E-Rechnung und X-Rechnung: Kommunen aufgepasst!

Das E-Government-Gesetz

Unscheinbar kam sie daher, die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen im Jahre 2014. In formelles nationales Recht wurde sie erst im April 2017 umgesetzt, durch eine Änderung des E-Government-Gesetzes, doch nun geht es Schlag auf Schlag. Der Bund hat seine E-Rechnungs-Verordnung schon letztes Jahr verabschiedet und die Länder sollen noch in diesem Monat folgen. Der Bund will bereits in diesem Monat mit seinem zentralen E-Rechnungs-Portal online gehen. Doch was ist die Konsequenz?

Bis spätestens April 2020 müssen auch die Kommunen in Deutschland die Voraussetzung dafür schaffen, dass sie elektronische Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten können. Wer sich bislang noch nicht damit beschäftigt hat, sollte dies schleunigst nachholen, wissen wir doch spätestens seit der Umsetzung der DSGVO, dass kleine Verordnungen durchaus große praktische Auswirkungen haben können und dass derartige Anpassungen nicht von heute auf morgen zu schaffen sind.

Konkret: Jede Kommune (und auch alle weiteren öffentlichen Einrichtungen der Länder und natürlich auch des Bundes) ist in Zukunft verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu bearbeiten. Bei geschätzten 75,8 Millionen Rechnungen pro Jahr alleine auf kommunaler Ebene keine Kleinigkeit. Wo bislang Papierrechnungen von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern, geprüft, freigegeben, gestempelt, gelocht und abgelegt werden, sollen nun durch den digitalen Workflow viel Arbeit, Zeit und Ressourcen eingespart werden.

Was ist eine X-Rechnung?

Der Empfang von E-Rechnung bedeutet nicht, dass die Kommune auch Rechnungen als PDF im digitalen Postfach akzeptiert. Es handelt sich bei der E-Rechnung um ein eigenes, maschinenlesbares Format, in Deutschland X-Rechnung genannt, welches ein auf XML basierendes semantischen Datenmodell darstellt und damit den für Deutschland verbindlichen Standard definiert. Zur Bearbeitung von E-Rechnungen werden seitens der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) kostenlose Tools sowohl für Unternehmen als auch für die Behörden bereitgestellt, mittels derer Rechnungen einerseits erstellt werden, dann aber auch durch die Behörden weiterverarbeitet werden können.

Der Vorteil für die Unternehmen? Jedem Lieferanten einer Kommune oder eines sonstigen öffentlichen Auftraggebers ist es dann erlaubt, seine Rechnungen online an die Kommunen zu übermitteln, wo sie schneller bearbeitet werden können, so dass die Lieferanten ihr Geld schneller bekommen. Die Kommunen erhalten durch E-Rechnungen den Überblick über eingegangene aber unbezahlte Rechnungen, es lässt sich nachvollziehen, auf welchem Schreibtisch sich welche Rechnung gerade zur Freigabe befindet und Vorgänge lassen sich elektronisch natürlich deutlich schneller suchen und nachvollziehen.

Was ist zu tun?

Die Herausforderung für die Kommunen ist es einerseits, ihre Arbeitsprozesse auch entsprechend anzupassen. Keinem ist geholfen, wenn die Rechnungen nur ausgedruckt und dann weiter „traditionell“ in Papierform bearbeitet werden. Das heißt, neue Workflows müssen definiert werden, um die digitale Bearbeitung sicherzustellen.

Im Sinne des Datenschutzes sollten dann Berechtigungskonzepte neu überdacht und implementiert werden, denn auch in den X-Rechnungen werden sich in Zukunft zahlreiche personenbezogen Daten finden, seien es Ansprechpartner, persönliche Telefonnummern von Sachbearbeitern aber vor allem die personenbezogenen Daten in den Buchungstexten sind trotz E-Rechnung durch die DSGVO geschützt.

Datenschutz und Datensicherheit

Weiß man, wer wem wann welche Rechnung gestellt hat, so sagt dies einiges über die beteiligten Parteien aus. Daher werden auch an die Ansprüche an die Datensicherheit in den Kommunen wachsen. Regelmäßige IT-Health-Checks und Pentests sollten auch in den Kommunen durchgeführt werden. Die Verzeichnisse für Verarbeitungstätigkeiten (ehemals Verfahrensverzeichnisse) sollten den neuen Prozessen angepasst werden bzw. neue Prozesse müssen definiert werden. Sofern Sie noch keine Projektgruppe gebildet haben, sollte dies umgehend passieren. Da es sich um eine gesetzliche Vorgabe handelt, müssen die entsprechenden Mittel zur Umsetzung eingeplant und bereitgestellt werden.

Wenn Sie bei der Umsetzung feststellen sollten, dass Sie hierbei Unterstützung benötigen, kommen Sie gerne auf uns zu.

Céline Lürmann

Rechtsanwältin

Consultant für Datenschutz