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Derzeit wird unsere Wahrnehmung von besonders vielen wichtigen Themen beherrscht. Zwischen Inzidenzen, Lockdowns und Schutzmaßnahmen muss das Leben weitergehen. Gerade auch durch alternative Geschäftsprozesse, die durch Geschäftsschließungen oder Meldevorgaben eingeführt wurden, sind Dauerthemen wie die Datennutzung und die dazugehörige technische sowie organisatorische Absicherung nochmals wichtiger geworden.

Die Fehler der Anderen

Um Sie vor Fehlern zu bewahren, sensibilisieren wir Sie für häufige und naheliegende Versäumnisse, die im Ernstfall zu empfindlichen Sanktionen führen können. Dazu haben wir nachfolgend einen kurzen Überblick jüngster Bußgelder für Sie zusammengestellt und die Fälle kurz beschrieben.

  • UK, £250,000 Bußgeld für das Versenden von 2,670,140 Werbe-SMS an Betroffene ohne deren Einwilligung. Innerhalb von 41 Tagen gingen über 10,000 Beschwerden bei der Aufsicht ein. Außerdem waren die Absenderinformationen irreführend und der Verantwortliche (Leads Work Limited) ließ die Marketingaktion weiterlaufen, selbst als die Aufsichtsbehörde den Fall schon untersuchte. Da der Verantwortliche auch nicht kooperativ und transparent gegenüber der Aufsicht agierte, erkannte diese keine mildernden Umstände.
  • UK, £50,000 Bußgeld für Muscle Foods Limited, wegen des Versendens von ca. 135,651,627 Werbemails und 6,354,425 Werbe-SMS ohne Einwilligungen, über einen Zeitraum von 7 Monaten.
  • Polen, ca. 30,000 EUR Bußgeld für die Verletzung von Meldepflichten. Eine unberechtigte Person erhielt von einem Mitarbeiter des Verantwortlichen (Enea S.A.) eine E-Mail, welche die persönlichen Daten von hunderten Personen enthielt. Die Daten wurden zwar in einem passwortgeschützten, jedoch unverschlüsselten E-Mail-Anhang übermittelt. Der Verantwortliche hatte den Vorfall zudem geprüft und dabei aber selbst keine Datenschutzverletzung festgestellt, die eine Benachrichtigung erfordert hätte.
  • Polen, in zwei Fällen Bußgelder (ca. 4,645 EUR und ca. 22,140 EUR) wegen der Verletzung der Pflicht zur Kooperation mit der Aufsichtsbehörde. Zum einen ging es um eine Stellungnahme zu einer Beschwerde einer betroffenen Person, zum anderen um die Aufklärung eines Datenschutzvorfalls im Zusammenhang mit einem Internetportal und der Erfassung der verwendeten TOM.
  • Polen, ca. 22,275 EUR Bußgeld wegen des Fehlens angemessener TOM. Eine Datenbank der Nationalen Schule für Justiz und Staatsanwaltschaft mit über 50.000 Betroffenen wurde innerhalb einer Schulungsplattform unbefugt weitergegeben. Weiterhin wurde festgestellt, dass ein Auftragsverarbeiter einbezogen, aber die Vorgaben des Art. 28 DSGVO nicht eingehalten wurden. Die unzureichende Bezeichnung der Betroffenen und der verarbeiteten Daten bzw. Datenkategorien und die fehlende Verpflichtung zur Weisungsgebundenheit wurden dem Verantwortlichen angelastet und der Auftragsverarbeiter ausdrücklich nicht für die Datenschutzverletzung verantwortlich gemacht.
  • Deutschland, 14,5 Millionen EUR Bußgeld gegen die Deutsche Wohnen SE noch nicht rechtskräftig. Wegen unberechtigter Verarbeitung von Mieterdaten wurde das Bußgeld von der Berliner Aufsichtsbehörde verhängt. Das Landgericht Berlin hob das Bußgeld auf, weil es nicht den Anforderungen des Deutschen Verwaltungsrechts, an die genaue Bezeichnung des Beschuldigten und der konkreten Tathandlung entsprach. Die Aufsichtsbehörde legte Beschwerde ein und hofft auf eine Klärung des Verhältnisses von DSGVO und nationalem Straf- bzw. Ordnungswidrigkeitenrecht. Die Entscheidung wird insbesondere für Konzerne mit internationalen Strukturen von großer Bedeutung sein.
  • Deutschland, 10,4 Millionen EUR gegen notebooksbiller.de wegen unzulässiger Videoüberwachung von Beschäftigten. Aufgrund eines generellen Verdachts wurden Beschäftigte an Arbeitsplätzen, in Verkaufsräumen, Aufenthaltsbereichen und im Lager über 2 Jahre hinweg per Video überwacht und die Aufnahmen lange gespeichert. Die Aufsichtsbehörde verwies darauf, dass mildere Mittel zumindest geprüft werden und konkrete Verdachtsfälle bestehen müssen.
  • Zypern, 40,000 EUR Bußgeld gegen die dortige Strombehörde wegen eines automatischen Systems zur Überwachung der gesundheitsbedingten Abwesenheit seiner Mitarbeitenden. Dabei wurden ohne gültige Rechtsgrundlage personenbezogene Daten nach Art 6 und 9 DSGVO verarbeitet und den Mitarbeitenden nicht ihr Widerspruchsrecht gem. Art. 21 DSGVO eingeräumt. Dies wäre erforderlich gewesen, da die Entscheidungsfindung Auswirkungen auf die Gesamtbewertung der Mitarbeitenden hatte.
  • Norwegen, ca. 24,000 EUR Bußgeld gegen einen unbenannten Verantwortlichen für die Weiterleitung einer E-Mail. Diese an einen Mitarbeiter adressierte E-Mail wurde an ein allgemeines Postfach des Unternehmens weitergeleitet. Dafür gab es keine Rechtsgrundlage und der Verantwortliche hatte keine Maßnahmen (TOM) implementiert, den Zugriff auf E-Mails zu regeln.
  • Spanien, 9,000 EUR Bußgeld gegen einen unbenannten Verantwortlichen für die Veröffentlichung eines Fotos auf der Webseite ohne die Einwilligung der Betroffenen. Zudem wurden die Informationspflichten (Art. 13 DSGVO) bei Erhebung der Daten nicht erfüllt.
  • Spanien, 200,000 EUR Bußgeld gegen Vodafone wegen Kontaktaufnahme via E-Mail trotz vorangegangenen Löschungsverlangens der Betroffenen. In Anbetracht der fehlenden Rechtsgrundlage im Einzelfall und zwei ähnlicher vorangegangener Fälle, wurde die Strafe verhängt. Da Vodafone einlenkte, wurde sie deutlich auf 120,000 EUR reduziert.
  • Italien, 50,000 EUR Bußgeld gegen die Gesundheitsbehörde der Emilia-Romagna für unterlassene Sicherungsmaßnahmen (TOM). Krankenhausmitarbeiter haben Familienangehörige kontaktiert und ihnen Gesundheitsdaten mitgeteilt. Da es keine gültige Rechtsgrundlage gab, stellte dies eine Datenschutzverletzung dar. Der Verantwortliche hatte keine Maßnahmen zur Datenverwaltung und eventuellen Herausgabe getroffen.
  • Italien, 30,000 EUR Bußgeld gegen eine Gesundheitsbehörde wegen der Verwendung eines Fingerabdrucksystems zur Anwesenheitskontrolle. Die Fingerabdrücke von 2,000 Mitarbeitenden wurden mit deren Personaldaten verknüpft und dazu genutzt, die Anwesenheitszeiten zu überwachen. Die verwendeten Einwilligungen der Mitarbeitenden waren zweifelhaft hinsichtlich ihrer Freiwilligkeit und der notwendigen Informationen an die Betroffenen. Die Aufsicht untersagte die weitere Datenverarbeitung.
  • Italien, 300,00 EUR Bußgeld wegen unrechtmäßiger Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Ausschüttung von COVID-19-Hilfen. Das Nationale Institut für Sicherheit (INPS) hatte Daten von Personen, die politische Positionen innehatten, mit Daten von Personen, die COVID-19-Hilfen beantragt hatten, abgeglichen. Dabei wurden Rechtmäßigkeit und Transparenz nicht ausreichend sichergestellt und eine angesichts der sensiblen Daten notwendige DSFA unterlassen.

Fazit

Aus der Zusammenstellung wird deutlich, dass die Kooperation mit der Aufsicht stets hohe Priorität hat. Die polnische Entscheidung zur Verantwortlichkeit für AV-Verträge ist für jeden Auftraggeber alarmierend, der sich auf die Dokumente der Dienstleister verlässt oder die entsprechenden Punkte ohne eigene Kontrolle vom Dienstleister ausfüllen lässt. Fehlende oder unzureichende Rechtsgrundlagen sind ein Klassiker, führen deshalb im Wiederholungsfall oder in Verbindung mit Daten nach Art. 9 DSGVO zu deutlich schärferen Maßnahmen der Aufsichtsbehörden. Die COVID-19-Pandemie machte viele Anpassungen und neue Perspektiven notwendig. Doch das Beispiel aus Italien zeigt eindrucksvoll, dass der Datenschutz durch die Pandemie nicht ausgesetzt wurde.

Stefan Effmert

Legal Advisor

Consultant Data Protection

Videokonferenzdienste erfreuen sich zur Zeit zunehmender Beliebtheit. Sie können helfen, gewohnte Arbeitsabläufe während der angeordneten Kontaktsperren aufrechtzuerhalten. Nicht alle Lösungen sind jedoch für den geschäftlichen Einsatz empfehlenswert.

Wir hatten bereits über den US-amerikanischen Anbieter Zoom berichtet. Wie sich nun herausstellt, wurden Zugangsdaten für hunderttausende Zoom-Accounts zum Kauf im Darknet angeboten. Dies berichten Mitarbeiter der IT-Sicherheitsfirma Cyble, die dort rund 530.000 Datensätze ankaufte. Laut Cyble bestehen die Datensätze aus E-Mail-Adressen, Passwörtern im Klartext sowie teilweise aus Meeting-URL und dem Zoom-Host-Key. Der Kaufpreis pro Satz soll weniger als einen US-Cent pro Stück betragen. Die Authentizität der Datensätze wurde nach Angaben von Cyble überprüft.

Das Raumfahrtunternehmen des Tesla-Gründers Elon Musk, SpaceX, hat sich ebenso wie die NASA frühzeitig entschieden, seinen Mitarbeitern die Verwendung von Zoom zu untersagen. Google hat sich mittlerweile ebenfalls entschieden, Zoom auf seinen Arbeitsrechnern zu blockieren. Zoom hatte bereits vor einer Woche den Ex-Sicherheitschef von Facebook engagiert, um die Probleme bei Datenschutz und Datensicherheit in den Griff zu bekommen.

Nicht alle Videokonferenzdienste sind unsicher. Achten Sie vor allem auf ausreichende Verschlüsselung und Verifikation der Nutzer bei der Anmeldung im Konferenzraum. Nicht alles, was kostenlos und nutzerfreundlich ist, erfüllt auch die Sicherheitsstandards für den kommerziellen Gebrauch.

Weiterhin gilt: Sprechen Sie möglichst vor der Einführung neuer Software mit Ihrem Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragten! Nur auf diesem Weg erhalten Sie eine kompetente und unabhängige Einschätzung der Risiken von Datenverarbeitungsprozessen. Außerdem kann eine bestehende Lösung bei Bedarf besser abgesichert werden.

Florian S.
Justiziar | M.A.
Consultant für Datenschutz

Auch die Datenschutzbehörden Österreichs und der Schweiz haben auf die aktuelle Situation reagiert und aktuelle Mitteilungen zum datenschutzrechtlichen Umgang mit Daten rund um das Coronavirus veröffentlicht:

Österreich

Die österreichische Datenschutzbehörde stellt zunächst klar, dass es sich bei Daten über Infektionen mit dem Coronavirus und auch bei Verdachtsfällen um sensible Gesundheitsdaten i.S.d. Art. 9 DSGVO handelt, die besonders schützenswert sind. Dennoch können solche Daten zur Eindämmung des Virus und zum Schutz der Mitmenschen verwendet werden.

Folgende Rechtsgrundlagen kommen hierfür grundsätzlich in Betracht:

 

  • Verarbeitung zum Zwecke der Gesundheitsvorsorge, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO
  • Verarbeitung zum Zwecke der Erfüllung arbeits- und sozialrechtlicher Pflichten, Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO: Arbeitgeber sind gegenüber ihren Arbeitnehmern zur Fürsorge verpflichtet, hierzu gehört auch der Ausschluss von Gesundheitsrisiken am Arbeitsplatz.
  • Verarbeitung aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit, Art. 9 Abs. 2 lit. i DSGVO: Für die Übermittlung der Gesundheitsdaten an die Gesundheitsbehörden.
  • Der Arbeitgeber kann darüber hinaus nach § 5 Abs. 3 Epidemiegesetz 1950 auf Verlangen zur Auskunftserteilung an die Bezirksverwaltungsbehörden verpflichtet sein.

 

Weiterhin ist es ausnahmsweise zulässig die private Telefonnummer von Mitarbeitern zu erheben, um die Mitarbeiter kurzfristig über aktuelle interne Maßnahmen zur Eindämmung der Pandemie (z.B. Standortschließungen) zu informieren oder vor einer Ansteckungsgefahr zu waren. Die Mitteilung der privaten Telefonnummer ist jedoch freiwillig.

Bei allen Datenverarbeitungen ist der Grundsatz der Zweckbindung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. a DSGVO zu beachten, d.h. eine Verarbeitung der Daten zu anderen Zwecken ist unzulässig. Darüber hinaus gilt auch der Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, wonach alle Daten nach Zweckwegfall wieder zu löschen sind.

Schweiz

In der Schweiz wurde nach Art. 7 Epidemiengesetz (EpG) eine „außerordentliche Lage“ ausgerufen. Dadurch können personenbezogene Gesundheitsdaten nach Maßgabe des Art. 58 EpG verarbeitet werden.

Das Bundesamt für Gesundheit (BAG), die zuständigen kantonalen Behörden und die mit Aufgaben nach dem EpG betrauten öffentlichen und privaten Institutionen können nach Art. 58 EpG personenbezogene Gesundheitsdaten verarbeiten, soweit dies zur Identifizierung von kranken, krankheitsverdächtigen, angesteckten, ansteckungsverdächtigen und Krankheitserreger ausscheidenden Personen im Hinblick auf Maßnahmen zum Schutz der öffentlichen Gesundheit, insbesondere zur Erkennung, Überwachung und Bekämpfung übertragbarer Krankheiten, erforderlich ist. Zudem sind die allgemeinen Grundsätze der Datenschutzgesetzgebungen zu beachten.

Private, d.h. insbesondere Arbeitgeber, müssen bei Datenverarbeitungen die Grundsätze des Art. 4 des Bundesgesetzes über den Datenschutz einhalten:

 

  • Gesundheitsdaten dürfen grundsätzlich nicht gegen den Willen der betroffenen Personen beschafft werden, da sie einem besonderen Schutz unterliegen.
  • Die Verarbeitung der Gesundheitsdaten muss zweckgebunden und verhältnismäßig sein, d.h. sie muss nötig und geeignet sein, weitere Ansteckungen zu verhindern und darf auch nicht über das zur Zielerreichung erforderliche hinausgehen.
  • Daten über Grippesymptome (wie z.B. Fieber) sollen durch die betroffenen Personen selbst erhoben und weitergegeben werden.
  • Die Erhebung und Weiterverarbeitung von Gesundheitsdaten muss den betroffenen Personen gegenüber offengelegt werden.

 

Bei der Erhebung von medizinischen Daten (z.B. Körpertemperatur) beim Betreten von Gebäuden oder Arbeitsplätzen ist zu beachten, dass diese nur zur Zweckerreichung (Verhinderung von Ansteckungen) verarbeitet werden dürfen. Dies gilt sowohl inhaltlich als auch zeitlich. Ungeeignet und unverhältnismäßig ist jedoch das Beantworten zahlreicher Fragen zum Gesundheitszustand der betroffenen Personen. Alle personenbezogenen Daten, die in dem Zusammenhang verarbeitet werden, sind spätestens nach Ende der Pandemie zu löschen.

Kommen Sie bei datenschutzrechtlichen Fragen zu diesen Themen gerne auf uns zu.

Julia Eisenacher
Juristin (Univ.)
Consultant für Datenschutz

Corona macht auch vor dem Datenschutz nicht halt. Die jetzt notwendigen Maßnahmen verlangen Unternehmen und ihren Mitarbeitern einiges ab. Umso besser, wenn datenschutzrechtliche Bestimmungen frühzeitig in die Überlegungen einbezogen werden, um betroffene Personen nicht noch stärker zu belasten.

 

Wir haben nachfolgend die wichtigsten Themen für Sie zusammengefasst:

 

Rundmail vom Mutterkonzern

 

Es gibt vermehrt Konzerne, die eine Richtlinie mit Verhaltensregeln herausgeben, um die Gefahr der Ansteckung mit dem Coronavirus innerhalb der Belegschaft einzudämmen (z.B. Verbot des Händeschüttelns). Hier müssen ggf. mitbestimmungsrechtliche Vorgaben beachtet und der Betriebsrat vorab eingebunden werden. Die Erhebung der betrieblichen E-Mail-Adressen aller aktiven Mitarbeiter konzernweit zum Versand der Rundmail, um über die Konzernrichtlinie zu informieren, kann auf ein berechtigtes Interesse gestützt werden, da es internen Verwaltungszwecken dient. Sehen Betriebsvereinbarungen Einschränkungen vor bei der konzernweiten Adressverarbeitung, müssen diese beachtet werden. Die konzernweite Adressverarbeitung sollte auch bereits in den Intercompany-Vertrag aufgenommen worden sein. Vor Versand der Rundmail müssen die E-Mail-Adressen ins „BCC“-Feld eingetragen werden. Ein offener E-Mail-Verteiler stellt ggf. eine unbefugte Datenverarbeitung dar.

 

 

Frage des Arbeitgebers nach der letzten Urlaubsreise

 

So ist eine in Zusammenhang mit dem Coronavirus erfolgte Umfrage bei Mitarbeitern nach der letzten Urlaubsreise nach Art. 9 DSGVO, §§ 26 Abs. 3, 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b) BDSG abgedeckt. Im Sinne des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes gilt jedoch: Die Frage des Arbeitgebers muss sich darauf beschränken, ob der Mitarbeiter sich in einem Risikogebiet aufgehalten hat. Die Erhebung des genauen Urlaubsortes ist nicht zulässig. Um Missverständnissen vorzubeugen, sollte der Arbeitgeber die aktuellen Risikogebiete aufzählen.

 

Abklärung von Risikogruppen

 

Der Arbeitgeber darf ebenso abklären, ob einzelne Beschäftigte zu einer Risikogruppe[1] gehören. Zweck muss dabei sein, diese bereits im besonderen Maße vor der Gefahr einer Ansteckung zu schützen, bspw. in dem sie von Schulungen, Seminaren, Messen oder sonstigen Veranstaltungen befreit werden oder die Erlaubnis für einen Home-Office-Arbeitsplatz erhalten.

 

Umgang mit Verdachtsfällen

 

Aufgrund seiner arbeitsvertraglichen Nebenpflichten hat der Mitarbeiter eine Informationspflicht, wenn eine Ansteckungsgefahr mit dem Coronavirus besteht, bspw. weil er selbst positiv auf das Virus getestet wurde oder möglicherweise infiziert ist, weil er in den letzten 14 Tagen unmittelbaren Kontakt hatte mit einer infizierten Person. Der Arbeitgeber muss aufgrund seiner Fürsorgepflicht die übrigen Beschäftigten informieren, wenn diese einer Ansteckungsgefahr durch einen Kollegen ausgesetzt waren. Eine Übermittlung der Namensangaben oder sonstiger Angaben, die den (möglicherweise) infizierten Kollegen identifizieren, ist in der Regel jedoch nicht zulässig.

 

Notfallkontakte für Warnungen / Schließungen / Quarantäne-Maßnahmen etc.

 

Grundsätzlich ist die Preisgabe der privaten Telefonnummern ein erheblicher Eingriff in die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter. Für Notfälle wie die jetzige Pandemie mit dem Coronavirus ist die Erhebung von Notfallkontaktdaten wie privaten Telefonnummern ausnahmsweise nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zulässig, seitens des Mitarbeiters jedoch freiwillig und widerrufbar. Der Arbeitgeber darf die Daten ausschließlich verwenden, um die Mitarbeiter kurzfristig über die aktuellen internen Maßnahmen zur Eindämmung der Pandemie (z.B. Standortschließungen) zu informieren oder vor einer Ansteckungsgefahr zu waren.

 

Home-Office

 

Als Präventionsmaßnahme sowie wegen der vorläufigen Schließung von Kitas und Schulen, weichen Mitarbeiter nun vermehrt auf Home-Office-Arbeitsplätze aus.

 

Sofern in Privatwohnungen personenbezogene Daten, für die der Arbeitgeber verantwortlich ist, verarbeitet werden, muss der Arbeitgeber dafür Sorge tragen, dass die Sicherheit der Daten an diesen Verarbeitungsstandorten ebenso gewährleistet ist. Der Arbeitgeber sollte daher frühzeitig entsprechende Arbeitsmittel bereitstellen (festplattenverschlüsselte Notebooks, sichere VPN-Verbindung, Sichtschutzfolien etc.) und Mitarbeitern konkrete Vorgaben machen zum vertraulichen Umgang mit Daten im Home-Office.

 

Die Liste an Maßnahmen, sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer, ist sehr umfassend, kommen Sie bei Fragen dazu bitte direkt auf uns zu!

 

Gerne unterstützen und beraten wir Sie auch kurzfristig zu weiteren Themen wie z.B.

 

  • Zugriffsrechte, Speicherdauer und Informationspflichten
  • Umgang mit Besucherdaten
  • Übermittlung von Betroffenendaten an Öffentliche Stellen

 

Unsere Kontaktdaten für Ihre Datenschutz-Fragen:

 

Dr. Bettina Kraft

 

Tel. +49 731 20589-0

 

datenschutz@it-sec.de

 

 

Bleiben Sie gesund!

 

Ihre it.sec GmbH

 

 

[1]https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Steckbrief.html#doc13776792bodyText2

Ein IT-Mitarbeiter hatte ohne Wissen seines Arbeitgebers eine Sicherheitslücke bei einem Kunden-Unternehmen entdeckt und ausgenutzt.

Hierfür bediente er sich der Kundendaten (Namensangaben von Ansprechpartnern etc.), die sein Arbeitgeber auf eigenen Systemen gespeichert hatte.

Beweggrund des IT-Mitarbeiters war wohl, dem Kunden die Sicherheitsmängel deutlich zu machen. Vielleicht gut gemeint, aber leider auch ein Verstoß gegen die DSGVO. Denn bei jeder Datenverarbeitung ist die Zweckbindung einzuhalten. Und Zweck der Daten war nicht, Sicherheitslücken aufzudecken oder sogar auch noch auszunutzen. Weder der Arbeitgeber noch der Kunde, die für die Daten datenschutzrechtlich verantwortlich sind, hatten eine solche Erlaubnis erteilt.

Folge der unbedachten Aktion war die fristlose Kündigung. Das Arbeitsgericht erachtete die Kündigung auch als gerechtfertigt, da der IT-Mitarbeiter „gegen seine Pflicht zur Rücksichtnahme auf die Interessen des Arbeitgebers eklatant verstoßen“ habe.

Dies zeigt einmal mehr, wie wichtig es ist, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten durch regelmäßige Awareness-Maßnahmen sensibilisieren und sie mit den rechtlichen sowie vertraglichen Vorgaben insbesondere bei der Verarbeitung von Kundendaten vertraut machen.

S. Kieselmann

Senior Consultant Datenschutz

Dipl.sc.pol.Univ.

EuGH-Urteil

 

Nach dem Urteil des EuGH vom 14.05.2019 (C‑55/18) müssen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer erheben und speichern, und zwar vollumfänglich. Denn ohne eine solche Arbeitszeiterfassung, entfalte die EU-Richtlinie zur Verbesserung der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes der Arbeitnehmer bei der Arbeit keinerlei Wirkung. Hierüber hatten wir bereits berichtet.

 

Bisher sind Unternehmen in Deutschland nur vereinzelt verpflichtet, Arbeitszeiten zu erfassen: So müssen bspw. die Überstunden der Mitarbeiter (§ 16 ArbZG), die Arbeitszeiten von Jugendlichen (§ 50 JArbSchG) sowie die Arbeitszeiten von geringfügig Beschäftigten oder solchen, die in besonderen Wirtschaftsbereichen (z.B. Gaststättengewerbe) tätig sind, (§ 17 MiLoG) aufgezeichnet werden.

 

Konsequenzen des EuGH-Urteil

 

Die Mitgliedstaaten müssen nun entsprechende Gesetze erlassen, die die Unternehmen verpflichten, „ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, um die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit zu erfassen.“ Derzeit ist in Deutschland ein entsprechender Gesetzesentwurf noch nicht veröffentlicht, so dass über die genaue Regelung noch spekuliert werden darf. Laut Information einer Sprecherin des Bundesarbeitsministeriums am 13.01.2020 laufen jedoch bereits Vorarbeiten.

 

Datenschutzrechtliche Herausforderungen

 

Unternehmen sollten gleichwohl bereits jetzt beginnen, ein Verfahren zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Dabei ist aus datenschutzrechtlicher Sicht folgendes zu beachten:

 

- Das zur Arbeitszeiterfassung ausgewählte Datenverarbeitungssystem muss den Anforderungen von Privacy by Design & Privacy by Default entsprechen und - sofern es sich um einen Cloud-Dienst handelt - die Vorgaben der DSK (Gremium der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden) erfüllen. Es sollte hierbei darauf geachtet werden, dass keine Daten erfasst werden, die nicht benötigt werden. Außerdem sollte das System unbedingt über eine Löschfunktion verfügen.

 

- Die für den Zweck erforderlichen Datenarten sowie die Regellöschfristen sind im Vorfeld zu bestimmen. Hier wäre es wünschenswert, dass der Gesetzgeber diese bereits vorgibt.

 

- Es sollte abgeklärt werden, welche Auswertungen des Datenbestands notwendig sind, um die Einhaltung der Arbeitszeitregeln effektiv kontrollieren zu können. Sofern Sie planen, diese Daten für Produktivitätsplanungen zu verwenden achten Sie darauf, dass eine Anonymisierungsfunktion enthalten ist, die Sie auch nach der Löschung der personenbezogenen Daten noch weiterhin verwenden können.

 

- Empfänger der Daten/Auswertungen bzw. zum Zugriff Berechtigte sind ebenfalls festzulegen, u.a. Serverstandorte, Arbeitnehmer selbst, interne Stellen im Unternehmen (Vorgesetzte, Personalabteilung, IT), Auftragsverarbeiter, ggf. Berechtigte anderer Konzerngesellschaften oder öffentliche Stellen. Empfehlenswert ist ein differenziertes Zugriffskonzept, welches nach dem Need-to-know Prinzip Berechtigungen vergibt. So muss der Mitarbeiter aus der Abteilung Lohn und Gehalt ggfs. einen Abwesenheitsgrund kennen, um die Lohnzahlung zu bestimmen, bei der Personaleinsatzplanung reicht es zu wissen, dass ein Mitarbeiter nicht da sein wird. Hinterfragen Sie auch kritisch, ob die Daten bei den Empfängern tatsächlich benötigt werden, oder ob ggfs. anonymisierte Daten für die Zwecke ausreichen.

 

- Erforderliche Verträge (Verträge zur Auftragsverarbeitung, Joint Control-, Intercompany-Vertrag) sind abzuschließen und etwaige Datenübermittlungen in Drittstaaten nach Art. 44 ff DSGVO abzusichern. Hier ist zum einen an den Anbieter der Software zu denken, zum anderen an einen etwaigen Austausch der Daten innerhalb einer Unternehmensgruppe, insbesondere, wenn eine einheitliche Lösung für sämtliche Unternehmen einer Gruppe geplant ist.

 

- Die Arbeitnehmer sind über die damit verbundene Datenverarbeitung und über die Auswirkungen, die die Auswertungen für sie haben, zu informieren. Hierzu sollten Sie die datenschutzrechtliche Mitarbeiterinformation entsprechend anpassen bzw. ergänzen. Sofern vorhanden, ist der Betriebsrat von Beginn an einzubeziehen.

 

- Die Daten müssen durch geeignete Maßnahmen geschützt werden, und zwar bereits bei der Migration der Daten aus anderen Systemen sowie beim Betrieb des neuen Datenverarbeitungssystems selbst. Gerade hierbei sollten Sie darauf achten, dass die teilweise sensiblen Daten möglichst verschlüsselt vorliegen, so dass diejenigen, die den Transfer der Daten durchführen nicht davon Kenntnis nehmen können.

 

Wenn Sie ein Zeiterfassungssystem einführen möchten und hierbei datenschutzrechtliche Unterstützung benötigen, unterstützen wir Sie selbstverständlich gerne.

 

C. Lürmann

 

Rechtsanwältin

 

Consultant für Datenschutz

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist nun fast ein Jahr alt. Die anfängliche Aufregung in Europa war spürbar, doch es ist etwas ruhiger geworden um die DSGVO. Aktuell werden aber auch nicht EU ansässige Firmen langsam auf die DSGVO aufmerksam.

 

Unternehmen, die keinen Firmensitz in der EU haben, aber ihre Produkte oder Dienstleistungen in der Europäischen Union anbieten, müssen – sofern sie personenbezogene Daten von in der EU befindlichen Personen verarbeiten – einen Vertreter in der Union bestellen (Art. 27 Abs. 1 DSGVO). Durch das im Rahmen der DSGVO eingeführte sogenannte Marktortprinzip gilt die Verordnung nämlich nicht mehr nur für Unternehmen, die innerhalb der Europäischen Union niedergelassen sind. Vielmehr wird darauf abgestellt, ob Unternehmen, unabhängig vom Firmensitz, ihre Waren oder Dienstleistungen innerhalb der EU anbieten und dabei personenbezogene Daten von in der EU befindlichen Personen verarbeiten. In welchem Land tatsächliche die Verarbeitung der Daten erfolgt ist dabei nicht relevant.

 

Dieser EU-Vertreter ist die Anlaufstelle für alle Fragen zum Datenschutz von betroffenen Personen sowie der Kontakt für Datenschutz-Aufsichtsbehörden und hat die Aufgabe, den Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter in Bezug auf die ihnen nach der EU-DSGVO obliegenden Pflichten zu vertreten. Der EU-Vertreter kann sowohl eine natürliche als auch eine juristische Person sein.

 

Auch die Aufsichtsbehörden haben bereits darauf aufmerksam gemacht, dass Sie auch für diese Fälle vermehrt Kontrollen durchführen werden. Nicht in der EU ansässige Unternehmen sollten zeitnah prüfen ob Sie für Ihre Datenverarbeitung einen solchen Vertreter benötigen und anschließend, wenn nötig, einen solchen bestellen. Auch die it.sec bietet die Möglichkeit der Bestellung eines EU-Vertreters. Kontaktieren Sie uns gerne.

 

 

Dr. Bettina Kraft

 

Teamleitung und Senior Consultant für Datenschutz

 

Volljuristin

Die Klingelschild-Debatte wurde losgetreten durch die Beschwerde eines Mieters bei einer Wohnungsbaugesellschaft in Österreich und griff dann sogleich auf Deutschland über.Unter großer medialer Aufmerksamkeit wurde angenommen, dass die Namen auf den Klingelschildern nun überall entfernt werden müssen, da die damit verbundene Datenverarbeitung nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unzulässig sei.

Aufsichtsbehörden und Fachliteratur haben sich zu Recht verwundert gezeigt, über die plötzlich aufkommende Diskussion, die mehr von „Panikmache“ und weniger von „fachliche[r] Auseinandersetzung“ (Engelhardt/Riess: Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit des Klingelschilds, in: ZD-Aktuell 2018, 06349) bestimmt wurde.

Auf Klingelschildern am Hauseingang stehen üblicherweise die (Nach-) Namen der Mieter und sind für jeden einsehbar, der vor dem Haus steht oder daran vorbeigeht. Namensangaben und Wohnungsanschrift sind auch definitiv personenbezogene Daten.

Die Frage ist nun, wie diese Datenverarbeitung nach der DSGVO zu bewerten ist:

Bringt der Mieter seinen Namen auf dem Klingelschild selbst an, fällt diese Datenverarbeitung schon nicht unter die DSGVO. Als betroffene natürliche Person darf der Mieter mit seinen personenbezogenen Daten machen, was er möchte. Auf jeden Fall aber unterliegt diese Datenverarbeitung dem ausschließlich persönlichen oder familiären Bereich, so dass die DSGVO schon gemäß Art. 2 Abs. 2 lit. c) DSGVO nicht gilt.

Werden die Klingelschilder jedoch vom Vermieter angebracht, ist der Anwendungsbereich der DSGVO eröffnet. Der Vermieter (bzw. die Hausverwaltung) ist Verantwortlicher i.S.v. Art. 4 Nr. 7 DSGVO, da die Datenverarbeitung zu geschäftlichen Zwecken vorgenommen wird.

Einige Aufsichtsbehörden nehmen an, dass auch in diesem Fall der Anwendungsbereich der DSGVO wegen Art 2 Abs. 1 DSGVO nicht eröffnet ist, da „das Ausstatten der Klingelschilder mit Namen für sich genommen (…) weder eine automatisierte Verarbeitung noch eine tatsächliche oder beabsichtigte Speicherung in Dateisystemen dar[stellt].“

Die Aufsichtsbehörden in Sachsen und Schleswig-Holstein teilen diese Auffassung zwar nicht. Die Datenverarbeitung ist aber dennoch zulässig nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) oder f) DSGVO: Entweder weil der zwischen Mieter und Vermieter abgeschlossene Mietvertrag eine solche Datenverarbeitung erforderlich macht. Hier kommt es auf die konkrete Ausgestaltung des Vertragsverhältnisses an. In jedem Fall haben aber Vermieter oder Dritte (Postdienstleister, Lieferanten, Rettungsdienst etc.) ein berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung (hierzu auch ausführlich: Engelhardt/Riess: Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit des Klingelschilds, in: ZD-Aktuell 2018, 06349).

Sofern die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO gestützt wird, hat der Mieter selbstverständlich auch das Recht, der Anbringung seines Namens auf dem Klingelschild zu widersprechen gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO. Allerdings steht dem Mieter dieses Recht nur zu, sofern sich aus seiner besonderen persönlichen Situation schutzwürdige Interessen am Ausschluss der Datenverarbeitung ergeben, bspw. wenn er gefährdet ist aufgrund seiner Prominenz, Opfer von Stalking ist oder sich im Zeugenschutzprogramm befindet.

Die Aufsichtsbehörden führen an, man hätte sich vorab bei ihnen „nach der Rechtslage erkundigen“ sollen, anstatt mit haltlosen Behauptungen die DSGVO „als ‚weltfremdes europäisches Recht‘ [zu] diskreditieren“.

S. Kieselmann

Beraterin für Datenschutz

Dipl.sc.pol.Univ.

In unserem heutigen Blogbeitrag möchten wir zusammenfassend über datenschutzrelevante Ereignisse der letzten Monate informieren:

 

 

  • Mit der Entscheidung des Landgerichts Würzburg (LG Würzburg, Beschluss vom 13.9.2018, Az. 11 O 1741/18), können Verstöße gegen die DSGVO von Mitbewerbern abgemahnt werden. Bisher bestand hier erhebliche Unsicherheit, ob es sich bei der DSGVO überhaupt um eine drittschützende Norm im Sinne des § 3a UWG handelt.

 

 

  • Derzeit verschickt die sog. "Datenschutzauskunft-Zentrale“ ein Schreiben, in dem Unternehmen aufgefordert werden, Angaben über ihren Betrieb zu machen, "um ihrer gesetzlichen Pflicht zur Umsetzung des Datenschutzes nachzukommen". Hierbei handelt es sich um eine Abo-Falle. .

 

 

  • Laut dem Thüringer Landesarbeitsgericht (Urteil vom 16.05.2018, Az. 6 Sa 442/17) ist die Erhebung der privaten Telefonnummer durch den Arbeitgeber ein erheblicher Eingriff in die Persönlichkeitsrechte des Mitarbeiters.

 

S. Kieselmann
Beraterin für Datenschutz
Dipl.sc.pol.Univ.

Groß war die Aufregung, als der EuGH entschied, dass die Betreiber der Facebook-Fanpages mit verantwortlich für ihre Seiten sind (vgl. Blog-Eintrag "Müssen wir Facebook jetzt sofort abschalten?"). Nun hat Facebook reagiert: Neue Nutzungsbedingungen für das Produkt „Insights“ wurden am gestrigen Tag veröffentlicht, in denen dem Betreiber der Seiten nicht nur die Verantwortung für die Seite übertragen wurde, sondern auch neue Pflichten festgelegt wurden:

Demnach übernimmt der Betreiber die rechtliche Verpflichtung,

  • für die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die im Rahmen von Insight erhoben werden, zu sorgen,
  • einen Verantwortlichen für die Datenverarbeitung zu benennen

sowie

  • „jedwede sonstige rechtliche Pflichten zu erfüllen“.

Ein Recht, die durch Facebook verarbeiteten Daten auch zu erhalten, besteht indes im Umkehrschluss nicht.

Vielmehr sind Insights-Nutzer nun rechtlich verpflichtet, entsprechende Anfragen innerhalb von 7 Tagen an Facebook weiterzuleiten, wo diese in eigenem Ermessen durch Facebook beantwortet werden. Mehr noch, es ist den Mitverantwortlichen ausdrücklich untersagt, selbst zu antworten und eine Verpflichtung, von Facebook, den Mitverantwortlichen über den Stand einer laufenden Anfrage zu informieren, lässt sich den neuen Nutzungsbedingungen ebenfalls nicht entnehmen.

Die Tatsache, dass sich der Betreiber der Seite unwiderruflich dem irischen Recht und der irischen Gerichtsbarkeit unterwirft, soll ebenfalls nicht unerwähnt bleiben.

Am Ende der neuen Nutzungsbedingungen wird noch darauf hingewiesen, dass die Nutzungsbedingungen durch Facebook jederzeit geändert werden können, diesbezüglich ist der Betreiber der Seite verpflichtet, die Nutzungsbedingungen regelmäßig zu überprüfen.

Als erstes Fazit zu den neuen Nutzungsbedingungen lässt sich damit sagen:

Die Seitenbetreiber sind „auf dem Papier“ nun mitverantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, haben aber weder Zugriff darauf, noch wissen sie, was mit den Daten passiert. Allerdings haben sie für die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung zu sorgen. Wie dies geschehen soll, bleibt indes unklar. Ohne zu wissen, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden ist eine Information der betroffenen Personen jedenfalls nicht möglich, so dass eine informierte Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit a) DSGVO durch diese jedenfalls ausscheidet und auch die Informationen nach Art. 13 DSGVO durch den Verantwortlichen können nicht bereitgestellt werden. Dieses Wissen bleiben Facebook überlassen. Der Verantwortliche muss Facebook andererseits über sämtliche Anfragen informieren und gibt dann das Verfahren komplett aus der Hand.

Da klingt der letzte Absatz der Nutzungsbedingungen wie ein Hohn, in dem es heißt:

„personenbezogene Daten“, „betroffene Person“ und „Verantwortlicher“ haben in dieser Seiten-Insights-Ergänzung die ihnen in der DSGVO zugewiesenen Bedeutungen.“

Art. 4 Nr. 7 DSGVO definiert nämlich den Verantwortlichen als denjenigen, der über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet. Eine Widerspiegelung dieser Definition in den neuen Nutzungsbedingungen ist auch mit viel gutem Willen leider nicht erkennbar.

Die Einhaltung der Verpflichtungen aus der neuen Nutzungserklärung sind durch den Betreiber der Seiten ohne weitere Informationen durch Facebook nicht einzuhalten. Wir können die Nutzung des Tools daher aus datenschutzrechtlicher Sicht nicht empfehlen.

C. Lürmann

Rechtsanwältin

Consultant Datenschutz

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Whitelisting Technologie Bonität Bonitätsprüfung Bounty Brexit Britische Datenschutzbehörde Browser BSI Bug-Bounty-Programm Bund Bundesamt für Sicherheit Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Bundesarbeitsgericht Bundesdatenschutzbeauftragter Bundesfinanzministerium Bundesgesundheitsministerium Bundeskartellamt Bundesnetzagentur Bundesregierung Bürokratieentlastungsgesetz Bußgeld Bußgeldbehörden Bußgelder Bußgeldverfahren BVG Callcenter Caller ID Spoofing Cambridge Analytics Captcha-Funktion CEO-Fraud Citizen-Score Cloud Cloud-Lösung CNIL Compliance Computer Cookie Cookies Corona Coronavirus Corporate Design COVID-19 COVID-19-Hilfen CovidLock Malware Coworking-Spaces Cross Site Scripting Custom Audience CVE-2020-1456 CVE-2020-35753 CVE-2021-26857 CVE-2021-26858 CVE-2021-27065 Cyber Cyber-Attacken Cyberangriffe Cyberkriminalität Cyberkriminelle Cybersicherheit Cyble c`t Darknet Dashcam data breaches data protection officer Daten Daten-für-alle-Gesetz Datenabflüsse 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