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Während der Arbeit in der Corona-Krise müssen oft viele Informationen schnell ausgetauscht werden. Dazu kommt, dass viele Mitarbeiter im Home Office arbeiten und die Umstellung darauf unter Umständen sehr schnell erfolgte. Das erhöht die Gefahr einer Datenschutzverletzung, d.h. von Vernichtung, Verlust, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugang zu personenbezogenen Daten.
Allgemein gilt: Sie sollten immer gewissenhaft mit personenbezogenen Daten wie beispielsweise Namen und Adressen umgehen. Seien Sie besonders vorsichtig beim Umgang mit sensiblen Daten wie Gesundheitsdaten, Daten über politische Meinungen oder zu religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen.
Hier sind noch einige organisatorische Tipps, die Ihnen dabei helfen sollen personenbezogene Daten zu schützen und Datenschutzverletzungen zu vermeiden:
Bei der Arbeit im Home Office sollte folgendes beachtet werden:
Sollte es dennoch zu einer Datenschutzverletzung kommen, melden Sie diese unverzüglich Ihrem Datenschutzbeauftragen, damit dieser eine Risikoabwägung durchführen kann und ggf. eine Meldung der Datenschutzverletzung innerhalb der Frist des Art. 33 DSGVO an die Aufsichtsbehörde erfolgen kann.
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Working during the corona crisis, a lot of information often has to be exchanged quickly. In addition, many employees now work from home and the transition to it may have taken place very quickly. This increases the risk of a data breach, i.e. the accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure of, or access to, personal data.
In general, you should always handle personal data such as names and addresses conscientiously. Be especially careful when handling sensitive data such as health data, data on political opinions or on religious or ideological beliefs.
Here are some organizational tips to help you protect personal data and prevent data protection violations:
The following should be observed when working in the home office:
Should a data breach occur nevertheless, please report it immediately to your data protection officer so that he can weigh up the risks and, if necessary, report the data breach to the supervisory authority within the period stipulated in Art. 33 GDPR.
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Julia Eisenacher
Juristin (Univ.)
Consultant für Datenschutz
Sowohl bei Arbeitgebern als auch bei Arbeitnehmern wird das Home-Office immer beliebter. Es bringt sehr viele Vorteile für beide Seiten mit sich! Jedoch sollte aus datenschutzrechtlicher Sicht so einiges beachtet werden. Um nur ein paar Punkte zu nennen, sollten sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer in Sachen Datenschutz zusammenarbeiten und folgende Vorgaben beachten:
- Der zur Verfügung gestellte PC/Notebook ist in einem von den anderen Wohnungsräumen klar separierten Arbeitszimmer aufzustellen, wobei das Arbeitszimmer verschließbar sein muss.
- Der Bildschirm ist so aufzustellen, dass keine unbefugte Einsichtnahme (weder im Zuge des Betretens des betreffenden Arbeitszimmers noch durch Beobachtung durch etwaige Fenster) stattfinden kann.
- Ordnungsgemäße Entsorgung datenschutzrelevanter Datenträger und Unterlagen, wenn diese nicht mehr benötigt werden.
- Sollten Unterlagen mit Daten, die dem Datengeheimnis unterliegen, am häuslichen Arbeitsplatz bearbeitet werden, dürfen diese außerhalb der Telearbeit ausschließlich in verschließbaren Behältnissen gelagert werden. Dies gilt auch für den Transport von Unterlagen zwischen Dienststelle und häuslichem Arbeitsplatz.
- Die mit Telearbeit betrauten Mitarbeiter haben für ihre betriebliche Tätigkeit im Home-Office ausschließlich IT-Komponenten (Hardware und Software) vom Arbeitgeber einzusetzen und dürfen an den Einstellungen keine Änderungen vornehmen sowie keine weiteren IT-Komponenten anschließen.
- Auf dem PC/Notebook ist ein aktueller Virenscanner zu installieren.
- Die Zugangs- und Zugriffspassworte sind unter Einhaltung der Komplexitätsvorschriften nach 90 Tagen zu ändern.
- Die Bildschirmsperre wird bei einer fehlenden Aktivität von 5 Minuten automatisch aktiviert und darf nur gegen entsprechende Authentifizierung (Passworteingabe) aufgehoben werden.
Damit Ihnen datenschutzrechtlich auch im Home-Office nichts anbrennt, sollten Sie einheitliche Regelungen implementieren und diese auch regelmäßig kontrollieren. Andernfalls machen Sie sich schnell haftbar, wenn im Home-Office Datenpannen passieren. Dies kann mit In-Kraft-Treten der Datenschutzgrundverordnung im Mai 2018 richtig teuer werden.
Dr. Bettina Kraft
Beraterin für Datenschutz
Justiziarin