microsoft eine neue Funktion ins Leben gerufen: Über Workplace Analytics kann ein so genannter Produktivitätswert erstellt werden.
Der Produktivitätswert
Bei Workplace Analytics handelt es sich um ein Statistik Tool, welches Arbeitsgewohnheiten und das Arbeitsverhalten auswerten kann. Dabei wird ein so genannter Produktivitätswert generiert, welcher beispielsweise auswerten kann, wann welcher Mitarbeiter E-Mails verschickt hat, wie viele E-Mails an einem bestimmten Tag verschickt wurden, wie oft welches Tool von Microsoft benutzt wurde und Ähnliches.
Ziel dieser Auswertung gemäß Microsoft ist es, die Produktivität der Mitarbeiter zu fördern und Mitarbeiter, welche wenig aktiv sind in der Benutzung der verschiedenen Tools durch sehr aktive Mitarbeiter zu unterstützen und dadurch wiederum die Produktivität zu erhöhen.
Kritik am Produktivitätswert
Die Standardeinstellung im Rahmen der Auswertung für den Produktivitätswert sieht vor, dass Mitarbeiter namentlich gelistet werden. Dadurch kann genau abgelesen werden, wer wann welches Tool benutzt, Mails geschrieben oder mit Kollegen Daten ausgetauscht hat. Eine Anonymisierung ist im Programm zwar möglich, muss jedoch manuell eingestellt werden.
Damit ist es für Arbeitgeber grundsätzlich möglich, über den Produktivitätswert seine Mitarbeiter einer Verhaltens- und Leistungskontrolle zu unterziehen. Damit einher geht jedoch die Verletzung des allgemeinen Persönlichkeitsrechts der jeweiligen Arbeitnehmer. Derartige Kontrollen der Arbeitnehmer sind datenschutzrechtlich unzulässig und sind daher zu unterlassen.
Stellungnahme von Microsoft
Auf der Seite von Microsoft wird klar herausgestellt, dass es sich bei den neuen Funktionen nicht um ein Überwachungstool handelt. Vielmehr sollen neue Arbeitsweisen entdeckt werden sowie die Zusammenarbeit gefördert werden. Dabei weist Microsoft darauf hin, dass die Nutzer diverse Kontrollmöglichkeiten haben, wie beispielsweise das Löschen oder Anonymisieren von Daten.
Fazit
Im Rahmen der Nutzung des Produktivitätswerts sind Unternehmen gut damit beraten, die Einstellungen so datenschutzkonform wie möglich zu gestalten und genau zu prüfen, welche Daten verarbeitet werden dürfen. Letztlich sind die Arbeitgeber Verantwortliche im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und müssen für einen datenschutzkonformen Einsatz der Software im Unternehmen sorgen.
Laura Piater
Juristin
Consultant für Datenschutz